Tekstas ir greitos dalys - „Outlook“ teksto automatizavimas

Kaip geriausiai dirbti su greitosiomis dalimis „Outlook“

El. Laiškų koncepcija programoje „Outlook“ nebūtina kiekvienu atveju būti individuali. Profesinėje ir privačioje aplinkoje nuolat kuriami panašūs ar panašūs el. Pavyzdžiui, prie pasiūlymo pridedamame el. Laiške paprastai yra analogiškų teksto komponentų. Atsakymas į užklausą taip pat yra nekonkretus ir turi būti pakeistas skaičiais arba daugiausia produkto atžvilgiu. Laiškų samprata iš esmės yra protinga ir turi naudos, kurios nereikėtų nuvertinti. Tai galima pasiekti, jei daugiau dirbsite su surenkamais teksto moduliais. Dabartinėje „Outlook 365“ versijoje teksto moduliai ir jų funkcijos yra prieinami kaip greiti moduliai, kurie skiriasi nuo kitų programų ir „Outlook“ versijų.

Vaizdo įrašo pamoka: kaip sukurti ir naudoti „Outlook“ teksto modulius

Sukurkite greitąją dalį „Outlook“ - 5 esminiai automatizavimo žingsniai

Greitai galite sukurti greitą „Microsoft Outlook“ programos komponentą:

1. Atidarykite naują laišką skirtuke „Failas“. Kitame veiksme parašykite konkretų tekstą, kurį norite išsaugoti kaip greitą dalį.

2. „Microsoft Outlook“ pasirinkite tekstą ir nukopijuokite jį. Norėdami tai padaryti, galite naudoti klavišų kombinaciją Ctrl + C kaip spartųjį klavišą.

   

3. Kitame žingsnyje, kai tekstas vis dar pažymėtas, eikite į skirtuką „Įterpti“ ir perjunkite į meniu „Tekstas“.

   

4. Spustelėjus „Greitos dalys“, atidaromas naujas pasirinkimo langas, kuriame galite „Išsaugoti savo pasirinkimą greitųjų dalių kataloge“.

   

5. Spustelėjus „Išsaugoti pasirinkimą greitųjų dalių kataloge“, atsidaro kitas parinkčių langas. Čia jūs turite galimybę pateikti daugiau informacijos apie teksto modulį.

   

Be kitų dalykų, galite:

• Teksto moduliui priskirkite prasmingą pavadinimą.
• Pasirinkite kategoriją arba sukurkite naują kategoriją, pvz., „Pasiūlymai“ arba „Sutartis“.
• Įterpkite aprašymą, kad informuotumėte kolegas apie teksto modulio turinį.
• Parinktyse pasirinkite, kaip tekstas turėtų būti įterptas kaip greita dalis.

Spustelėję „Gerai“, išsaugosite greitąją dalį ir bet kada galėsite ją įterpti į naują laišką.

Įterpkite greitą dalį į el. Laišką - taip ji veikia

Prie naujo el. Laiško pridėtas elementas turi daug privalumų. Sutaupyti laiko ir efektyvu teksto modulius įtraukti į el. Be to, siunčiami pranešimai yra panašūs savo turiniu ir formatavimu. Tai ypač svarbu profesinėje aplinkoje, pateikiant užklausą ar pasiūlymą.

Turite dvi alternatyvas, kaip įterpti sukurtą teksto modulį į el. Laišką:

1 alternatyva: įterpkite teksto modulį, pvz., Automatinį tekstą

Greita dalis su pavadinimu „1 teksto modulis“ automatiškai rodoma kaip galimybė įterpti, kai tik į tekstą įvedate kelis pirmuosius greitosios dalies pavadinimo simbolius.

Eilutės „Tekstas“ pakanka, kad „Outlook“ rastų greitąją dalį. Greita dalis įterpiama paspaudus klavišą Enter. Taip sutaupysite daug laiko kurdami el.

2 alternatyva: rankiniu būdu integruokite greitąjį komponentą

Be automatinio varianto, greitąjį komponentą galite integruoti ir rankiniu būdu. Tai veikia be vargo, atidarant naują el. Laišką ir naudojant žymeklį, kad pereitumėte prie teksto taško, kuriame norite įterpti tekstą.

