Tokiu būdu galite optimizuoti duomenų perdavimą iš „Excel“ į „Word“

Daugelis vartotojų naudoja „Excel“ visų rūšių sąrašams tvarkyti. Adresus, straipsnius, kainas, biudžetus ir kitas duomenų atsargas, žinoma, taip pat galima perkelti į „Word“ per mainų sritį - taip išvengiama poreikio iš naujo įvesti duomenis

Rūšiuokite „Excel“ duomenis naudodami automatinį filtrą

Naudodami pirmąjį metodą, pasirenkate norimą informaciją prieš perkeldami ją į „Word“ naudodami filtro funkciją tiesiogiai „Excel“:

1. „Excel“ atidarykite lentelę, iš kurios norite gauti informacijos.
2. „Excel 2003“, „2002 / XP“ ir „2000“ spustelėkite bet kurį sąrašo langelį, tada pasirinkite meniu DATA-FILTER-AUTOFILTER.
   Programoje „Excel 2007“ filtro funkciją rasite grupės „Redaguoti“ skirtuke »Pradėti«. Grupėje spustelėkite mygtuką RŪŠIUOTI IR FILTRUOTI, tada spustelėkite FILTRUOTI.
3. Dabar „Excel“ konvertuos jūsų sąrašo stulpelių antraštes į vadinamuosius „išskleidžiamuosius sąrašus“, kuriuos galite atpažinti pagal rodykles, nukreiptas žemyn. Šiais sąrašais galite pasirinkti kriterijus, kurie turėtų būti taikomi ieškomiems straipsniams.
   Programoje „Excel 2007“ spustelėjus rodyklę žemyn, stulpelyje „Kategorijos“ atsiranda naujas meniu, kuriame pažymėti visi įrašai. Pirmiausia išjunkite žymės langelį prieš šio meniu pasirinkimą »Pasirinkti viską«. Tada dar kartą suaktyvinkite žymės langelį prieš norimą kategoriją.
4. „AutoFilter“ ypač tinka mūsų tikslams, nes dabar automatiškai slepia visus sąrašo įrašus, kurie neatitinka norimo kriterijaus. Rezultatas yra būtent ta lentelė, kurią norite perkelti į „Word“. Galite lengvai paryškinti, nukopijuoti ir įklijuoti juos į „Word“ tekstą.

Dažnai kai kurios „Excel“ lentelių eilutės yra paryškintos spalvomis, kad būtų geriau apžvelgta, o kartais norima atkreipti dėmesį į langelių pokyčius naudojant sąlyginį formatavimą. „Excel 2007“ filtras suteikia galimybę filtruoti pagal eilutės spalvas. Norėdami tai padaryti, straipsnių sąraše pasirinkite langelį ir grupės „Redaguoti“ skirtuke »Pradėti« įjunkite filtravimo funkciją. Įjunkite funkciją RŪŠYTI IR FILTRUOTI FILTRUOTI. Spustelėkite rodyklę žemyn bet kurios stulpelio antraštėje.

Dabar atidarytame meniu pasirinkite įrašą »Filtruoti pagal spalvą«. Tada jums bus suteikta galimybė pasirinkti visas lentelės eilutės spalvas. Pasirinkite norimą spalvą. „AutoFilter“ technologija iš esmės veikia gana gerai, tačiau ji turi ir keletą trūkumų: viena vertus, norėdami paruošti duomenis, turite palikti „Word“. Be to, nėra jokio ryšio tarp „Word“ ir „Excel“, todėl turite pakartoti procesą, jei, pavyzdžiui, pasikeičia kainos, elementai pašalinami iš programos arba pridedami nauji. Todėl turėtumėte susipažinti su antra, mažai žinoma alternatyva, kuri neturi šių trūkumų ir dėl kurios jums nereikia palikti „Word“.

Įdėkite „Excel“ lenteles kaip duomenų bazę „Word 2007“

Griežtai tariant, „Excel“ sukurtas sąrašas yra ne kas kita, kaip duomenų bazės lentelė: laukai išdėstyti stulpeliuose, o duomenų įrašai (sąrašo įrašai) - eilutėse. Todėl taip pat galite naudoti „Word“ duomenų bazės sąsają, kad pasiektumėte „Excel“ lenteles.

„Word 2007“ duomenų bazės įrankių juosta buvo pašalinta dėl naujos veikimo koncepcijos. Todėl, norint patogiai iškviesti šią funkciją, į greitosios prieigos įrankių juostą pirmiausia reikia įtraukti INSERT DATABASE mygtuką.

Tęskite taip:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite juostelę ir kontekstiniame meniu pasirinkite „CUSTOMIZE TOOLBAR FOR QUICK ACCESS“.
2. Tada atidaryto dialogo lango išskleidžiamajame meniu SELECT COMMANDS nustatykite įrašą »Visos komandos«.
3. Sąraše ieškokite „Įterpti duomenų bazę“ ir perkelkite šį įrašą mygtuku ADD į dešinįjį sąrašą su visais ankstesniais sparčiosios prieigos juostos mygtukais.
4. Dabar uždarykite dialogo langą „Word“ parinktys paspausdami Gerai.

Dabar grįžote į įprastą „Word“ darbo aplinką ir galite naudoti ką tik sukurtą mygtuką, norėdami importuoti „Excel“ darbaknygės straipsnių sąrašą kaip „Word“ duomenų bazę.

Štai tiksli procedūra, kaip importuoti straipsnių sąrašą kaip duomenų bazę „Word 2007“:

1. Atidarykite dokumentą, į kurį norite importuoti straipsnių sąrašą, ir padėkite žymeklį į norimą straipsnių sąrašo įterpimo vietą.
2. Spustelėkite naujai pridėtą mygtuką INSERT DATABASE greito paleidimo juostoje.
3. Kitame dialogo lange spustelėkite IMPORT DATA, tada pasirinkite „Excel“ failą, iš kurio norite importuoti duomenis.
4. Dabar dialogo lange yra pasirinkto failo darbalapių sąrašas. Pasirinkite lapo, kuriame yra jūsų duomenys, pavadinimą ir įsitikinkite, kad pažymėtas žymimasis laukelis PIRMOJI DUOMENŲ EILĖ SUTURI STULPŲ PAVADINIMUS. Patvirtinkite savo pasirinkimą OK.
5. Duomenų bazės dialogo lange spustelėkite mygtuką TYRIMO PARINKTYS, kad į dokumentą įterptumėte tik tam tikras eilutes.
6. Skirtuke »Filtruoti duomenų įrašus« galite apibrėžti kriterijus, kad „Word“ nuskaitytų tik norimas eilutes iš „Excel“ lentelės.
7. Jei norite, galite naudoti kitus dialogo lango skirtukus, kad apibrėžtumėte rūšiavimo kriterijus ir pasirinktumėte laukus, kuriuos norite importuoti. Galiausiai patvirtinkite savo nustatymus mygtuku Gerai.
8. Tada spustelėkite INSERT DATA. Dabar galite apriboti duomenų įrašų, kuriuos reikia skaityti, skaičių. Suaktyvinkite žymės langelį prieš parinktį INSERT AS FIELD, kad „Word“ išsaugotų visus šios konkrečios užklausos parametrus. Galite bet kada perskaityti esamą duomenų būseną tiesiog atnaujinę lauko funkciją naudodami klavišą F9.
9. Galiausiai patvirtinkite savo įvestis paspausdami Gerai. Visos „Excel“ lentelės eilutės, atitinkančios užklausos parinktis, dabar bus įterptos į dabartinę žymeklio vietą.