Skaitmeninėse adresų knygose yra daugiau ar mažiau nuoseklių kontaktinių duomenų rinkinys. Kartais trūksta sveikinimo ar įmonės pavadinimo, dažnai būna keli rašybos žodžiai, pavyzdžiui, telefono numeriai.
Jei eksportuojate adresų knygą į „Excel“, galite greitai pamatyti, kur duomenų įrašuose yra spragų ar net klaidų. Tai galima patogiau pataisyti „Excel“: čia lengviau nukopijuoti laukus, taip pat yra paieškos ir pakeitimo funkcija.
Eksportuoti kontaktinius duomenis
Galite eksportuoti adresų knygą į „Excel“ taip:
- Atidarykite modulį kontaktus.
- „Outlook“ iki 2007 m. Versijos iškviečiate komandą Failas → Importuoti / eksportuoti ant. „Outlook 2010“ skambinate Failas → Atidaryti → Importuoti ant.
- Pasirinkite Eksportuoti į failą ir spustelėkite Toliau.
- Pasirinkite failo tipą Microsoft Excel 97-2003 ir spustelėkite Toliau.
- Pasirinkite kontaktus ir spustelėkite Toliau.
- Nurodykite, kur ir kokiu pavadinimu reikia išsaugoti „Excel“ failą, ir spustelėkite Toliau.
- spustelėkite Žemėlapio laukai. Patikrinkite, ar „Outlook“ laukai teisingai susieti su „Excel“ skaičiuoklės laukais. Paprastai užduotys sutampa. Jei ne, tiesiog vilkite vieną iš laukų iš kairiojo lango į atitinkamą lauką dešiniajame lange. Kai baigsite, uždarykite dialogo langą su Gerai.
- spustelėkite Užbaigtaskad būtų sukurtas „Excel“ failas.
Redaguokite duomenis naudodami „Excel“
„Excel“ atidarykite kontaktinės informacijos failą. Tipiškus neatitikimus, priskyrimo klaidas ir skirtingą rašybą galima greitai nustatyti lentelėje. Dažnai pasveikinimo trūksta, kartais vardo dalys priskiriamos neteisingai:
Čia galite tiesiog nukopijuoti ir įklijuoti stulpelį pasveikinimas užpildykite teisingus sveikinimus ir ištaisykite neteisingas užduotis naudodami vilkimą.
Su komanda Ieškokite ir pakeiskite ištaisykite skirtingas telefono ir fakso numerių rašybas. Norėdami tai padaryti, prieš iškviesdami komandą pažymėkite atitinkamus stulpelius, kad paieška būtų apribota. Tokiu būdu taip pat galite įvesti šalies kodą (+49 Vokietijai) prieš telefono numerį ir pašalinti pirmąjį nulį iš vietovės kodo.
Kad telefonų numeriai ir pašto kodai nebūtų pakeisti atsitiktiniu langelio formatavimu (pvz., Priskiriant datos formatą), prieš eksportuojant iš „Outlook“ prieš šiuos laukus buvo parašytas apostrofas. „Excel“ šiuos skaičius aiškina kaip tekstą, o ne kaip skaitmenines vertes. Ieškodami „Excel“ neturite įvesti ankstesnio apostrofo, kitaip „Excel“ neras paieškos terminų.
Baigę redaguoti, išsaugokite „Excel“ failą tokiu formatu „Excel 97-2003“ darbaknygė ir uždaryti.
Dar kartą importuokite kontaktus
Pakeistą „Excel“ failą galite eksportuoti atgal į „Excel“ taip:
- Iškvieskite komandą „Outlook“ iki 2007 m Failas → Importuoti / eksportuoti arba „Outlook 2010“ Failas → Atidaryti → Importuoti ant.
- Pasirinkite Importuoti iš kitų programų ar failų ir spustelėkite Pirmyn.
- Pasirinkite failo tipą Microsoft Excel 97-2003 ir spustelėkite Toliau.
- Pasirinkite „Excel“ failą. Pagal Galimybės pasirinkti Pasikartoja dėl importuotų elementų pakeisti. Tada spustelėkite Toliau.
- Pasirinkite kaip tikslinį aplanką kontaktus ir tada spustelėkite Toliau.
- spustelėkite Užbaigtaskad duomenys būtų importuojami.