Kitame žingsnyje skirtuke „Įterpti“ pereikite prie skirtuko „Greitos dalys“. Spustelėkite meniu elementą, kad būtų rodomos visos greitos dalys, kurias galima įterpti.

Spustelėjus norimą greitą komponentą, jis bus rodomas jūsų el. Laiško tekste.

Tvarkykite, redaguokite ir ištrinkite greitas dalis

Laikui bėgant tampa neišvengiama, kad savarankiškai suprojektuoti greiti statybiniai blokai turi būti pakeisti arba ištrinti. Teksto dalys, įtraukti skaičiai ar procentai gali keistis. Norėdami pakeisti arba ištrinti teksto modulį, atlikite šiuos veiksmus:

1. Skirtuke „Įterpti“ eikite į meniu elementą „Greitos dalys“.

2. Atidarykite meniu „Greitos dalys“ ir spustelėkite modulį, kurį norite pakeisti. Atidaromas naujas pasirinkimo meniu, kuriame galite redaguoti teksto modulį.

   

3. Be kitų dalykų, galite redaguoti teksto modulio ypatybes. Galite pritaikyti bloko pavadinimą arba aprašymą. Skiltyje „Tvarkyti ir ištrinti“ pateksite į „Modulių tvarkyklę“, kurioje galėsite redaguoti visus išsaugotus teksto modulius ir, jei reikia, juos ištrinti.

   

4. Spustelėjus „Uždaryti“, išsaugomi visi jūsų asmeninio teksto modulių pakeitimai. Teksto modulius keisti galima tik naujesnėse „Outlook“ versijose. „Outlook 2007“ ar „2010“ nėra jokio oficialaus būdo vėliau redaguoti greitas dalis. Naudodami gudrybę, kurioje išsaugote teksto modulį kitu pavadinimu, vis tiek galite redaguoti ir pritaikyti.

Apibendrinant galima pasakyti, kad greitosios dalys ir automatinio teksto funkcijos turi esminių parinkčių, leidžiančių iš dalies automatizuoti tekstų kūrimą. Abiejų funkcijų naudojimas idealiai tinka verslo laiškams, kuriuose naudojamas ypatingas ar įprastas sveikinimas, pvz., „Mielas“. Asmeninius sveikinimus taip pat galima išsaugoti kaip automatinį tekstą.

Panašiai yra su kvietimu, pasikartojančiais linkėjimais gimtadienio ar jubiliejaus proga ar dažnai užduodamais klausimais. Santrumpos ir formuluotės bet kuriuo metu gali būti suprojektuotos kaip greita statybinė medžiaga. Tokiu būdu parašus galima įterpti ir pakeičiant tikrąjį parašą. Raidėms ir verslo raidėms, kurios turi būti rašomos žodis po žodžio, taip pat yra modulis.

Be greitųjų dalių funkcijos, esančios „Outlook“, įmonės ir verslininkai naudoja produktyvumo įrankį „Text Expander from Smile“. Naudojant šią mokamą programą, verslo laiškai ir el. Laiškai gali būti toliau profesionalizuojami naudojant „Autotext“. Naudodami „Text Expander“ galite dirbti tiek „Windows“, tiek „Mac“.

Patarimas:

Siekiant bet kuriuo metu išlaikyti savo greitų sudedamųjų dalių apžvalgą, yra prasminga ir į praktiką orientuota jas suskirstyti į suprantamas kategorijas.

Išvada

Sukurti greitas dalis „Microsoft Outlook“ nėra sunku. Galite išsaugoti naują bloką atlikdami 5 paprastus veiksmus. Norint efektyviai įtraukti greituosius modulius į el. Laiškus, svarbu priskirti suprantamas kategorijas, aiškius modulių pavadinimus ir aiškų aprašymą. Ši pasikartojančių el. Laiškų procedūra padės sutaupyti daug laiko koncepcijos metu. Be to, ši procedūra garantuoja, kad į pasiūlymus ar užklausą atsakoma ir siunčiama panašiai.