Kaip profesionaliai siųsti „PowerPoint“ pristatymus

Siųskite pristatymus iš karto

Loginis loginis pristatymo kūrimas ir skaidrių profesionalizavimas tekstais, grafika, animacija ir vaizdo įrašais yra svarbiausias „PowerPoint“ vedėjams tikslas. Pristatymas turėtų paliesti, informuoti ir perteikti turinį kompetentingai. Tuo pačiu metu pristatymo koncepcija yra vertinga tik tuo atveju, jei gavėjas gali peržiūrėti skaidres taip, kaip jos buvo sukurtos.

Tai lengva padaryti pristatant auditoriją arba per vaizdo platformą, pvz., „Skype“ ar „Zoom“. Kolegos, verslo partneriai ar draugai sėdi tiesiai pristatymo kambaryje arba virtualioje konferencijų salėje. Tokiu atveju galima be jokių pastangų bendrauti ir interpretuoti auditorijos veido išraiškas.

Situacija kitokia, kai turi būti išsiųstas suprojektuotas pristatymas. Čia kūrėjas ar pateikėjas negali užtikrinti, kad visa skaidrių informacija yra suprantama. Dėl šios priežasties turinys yra labai svarbus. Norint pritraukti dėmesį, būtina tikslingai nukreipti auditoriją ir gavėjus ir, pavyzdžiui, užtikrinti sąveiką su kitomis hipersaitomis. Be to, nepaisant vertingo turinio, gali kilti suderinamumo problemų. Be kita ko, tai susiję su tuo, kad siuntėjas ir gavėjas naudoja skirtingas „PowerPoint“ versijas arba naudoja kitą programą pristatymams, pvz., „Apple Keynote“.

Juo labiau, kad siunčiant „PowerPoint“ pristatymą ar atskiras skaidres, būtų pasirūpinta, kad skaidrės būtų įskaitomos ir patrauktų dėmesį. Siunčiant ar siunčiant pristatymą, „PowerPoint“ siūlo daugybę išbandytų funkcijų, su kuriomis kiekvienas gavėjas, nepriklausomai nuo techninės įrangos, gali suprasti ir suprasti esminę „PowerPoint“ pristatymo informaciją. Taip pat praktiška „PowerPoint“ parinktis patikrinti pristatymą dėl galimų suderinamumo problemų. Jei gaunate pranešimą apie suderinamumo problemas, jas galima pašalinti prieš išsiunčiant.

Vaizdo įrašo pamoka: kaip sėkmingai išsaugoti, eksportuoti ir siųsti „PowerPoint“ pristatymus

Kaip ir kokiu formatu „PowerPoint“ pristatymus galima siųsti kaip priedus

Lengviausias ir labiausiai paplitęs būdas išsiųsti kompetencijai sukurtą pristatymą yra pridėti jį prie el. Daugelyje kasdien siunčiamų milijardų el. Laiškų yra įvairių formatų pristatymo failai. „PowerPoint“ siūlo šiuos konvertavimo failų formatus:

Failų formatai	naudoti
pptx	Standartinis „PowerPoint“ formatas, skirtas įrašams išsaugoti.
pptm	Standartinis „PowerPoint“ formatas, skirtas įrašams išsaugoti naudojant makrokomandas.
ppt	Buvęs standartinis „PowerPoint“ formatas 97–2003 versijose. Tai vis dar įprastas failų formatas, nes daugelis įmonių ir privačių asmenų vis dar naudoja senesnes „PowerPoint“ versijas.
xps	XPS failai yra XML popieriaus specifikacijos failo formatu. Tai failo formatas, panašus į PDF (nešiojamojo dokumento formatas) ir kurį sukūrė „Microsoft“. Tai galima atidaryti tiesiogiai „Microsoft Edge“ arba „Internet Explorer“.
puodas, puodas, puodas	Sukuria tinkamo formato „PowerPoint“ šablono failus.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Priklausomai nuo pasirinkto failo formato, išsaugomas pristatymas atskirais vaizdais. Šią grafiką galima statiškai peržiūrėti naudojant vaizdo apdorojimo programinę įrangą.
pdf	Išsaugo failą žinomu ir visame pasaulyje naudojamu PDF failo formatu. Pristatymas išsaugomas statiškai, skaidrių perėjimai ar animuoti GIF.webp nerodomi animuoti. Jį galima atidaryti iš bet kurio įrenginio.
odp	Jei išsaugosite „PowerPoint“ pristatymą kaip ODP failą, jis bus išsaugotas atvirojo kodo standarte. „OASIS Open Document Format for Office Applications“ gali skaityti nemokama biuro programinė įranga, tokia kaip „Open Office“ ar „LibreOffice“.

