Geras duomenų valdymas: užduotys, įrankiai ir koncepcija

Tai yra keturių tipų duomenys, kuriuos turėtumėte visiškai žinoti

Įmonėms vis svarbesnis tampa teisingo duomenų valdymo klausimas. Juk įmonėse kasdien apdorojami dideli duomenų kiekiai, ir, viena vertus, jų prieinamumas ir jų apsauga yra tik duomenų valdymo dalis.

Ką apima duomenų valdymas? apibrėžimas

Duomenų valdymas reiškia duomenų rinkimą, naudojimą ir saugojimą, atsižvelgiant į kelis parametrus. Duomenys turėtų būti valdomi nebrangiai, saugiai ir efektyviai. Duomenų valdymas turėtų sudaryti sąlygas įmonių ir kitų organizacijų darbuotojams naudoti duomenis tikslams pasiekti, priimti sprendimus, įgyvendinti priemones ir taip padidinti įmonės vertę. Šie duomenys turi būti naudojami pagal tam tikras specifikacijas ir visada turi būti optimizuoti.

Šiame kontekste duomenų valdymas ir procesų valdymas yra glaudžiai susiję. Juk daugelyje įmonių duomenys yra įmonės turtas. Atitinkami procesai yra būtini norint veiksmingai apsaugoti šią vertę, bet taip pat sukurti naujas vertybes ir be jokių problemų pasiekti esamus duomenis.

Norint atsakingai ir efektyviai valdyti duomenis, įmonėms reikia koncepcijos, apimančios visus aspektus:

• Rinkti duomenis
• išsaugoti duomenis
• apdoroti duomenis
• Duomenų archyvavimas
• ištrinti duomenis

Geriausiu atveju šioje koncepcijoje atsižvelgiama tiek į įmonės duomenų valdymo reikalavimus, tiek į duomenų saugumą ir apsaugą.

Yra 4 skirtingų tipų duomenys

Norint taikyti holistinį požiūrį į duomenų valdymą, svarbu suprasti skirtingų tipų duomenis. Galų gale, pavyzdžiui, tokie asmens duomenys, kaip darbuotojų vardai ir adresai, nori būti traktuojami kitaip nei duomenys, kuriuos skelbiate savo įmonės svetainėje visiems suprantamai.

Asmeniniai duomenys

Visi duomenys, susiję su konkrečiais asmenimis, pvz., Darbuotojų vardai, adresai ar banko duomenys, yra asmens duomenys. Tačiau renkami matavimo duomenys ir klientų duomenys taip pat laikomi asmens duomenimis. Visi duomenys, susiję su mūsų darbuotojais ir klientais bei kitomis trečiosiomis šalimis, yra laikomi asmens duomenimis. Jie turi būti specialiai apsaugoti.

Jautrūs įmonės duomenys

Visi su įmonės paslaptimis susiję duomenys, pvz., Mokesčių ir apskaitos dokumentai, yra neskelbtini įmonės duomenys. Duomenys, gaunami vykdant projektus, pvz., Skaičiavimai, receptai, tyrimų duomenys ir techninės žinios, taip pat priskiriami prie neskelbtinos informacijos. Šioje srityje taip pat atsižvelgiama į vidines procedūras ar procesus, klientų sąrašus ir įmonių strategijas. Čia svarbu aiškiai apibrėžti, kuri informacija turi būti saugoma, o kuri ne, kaip duomenų tvarkymo dalis. Paprastai įmonės, įstojusios į įmonę, pasirašo konfidencialumo sutartį, su kuria įsipareigoja neatskleisti jokių neskelbtinų įmonės duomenų tretiesiems asmenims.

