Su naudingais patarimais ir pagalba
Ar žinai jausmą? Jūs pasiruošėte profesionaliai, susitikimai ir užduotys buvo organizuoti griežtai ir, nepaisant geriausio parengiamojo darbo, pamiršote svarbų susitikimą. Nepaisant vandens nepraleidžiančios ir struktūrizuotos planavimo sistemos, gali atsitikti taip, kad svarbūs dalykai nepastebimi. Erzina, kai pamirštami susitikimai, terminai ar užduoties atlikimas. „Outlook“ turi keletą funkcijų, kurios jums padės:
- Pirmenybę teikite svarbiems dalykams ir
- Laiku į susitikimus arba
- Pagalvokite apie jų paruošimą.
Naudokite priminimus „Outlook“
„Outlook“ leidžia vartotojams lengvai prisiminti svarbias užduotis ar susitikimus. Naudodami „Outlook“ integruotą priminimo funkciją, nebereikia užsirašyti susitikimo ar užduoties atlikimo kalendoriuje „Post-it“ ar ranka. „Outlook“ automatiškai primins jums viską, kas svarbu. Šiuo tikslu programinė įranga parodo langą su informacija apie paskyrimą ar užduotį, taip pat skleidžia garso signalą. Tai veikia tiek kompiuteryje, tiek sinchronizuotuose išmaniuosiuose telefonuose ar planšetiniuose kompiuteriuose.
Nustatykite priminimus naujuose susitikimuose
Norėdami nustatyti priminimus apie naujus susitikimus, atlikite šiuos veiksmus:
-
Sukurkite naują susitikimą „Outlook“.
-
Pasirinkimo lauke „Priminimas“ pasirinkite norimą pristatymo laiką. Galite pasirinkti kelias minutes, valandas, dienas ar savaites.
-
Norėdami atlikti užduotis ir tolesnius veiksmus, pažymėkite langelį „Priminimas“ ir pasirinkite datą bei laiką, kada norite, kad pranešimas būtų rodomas.
Naudodami „Outlook“ priminimus, jums patikimai primenami susitikimai ir užduotys ar susitikimai su kitais. „Outlook“ taip pat siūlo galimybę automatiškai įjungti priminimą apie kiekvieną susitikimą ar užduotį. Norėdami tai padaryti, naudokite komandą: „Failas“> „Parinktys“> „Kalendorius arba užduotys“. Priminimas apie užduotis nustatytą dieną pasirodo nustatytu laiku.
Kadangi ne kiekvienas susitikimas ar kiekviena užduotis yra vienodai svarbūs, vartotojai turėtų pagalvoti, ar standartinis nustatymas šiuo atveju yra prasmingas.
Patarimas:
Kai diegiate pirmą kartą, „Outlook“ pagal numatytuosius nustatymus primena langą prieš 30 minučių iki kiekvieno susitikimo. Jei norite tai pakeisti ir nustatyti priminimus atskirai, turite išjungti standartinį priminimą. Tai veikia perjungus į kalendoriaus nustatymus, kaip aprašyta aukščiau, ir išjungus standartinių priminimų žymės langelį.
Norėdami pakartotinai pateikti, naudokite tolesnių veiksmų funkciją
„Outlook“ užduočių funkcija yra paprasta naudoti ir efektyvi. Jei nenorite sukurti užduoties ar priminimo kiekvienam laukiančiam telefono skambučiui ar paprastiems atsakymams el. Paštu, taip pat galite naudoti praktines „Outlook“ priminimo funkcijas.
Jei norite naudoti tolesnius veiksmus „Microsoft Outlook“, atlikite šiuos veiksmus:
Įveskite užduotį užduočių planavimo priemonėje ir susiekite ją su kontaktiniais duomenimis arba el. Laišku, į kurį norite atsakyti. Norėdami tai padaryti, pasirinkite kontaktą arba el. Laišką ir paleiskite komandą: „Pradėti“> „Tolesni veiksmai“. Spustelėkite „Pasirinktinis“ ir kitame veiksme pasirinkite terminą. Jei norite, taip pat galite nustatyti priminimą kaip parinktį.