Be minėtų failų formatų, „PowerPoint“ siūlo ir kitus konkrečius failų formatus, kuriuose galima išsaugoti skaidrių demonstraciją.

Eksperto patarimas:

Jei išsaugosite pristatymą faile, kurio plėtinys yra ppsx, failas bus išsaugotas „Open XML“ formatu. Failo siuntimas su plėtiniu ppsx yra geriausias pasirinkimas, jei nežinote gavėjo techninių reikalavimų. Išsiuntęs failą, jis gali atidaryti failą naudodami „PowerPoint 2007“ ar naujesnę versiją arba „PowerPoint“ peržiūros programą.

Patarimas:

Jei jūsų pristatymo failas yra labai didelis, pavyzdžiui, kaip PDF, savo pristatymą galite rasti vos keliais paspaudimais. Dėl to galite sumažinti daug atminties užimančių vaizdų dydį ir sumažinti failą.

Išsaugokite skaidrių demonstraciją alternatyviu failo formatu, atlikdami 5 veiksmus

„Microsoft PowerPoint“ sukurtą skaidrių demonstraciją galima išsaugoti kitu formatu vos keliais paspaudimais. Tam reikalingi šie 5 punktai:

1. Eikite į „Failas> Išsaugoti kaip“.

2. Pasirinkite, kur išsaugoti failą. Pavyzdžiui, „PowerPoint“ galite išsaugoti failą darbalaukyje naudodami debesies paslaugų teikėją, pvz., „OneDrive“, arba savo asmeninių dokumentų aplanke.

3. Jei norimos saugojimo vietos sąraše nėra, eikite į meniu elementą „Naršyti“.

4. Atidaromas dialogo langas, kuriame galite nurodyti saugojimo vietą ir failo formatą. Failo formatą galite pakeisti pasirinkę pasirinkimo lauką „Failo tipas“. Pavyzdžiui, galite išsaugoti pristatymą pdf failo formatu, o ne standartiniu pptx formatu.

   

5. Paskutiniame veiksme išsaugokite failą spustelėdami mygtuką „Išsaugoti“. Jei norite siųsti failą kaip el. Laiško priedą, turite kelias parinktis:

   • Sukurkite el. Laišką „Microsoft Outlook“ ir pridėkite pristatymą kaip failą.
   • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite išsaugotą skaidrių demonstraciją ir pasirinkite meniu elementą „Siųsti“.
   

• Perkelkite failą į debesies įrenginį, pavyzdžiui, bendrinamą verslo partnerio „Dropbox“, arba naudokite „Wetransfer“, kad išsiųstumėte didelius failus gigabaitų diapazone.

Eksportuokite pristatymus tiesiai iš „PowerPoint“ - jokių problemų!

Be klasikinės galimybės išsaugoti pristatymą, kurį sukūrėte darbalaukyje ar kitoje saugojimo vietoje, ir tada jį išsiųsti, „PowerPoint“ taip pat siūlo galimybę eksportuoti skaidrių demonstracijas įvairiais formatais tiesiai iš programos. Kai kurie failai laikinai saugomi arba siunčiami tiesiogiai, pavyzdžiui, naudojant parinktį „Siųsti į„ Microsoft Stream ““. Norėdami pradėti eksportuoti, eikite į:

1. Eikite į meniu elementą „Failas> Eksportuoti“.

2. Eksportavimo meniu turite įvairių failo formato, kuriuo norite eksportuoti pristatymą, parinkčių:

Galite rinktis iš šių parinkčių:

PDF / XPS failo formatas

Eksportuojama į PDF arba XPS failą, kurio negalima pakeisti ir kuris išsaugo formatavimą, šriftą ir „PowerPoint“ išdėstymą kaip vaizdas.

