„Outlook“: išsaugokite el. Laišką kaip PDF failą: PDFCreator

Štai kaip tai daroma!

Ar norite išsaugoti svarbius el. Laiškus savo archyvo aplankuose tam tikroje standžiojo disko vietoje? Pavyzdžiui, el. Laiškai su sąskaitomis faktūromis, neskelbtini klientų duomenys ar turinys, kuris teisiniu požiūriu turi būti saugomas ilgą laiką. Gerai žinomas ir populiarus PDF formatas tinka šiam tikslui kaip patikimas ir ilgaamžis archyvo formatas. Jis užima mažai vietos standžiajame diske, gali būti atidarytas skirtinguose galiniuose įrenginiuose ir užtikrina aukštą saugumo lygį.

PDF failų išsaugojimas „Outlook“: tai tinkamos programos

Skirtingai nuo „Microsoft Word“ ar „Microsoft PowerPoint“, „Microsoft Outlook“ nesiūlo integruotos PDF failų išsaugojimo ar konvertavimo parinkties. Viena iš galimybių yra mokama programa „Adobe Acrobat“, galinti kurti PDF failus iš „Outlook“. Jei jus domina nemokamas panašios funkcijos sprendimas, kaip alternatyvą turėtumėte naudoti „PDFCreator“.

Įrankis pateikiamas vokiečių kalba ir yra nuolat tobulinamas. Jis įdiegia virtualią spausdintuvo tvarkyklę ir sukuria PDF failus naudodami komandą „Spausdinti“. Naudodami „PDFCreator“ galite kurti dokumentus kaip PDF failus iš bet kurios „Windows“ programos. Jei reguliariai dirbate su nuorodomis dokumentuose, PDF kūrėjas nėra pirmasis pasirinkimas. Taip yra todėl, kad programinė įranga nepriima hipersaitų ir jų negalima spustelėti sukurtame PDF faile. Tokiu atveju „Windows 10“ vartotojai gali naudotis nemokamu „Microsoft Print to PDF“ įrankiu. Visais kitais atvejais „PDFCreator“ kaip nemokamas PDF įrankis yra tinkamas pasirinkimas dėl savo greičio ir naudojimo paprastumo.

Įdiekite PDF kūrėją

1. Pirmasis žingsnis yra įdiegti „PDFCreator“ per kelias sekundes, žiniatinklio naršyklėje atidarius adresą https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions. Tada atsisiųskite naujausią PDFCreator versiją. Galite pasirinkti nemokamą vieno vartotojo versiją arba mokamą kelių vartotojų ir serverio versijas.

   

2. Įkėlę diegimo failą, paleiskite jį dukart spustelėdami.

   

3. Sąrankos vedlys padės jums atlikti sąranką ir suteiks svarbios informacijos apie teisingą diegimą. Be kitų dalykų, galite nustatyti programos kalbą ir rodyti informaciją apie licencijos sutartį arba duomenų apsaugos nustatymus.

   

4. Programinė įranga bus įdiegta jūsų kompiuteryje per kelias sekundes. Įdiegę galite pasiekti internetinį vadovą arba ieškoti žinių bazėje pagalbos temų. Jei naudojant „PDF Creator“ kyla kokių nors klausimų, taip pat teikiama daugiakalbė bendruomenės pagalba. „PDFCreator“ yra paruoštas naudoti ir gali paversti el. Laiškus į PDF failus tik keliais paspaudimais naudojant „Microsoft Outlook“.

   

El. Laiškus išsaugokite PDF formatu - taip tai veikia

El. Laišką galima išsaugoti PDF formatu vos keliais paspaudimais ir nustatymais. Atlikdami šiuos 6 veiksmus, galite sukurti profesionalius PDF failus su konkrečiais dokumentų pavadinimais ir informacija apie autorių bei raktinius žodžius, kurie palengvina vėlesnę paiešką:

1. Atidarykite bet kurį el. Laišką, kurį norite išsaugoti kaip PDF.

2. Skirtuke Failas eikite į meniu → Spausdinti.

3. Spausdintuvu pasirinkite PDFCreator.

   

4. Jei tai kelių puslapių el. Laiškas, galite nurodyti, kurie puslapiai turėtų būti išsaugoti. Norėdami tai padaryti, spustelėkite Spausdinimo parinktys ir įveskite puslapių numerius. „PDFCreator“ neįmanoma išsaugoti tik pažymėtos srities ar pažymėto teksto dalių.

   

5. Kitame žingsnyje spustelėkite mygtuką „Spausdinti“. Atidaromas naujas langas, kuriame galite įvesti išsaugotino dokumento specifikacijas.

   

6. Viršutinėje pasirinkimo lango srityje galite nurodyti formatą, kuriuo dokumentas turi būti išsaugotas. Be standartinio PDF failo, galite rinktis iš:

   • skirtingi suspaudimo lygiai,
   • saugojimas kaip grafinis failas arba
   • archyvavimas kaip apsaugotas PDF failas.
   