Antriniai duomenys

Antriniai duomenys gaunami iš toliau tvarkomų pirminių duomenų. Jie nurodo visus duomenis, sukurtus kitokiu tikslu, taip pat kaip priemonės dalį. Jei, pavyzdžiui, darbuotojų ar klientų valstybiniai numeriai matomi nuotraukose, padarytose ir publikuojamose pačios įmonės patalpose, tai yra antraeiliai duomenys. Net jei, pavyzdžiui, buvo atlikta apklausa, gali atsirasti antrinių duomenų. Tikrasis klausimynas yra pirminiai duomenys, o rezultatai, kurie yra apibendrinti iš šių pirminių duomenų ir neleidžia daryti jokių išvadų apie respondentus, yra antriniai duomenys.

Viešai prieinami duomenys

Jei su visuomene duomenimis dalijamasi savo įmonės svetainėje arba spausdintiniuose dokumentuose, jie turi atitikti tam tikrus reikalavimus. Pvz., Jokios autorinės teisės ar prekių ženklų teisės negali būti pažeistos, pavyzdžiui, nuotraukoje gali būti matomi ne jūsų prekės ženklai. Jūsų pačių logotipai ir šūkiai turėtų būti apsaugoti nuo vagysčių, pavyzdžiui, užregistruojant juos kaip žodinį ar vaizdinį ženklą.

Duomenų valdymas: yra šios užduotys

Yra įvairių duomenų tvarkymo užduočių.

• Duomenų rinkimas Atsižvelgiant į duomenų taupymą, t. Y. Galima surinkti tik tiek duomenų, kiek iš tikrųjų reikia. Bendrajame duomenų apsaugos reglamente (BDAR) ši taupymo pareiga yra nustatyta.
• Užtikrinkite duomenų kokybęatidžiai dirbdami įvesdami duomenis.
• Duomenų naudojimas padaryti jį skaidrią.
• Venkite duomenų perdavimo, jei įmanoma. Kuo daugiau duomenų perkeliama iš A į B, tuo labiau esate pažeidžiami dėl saugumo pažeidimų ar duomenų praradimo.
• Padarykite duomenų šaltinius lengvai prieinamus.
• Saugiai saugokite duomenis, pavyzdžiui, debesyje arba tam skirtoje duomenų bazės programinėje įrangoje.
• Saugūs duomenys ir reguliariai kurti atsargines kopijas, pavyzdžiui, debesyje arba išorinėje laikmenoje.
• Apsaugokite failų sistemas ir visą IT, nuo įsilaužėlių atakų ar kenkėjiškų programų. Tai įmanoma naudojant užkardas ir naujausią apsaugą nuo virusų.
• Vidinė duomenų apsauga suteikiant teises duomenų sistemose. Galų gale, pavyzdžiui, darbuotojų duomenys taip pat turi būti apsaugoti nuo kitų darbuotojų.
• Apsaugoti aparatūrą, nuo gaisro, vandens sugadinimo ar viršįtampio.
• Informuoti apie duomenų tvarkymo kompetencijąkad išvengtumėte netinkamo veikimo.
• Patikrinkite duomenų kokybę, pageidautina fiksuotu reguliarumu.
• Duomenų archyvavimassiekiant, kad šiuo metu naudojamų sistemų ir įrenginių duomenų apimtis būtų kuo mažesnė. Pavyzdžiui, mokesčių inspekcijos duomenys taip pat turi būti saugomi tam tikrą laikotarpį, neatsižvelgiant į tai, ar jie vis dar reikalingi vykdant dabartinę verslo veiklą.
• Visam laikui ištrinti duomenissiekiant sukurti erdvę, viena vertus, ir, kita vertus, atsikratyti atsakomybės už duomenų apsaugą. Prieš tai reikia atidžiai patikrinti, ar ištrinami duomenys tikrai gali būti ištrinti visam laikui, ar vis dėlto jų gali prireikti kitur. Ištrinti nėra tas pats, kas ištrinti, todėl kai kurių standžiųjų diskų duomenys tiesiog perrašomi. Norėdami juos pašalinti, turėtumėte dirbti su atitinkamomis programomis, tokiomis kaip „CCleaner“.
• Laikykitės teisinio tikrumo ir a reguliariai analizuoti savo duomenis laikytis bendrų įstatymų.
• Įžvalgos skaidrios kurti ir dalintis su kitais.