Meniu „Tolesniam darbui“ taip pat rasite iš anksto nustatytų terminų. Pavyzdžiui, jei pasirinksite įrašą „Kita savaitė“, gausite kitos savaitės priminimų informaciją. Be to, turite spustelėti varpo simbolį ir pridėti priminimą, kad būtų suaktyvintas automatinis priminimas.
Leiskite sau ir kitiems priminti svarbias datas
Yra datos ir terminai, kurie yra nepaprastai svarbūs ir lemiantys tolesniam darbo procesui. Jei norite automatiškai priminti gavėjui pranešimą, kad laukiate atsakymo, galite pridėti tolesnę pastabą prie pranešimo programoje „Outlook“. Pradėdami nuo „Outlook 2007“ versijos, taip pat galite suaktyvinti antrą tolesnę veiklą asmeniškai. Naudodami šią procedūrą sugeneruojate privatų, skaitmeninį pakartotinį pateikimą.
Norėdami tokiu būdu pažymėti svarbų susitikimą, atlikite šiuos veiksmus:
-
Susitikimo, kurį norite išsiųsti, skirtuke Pranešimas spustelėkite TOLIAU.
-
Tada pasirinkite NAUDOTOJO NUSTATYTAS.
-
Nustatykite gavėjo etiketę apatinėje lango dalyje. Pavyzdžiui, į pranešimą turėtumėte atsakyti iki ketvirtadienio 16 val.
-
Vienu lygiu virš gavėjo stebėjimo jūs aktyvuojate stebėjimą sau asmeniškai. Pavyzdžiui, leiskite sau priminti prašomą atsakymą kitą rytą. Taikydami šią procedūrą ir imdamiesi aktyvių tolesnių veiksmų, garantuojate, kad užteks laiko susisiekti su gavėju, jei jis dar neatsakė.
Iš „Outlook 2010“: taip galite priminti apie būsimas užduotis
Jei norite, kad „Outlook“ automatiškai primintų jums užduotis, kurioms nustatytas terminas, galite automatizuoti priminimo funkciją naudodami šį nustatymą:
-
Eikite į Failas> Parinktys.
-
Atidarykite skirtuką „Užduotys“.
-
Suaktyvinkite parinktį „Įjungti priminimus apie užduotis su terminu“.
-
Skiltyje „Standartinis priminimo laikas“ pasirinkite norimą laiką.
Naudokite aplankus arba paieškos aplankus
Taip pat galima naudoti skirtingus „Outlook“ aplankus, kad nepamirštumėte svarbių užduočių. Pavyzdžiui, galite sukurti asmeninį aplanką „Užduotys“, į kurį galite perkelti visus el. Laiškus, kuriems vis tiek reikia imtis veiksmų. Priešingai nei tolesni veiksmai, aplanke esantiems el. Laiškams nenustatoma mokėjimo data. Turite asmeniškai nepamiršti pažvelgti į aplanką ir atsakyti į visus laukiančius el. Laiškus. Jei kiekvieną dieną įkeliate naujų el. Laiškų ir į juos atsakote, asmeniniai aplankai yra naudingi norint susisteminti savo darbą. Po atsakymo pranešimą galima perkelti į aplanką, kuriame jis bus išsaugotas arba archyvuojamas ilgam laikui.
Paieškos aplankas „Stebėjimui“, kuris buvo iš anksto nustatytas senesnėse „Outlook“ versijose ir kurį galima rasti aplankų sąrašo pabaigoje, yra praktiškas ir patogus. Dabartinėje „Outlook 365“ versijoje aplanką rasite aplanko medžio pabaigoje pavadinimu „Ieškoti aplanko“.
Atidarykite šį aplanką ir įveskite paieškos parametrus, „Outlook“ per kelias sekundes ras visus el. Laiškus, kuriuos pažymėjote tolesniam darbui, ir juos parodys. Tokiu būdu turite tiesioginę apžvalgą, panašią į aplanką „Darbai“. Pagrindinis skirtumas yra tas, kad paieškos aplankas renka tolesniam darbui pažymėtus el. Laiškus iš viso gautųjų ir jame esančių aplankų. Taip pat rodomi el. Laiškai, kuriuos išsaugojote atitinkamame klientų aplanke.