7. Vidurinėje pasirinkimo lango srityje turi būti nurodytas kelias ir failo pavadinimas, kuriuo bus išsaugotas PDF failas.

8. Apatinėje dalyje svarbu įvesti prasmingą dokumento pavadinimą. Ši procedūra palengvins dokumento paiešką vėliau. Tuo pačiu metu tai padeda gavėjams priskirti failą. Be kita ko, galite naudoti originalią el. Laiško temą arba naudoti atskirą pavadinimą. Taip pat galite įvesti temą ir (arba) raktinius žodžius. Šią informaciją galima peržiūrėti „Windows Explorer“ arba naudoti kaip paieškos žodžius.

   Taip pat yra galimybė tiesiogiai sujungti sukurtą PDF failą su kitu failu. Jei norite, suaktyvinkite mygtuką Sujungti. Taip pat galite pridėti PDF failą tiesiai prie el. Laiško arba persiųsti arba įkelti jį per „Dropbox“ arba FTP.

   

9. Jei norite išsaugoti failą pagal numatytuosius nustatymus, spustelėkite žalią langelį „Išsaugoti“. Dokumento pavadinimas naudojamas kaip failo pavadinimas. Prieš pradėdami išsaugoti, paskutinį kartą galite pakeisti pavadinimą.

   Tada „PDF architektas“ sukuria jūsų PDF failą fone. Jei turite vartotojo abonementą pas gamintoją „PDFForge“, galite prisijungti ir išsaugoti failą šioje paskyroje. Arba galite sukurti naują vartotojo abonementą. Sukurtas PDF failas rodomas „PDF Architect“.

Patarimas: Pagal numatytuosius nustatymus „PDFForge“ programinė įranga „PDF architektas“ naudojama kaip PDF failų, sukurtų naudojant „PDFCreater“, rodymo programa. Jei norite toliau skaityti PDF failus naudodami nemokamą „Adobe Acrobat Reader“ ar kitą įrankį, galite tai išsaugoti „PDFCreator“ nustatymuose. Taip pat galite pakeisti standartinių programų pasirinkimą „Windows“ nustatymuose.

PDF failai iš esmės siūlo šiuos privalumus

Laišką iš „Outlook“ nesunku išsaugoti kaip PDF failą. Be to, kad PDF failus galima išsaugoti, jie turi daug privalumų, palyginti su kitais formatais, pvz., „MSG Outlook“ saugojimo formatu. Nors MSG failus gali skaityti tik „Outlook“ ir kelios el. Pašto ir konvertavimo programos, PDF formatas naudojamas visame pasaulyje.

Nemokamos PDF skaitymo programos, tokios kaip „Adobe Acrobat Reader“, garantuoja, kad PDF failo gavėjai gali jį perskaityti beveik bet kuriame įrenginyje. PDF failai taip pat yra suspausti, kai yra išsaugomi, ir daugeliu atvejų yra mažesni nei pirminis dokumentas. Be to, išsaugomas formatavimas, vaizdai, įterptieji šriftai ir bendra išvaizda.

Dokumentų saugumas yra labai svarbus, ypač siunčiant juos internetu. Nustatydami parinktis, failai su neskelbtinu turiniu gali būti apsaugoti nuo neteisėtos duomenų vagystės. Tas pats atsitinka priskiriant slaptažodį. Tokiu atveju pašaliniai asmenys negalės atidaryti failo ir perskaityti jo turinio.

Naudodami PDF failų pridėtinę vertę ir galimybę naudoti raktinius žodžius bei prasmingą pavadinimą, kad PDF failus būtų lengviau rasti, PDF failai idealiai tinka archyvuoti el.

Santrauka: greitai ir lengvai sukurkite el. Laiškų atsargines kopijas „Outlook“ naudodami PDF kūrėją

Jei norite saugiai archyvuoti el. Laišką ilgą laiką, tam ypač tinka PDF formatas. Kadangi „Microsoft Outlook“ nesiūlo konvertuoti į PDF formatą, reikia naudoti išorinę programinę įrangą. Tikslinė ir patogi programa, kuri buvo naudojama milijoną kartų, yra „PDFCreator“. Įdiegus ją kaip virtualią spausdintuvo tvarkyklę, ji gali būti naudojama dokumentams konvertuoti į PDF failus iš bet kurios „Windows“ programos.

„Outlook“ pasirenkate spausdinimo funkciją, įveskite dokumento pavadinimą, raktinius žodžius ir saugojimo kelią ir vos keliais paspaudimais galite archyvuoti savo el. „PDFCreator“ veikia taip pat patikimai, kaip ir mokamos programos, todėl rekomenduojamas kaip virtuali PDF spausdintuvo tvarkyklė, skirta „Windows“ ir „Microsoft Outlook“.