Duomenų valdymo iššūkiai ir tikslai

Duomenų valdymo iššūkis yra tas, kad visos šios užduotys yra tarpusavyje susijusios ir sukurtos kuo efektyviau ir praktiškai. Kiekvienas darbuotojas turėtų turėti prieigą prie jam reikalingų duomenų, nepaisydamas duomenų apsaugos. Įmonėms gali būti naudingos vadinamosios duomenų valdymo gairės. Tai nustato, kaip duomenys tvarkomi įmonėje.

Ypatingi iššūkiai duomenų valdyme, be kita ko, kyla dėl šių aspektų:

• nuolat didėjantis duomenų kiekis (dideli duomenys)
• vis daugiau klastingų įsilaužėlių atakų prieš duomenų saugumą
• Nuolat kintantys teisiniai reikalavimai, o tai reiškia, kad įmonės visada turi būti atnaujintos

Pokyčiai organizacijoje taip pat apsunkina duomenų tvarkymą. Kadangi daugelyje įmonių duomenų valdymo tema tampa vis svarbesnė, dabar yra net nuolatinės pareigos, vadinamieji duomenų valdytojai, kurie užsiima išskirtinai šia tema.

Duomenų valdymas: 4 galimi programinės įrangos sprendimai

Įmonėse yra įvairių variantų ir daug paruoštų programinės įrangos sprendimų, skirtų duomenų valdymui:

Turinio valdymo sistemos	TVS yra sistemos, kuriose susietas turinys ir informacija. Duomenų bazės taip pat gali būti integruotos į turinio valdymo sistemas.
Pagrindinis duomenų valdymas	Pagrindinių duomenų valdymas - tai centrinis pagrindinių duomenų, ty pagrindinių organizacijos duomenų, administravimas. Nesvarbu, ar darbuotojų duomenys, ar klientų duomenys - jie visi patenka į pagrindinius duomenis ir reikalauja ypatingos apsaugos.
Įmonių išteklių planavimo sistemos	Naudojant tokią holistinę programinę įrangą, galima įrašyti visus organizacijos išteklius. Jame galima nustatyti darbo įrangą, medžiagas, mėnesines darbuotojų išlaidas ir daug daugiau.
Dokumentų valdymo sistemos	Tokios sistemos gali būti naudojamos dokumentams saugoti, rūšiuoti, tvarkyti ir archyvuoti. Pavyzdžiui, „ecoDMS“ tinka mažoms įmonėms ir individualioms įmonėms.

„Google“, „Oracle“, SAP ir daugelis kitų didelių įmonių siūlo daugybę duomenų valdymo įrankių ir programų.

Duomenų valdymas privatiems asmenims

Laisvai samdomiems darbuotojams, individualioms įmonėms ir mažoms naujoms įmonėms duomenų tvarkymo tema taip pat aktuali nuo pat pirmos dienos, ir jie turėtų iš anksto apsidairyti ieškodami atitinkamos programinės įrangos.

Duomenų valdymo tema yra aktuali ir kaip privatus asmuo, nors ir mažesniu lygiu. Namų kompiuteryje, išmaniajame telefone ir planšetiniame kompiuteryje yra daug duomenų, kuriuos reikia rūšiuoti, tvarkyti ir kurti atsargines kopijas.