Sukurkite vaizdo įrašą

Skiltyje „Sukurti vaizdo įrašą“ galite ištraukti vaizdo failą iš skaidrių demonstravimo. Dialogo lange galite pasirinkti, ar bus naudojamos įrašytos laiko sekos ir komentarai, ir išsaugotino failo kokybė. Tuo pačiu metu jums bus suteikta galimybė suspausti vaizdo failą. Vaizdo failo pranašumas yra tas, kad jį taip pat gali paleisti žmonės, neturintys prieigos prie „PowerPoint“, PPTX peržiūros programos ar kitos pristatymo programinės įrangos, nes neturi administratoriaus teisių.

Sukurkite animacinį GIF.webp	Animacinis GIF.webp yra funkcija, kai tam tikra tvarka išsaugomi keli atskiri grafinio failo vaizdai. Panašiai kaip vaizdo įraše, sukuriami judantys vaizdai. Tokiu būdu atskiros pristatymo skaidrės gali būti pateiktos įdomiai ir gyvai.
CD paketo skaidrių demonstracija	Sukuria paketą, kuriame skaidrės ir įterptieji elementai išsaugomi kaip vienetas, kaip DVD diske ir atkuriami bet kuriame įrenginyje.
Sukurkite dalomąją medžiagą	Šią funkciją galite naudoti norėdami siųsti atskiras skaidres arba visą pristatymą į „Microsoft Word“. Ten galite toliau apdoroti tekstus ir pastabas.
Pakeiskite failo tipą	Lengvas būdas pakeisti esamą failo tipą, pvz., Pristatymą pptx formatu į ppt formatą.
Paskelbti „Microsoft Stream“	„Microsoft Stream“ yra mokamas srautinio perdavimo portalas, leidžiantis pristatymus ar vaizdo įrašus padaryti prieinamus didelei žmonių grupei. „Microsoft Stream“ idealiai tinka, pavyzdžiui, įmonės pristatymams ar įmonės renginiams, ir pakviesti dalyviai gali lengvai jį pasiekti per interneto naršyklę.

Bendrinti pristatymus - dar viena galimybė išsaugoti ir siųsti

Šalia:

• Klasikiškai išsaugokite skaidrių demonstraciją ir skirtingais failų formatais
• Eksportavimas iš „Microsoft PowerPoint“

„PowerPoint“ vartotojai taip pat gali bendrinti pristatymą.

Norėdami tai padaryti, eikite į „Bendrinti“ skiltyje „Failas“. Atsidarys naujas langas, kuriame galėsite išsaugoti pristatymą pasirinktame „OneDrive“ diske arba išsiųsti jį kaip PDF arba skaidrių demonstraciją el. Paštu.

Arba pristatymas gali būti išsiųstas arba išsaugotas išorėje per meniu elementą „Išleisti“. Gavėjai failą gauna kaip kopiją el. Paštu arba patogiai per debesies saugojimo paslaugą.

Išvada: „PowerPoint“ pristatymui siųsti naudokite įvairias parinktis

Tikimasi, kad „Microsoft PowerPoint“, kaip profesionali pristatymo programa, galės pateikti ekrano pristatymus įdomius ir gyvus dėl joje esančių parinkčių ir funkcijų. Be turinio, svarbu, kad gavėjas kiekvieną pristatymą galėtų peržiūrėti taip, kaip jis buvo sudarytas. Tai ne visada įmanoma be jokių problemų, nes kiekvienas vartotojas turi skirtingus techninius reikalavimus.

Dėl šios priežasties „PowerPoint“ turi galimybę išsaugoti ir siųsti skaidrių demonstracijas skirtingais failų formatais. Be to, pristatymus galima eksportuoti arba bendrinti įvairiais būdais. Naudojant šias eksportavimo ir saugojimo parinktis, pristatymai gali būti profesionalūs ir informatyvūs bet kuriuo metu, išskyrus gavėjo techninę įrangą.