Naudingi įrankiai duomenų valdymui

Galite tvarkyti duomenis naudodami tinkamus įrankius - kiekvienam tikslui yra tinkama programinė įranga:

• Naudodami „Order in my Folder“ galite rūšiuoti ir tvarkyti failus „Windows“ kompiuteryje.
• „DirPrintOK“ spausdina jūsų aplankų ir failų apžvalgas kaip sąrašą.
• Naudodami „VisiPics“ galite rasti pasikartojančių nuotraukų kietajame diske ir ištrinti nereikalingus vaizdus, kad atsirastų vietos naujiems duomenims.
• „DupeGuru“ padės rasti pasikartojančius failus. Galite rūšiuoti pagal įvairių tipų failus, pvz., Muziką, paveikslėlius ir kt.
• Atrakinkite užblokuotus failus naudodami „Unlocker“.
• „Jajuk“ programinė įranga leidžia importuoti muzikos kolekciją ir tada ją rūšiuoti.
• Terminplaner.net yra paprastas įrankis valdyti failus.
• „Ant Movie Catalogue“ padeda kataloguoti vaizdo įrašus, DVD ir „Blu-ray“.
• Failų tvarkyklė „Double Commander“ puikiai tinka kopijuoti ir perkelti failus, kad būtų sukurta tvarka kompiuteryje. Taip pat galite naudoti šią programą, kad pakeistumėte failus.
• „Dircomp“ leidžia palyginti visus aplankus, kad duomenų atsargos būtų nuoseklios.
• Atsisiuntę „Greitai ištrinti tuščius aplankus“, galite lengvai ištrinti tuščius „Outlook“ aplankus.
• Aplanko kirvis leidžia padalinti aplankus, kuriuose yra daug failų, į du ar daugiau aplankų.
• „Toucan“ įrankis turi tik vieną funkciją: patogiai ir saugiai kopijuoti failus. Jis patenkinamai atlieka šį darbą.
• Galite perskaityti garso knygas naudodami „CDex“ arba „EasyTag“ ir išsaugoti jas kietajame diske.
• Naudodami „IsoBuster“ galite perskaityti vaizdo failus.

Patarimai ir gudrybės, kaip tinkamai valdyti duomenis

Geras duomenų valdymas prasideda nuo tinkamų įrankių, tačiau tam reikia daug daugiau. Jei laikysitės kelių taisyklių, prailginsite savo duomenų gyvavimo ciklą ir išsaugosite chaosą savo sistemoje:

• Nuo pat pradžių palaikykite aukštą duomenų kokybę. Visų pirma neteikite neteisingų, neišsamių, prastai struktūruotų ar nereikalingų duomenų. Venkite dubliavimosi.
• Atkreipkite dėmesį į galiojančius duomenų apsaugos įstatymus, kad išvengtumėte problemų.
• Kurkite atsarginę duomenų kopiją, kad visada galėtumėte sukurti atsarginę kopiją.
• Padarykite duomenų naudojimą skaidrų.
• Geriausia savo duomenis įdėti ten, kur yra galutinė paskirties vieta.
• Standartizuokite rašybą ir vertimus.
• Automatizuokite tokius procesus kaip atsarginių kopijų kūrimas.
• Supaprastinti procesus.
• Tinklo sprendimai yra efektyvūs ir derinami skirtingi metodai, siekiant nustatyti kuo išsamesnį duomenų valdymą.
• Duomenų integravimas ir skirtingos informacijos sujungimas į vienodą struktūrą taip pat yra prasmingas.

Išvada: duomenų valdymui reikalingos struktūrizuotos procedūros

Duomenų valdymas yra sudėtinga sritis, kuriai keliami įvairūs reikalavimai. Yra įvairių tipų duomenys ir kiekvienas iš jų turi būti traktuojamas skirtingai. Pavyzdžiui, nors asmens duomenys yra specialiai apsaugoti, kiti duomenys yra sąmoningai prieinami visuomenei. Duomenų valdymas kelia daug iššūkių valdant, kuriant atsarginę kopiją ir archyvuojant informaciją. Įmonės yra išlepintos pasirinkimo iš įvairių programinės įrangos sprendimų. Privatūs asmenys taip pat turi spręsti duomenų valdymo temą. Daugelis mažų įrankių padeda tai padaryti ir palengvina nuolatinio didėjančio duomenų kiekio tvarkymą.