Kaip naudoti „Outlook“ kalendorių susitikimams ir užduotims

Visų funkcijų apžvalga

Nesvarbu, ar tai būtų profesiniai, ar privatūs susitikimai - beveik visi kasdien užsiima savęs ir asmeninės aplinkos organizavimu. Dėl šios priežasties kalendorius, pavyzdžiui, „Outlook“ kalendorius, yra kiekvieno profesinio susitikimo planavimo tikslas. Atidarę „Outlook“ dukart spustelėdami pelės mygtuką, apatinėje kairėje programos srityje rasite keletą piktogramų. Kalendoriaus piktogramą „Outlook“ galite rasti šalia el. Laiškų piktogramos.

Be kalendoriaus, prasminga užsirašyti svarbias „Outlook“ užduotis ir jas atlikti. Tam tinka užduočių sritis, kuri yra kaip piktograma šalia „Outlook 365“ adresų knygos.

„Outlook“ vartotojai, žinantys ir išmanantys „Kalendoriaus ir užduočių“ funkcijų galimybes, dirba ir planuoja efektyviau ir tiksliau. Be kalendoriaus ir užduočių, vartotojai taip pat vertina „Outlook“ paieškos funkciją. Pavyzdžiui, „Outlook“ siūlo galimybę vienu metu ieškoti susitikimų ir el. Ši parinktis yra ypač naudinga ir praktiška naudojant „Outlook“ verslo tikslais, nes ji veiksmingai palaiko darbo efektyvumą biure.

Organizuokite susitikimus profesionaliai - be jokių sunkumų tai įmanoma naudojant „Outlook“

„Outlook“ kalendorius iš esmės yra savaime suprantamas ir patogus vartotojui. Nustatyti naują susitikimą galima vos keliais paspaudimais. Be to, yra daug gudrybių ir išbandyta pagalba, padedanti efektyviai ir ekonomiškai įvesti susitikimus. Pavyzdžiui, galima nukopijuoti esamus susitikimų įrašus, kad būtų lengviau įvesti naujus susitikimus. El. Laiško su svarbiu susitikimu tempimas į mygtuką „Kalendorius“ arba „Užduotis“ taip pat yra orientuotas į praktiką. Tokiu būdu galite sugeneruoti susitikimo įrašą ar naują užduotį ir iškart po ranka priminti el. Laiško turinį. Užduočių konvertavimas į susitikimus su pele yra efektyvus ir taupo brangų laiką.

Šiame tekste galite perskaityti, kaip galite organizuoti užduotis: Rūšiuoti užduotis pagal kategorijas

Efektyvumo patarimas:

Kadangi visos „Office“ programos yra prijungtos prie tinklo, galite bet kuriuo metu kurti susitikimus ar užduotis iš „Word“ ir „Excel“ tiesiogiai „Outlook“. Norėdami tai padaryti, galite įterpti mygtuką į „Microsoft Word“ arba „Excel“ ir vienu spustelėjimu perkelti užduotį ar paskyrimą į „Outlook“.

Šiame straipsnyje galite perskaityti, kaip sukurti užduotis iš „Word“.

Pagrindinis „Outlook“ kalendoriaus pranašumas yra galimybė derinti susitikimus su kitais žmonėmis nenaudojant bendro kalendoriaus. Tam skirtuke „Prašyti susitikimo“ galima naudotis „Outlook“. Susitikimų užklausos gali būti automatiškai priimamos programoje „Outlook“. Jei prašomas susitikimas nėra užimtas kalendoriuje, sistema patvirtina prašymą. Arba taip pat galite nustatyti, kad kiekviena susitikimo užklausa turi būti apdorota ir priimta rankiniu būdu.

Vietoj ilgalaikio asmeninio ar skaitmeninio bendravimo, naudojant šią procedūrą, susitikimus galima suderinti vos keliais paspaudimais. Arba „Outlook“ vartotojai taip pat turi galimybę siųsti atskirus susitikimus kaip „iCalendar“ failą. Tokiu atveju gavėjas išlaiko savo kalendoriaus kontrolę. Jei reikia, jis gali importuoti paskyrimo užklausą ir užrašą į „Outlook“. Eksportuoti kaip „iCalendar“ failą naudinga, pavyzdžiui, žmonėms, kurie nėra asmeniškai žinomi siuntėjui. Jei „Outlook“ vartotojams retai tenka derinti susitikimus su kitais, gali būti prasminga siųsti atskirus susitikimus ar ištraukas iš kalendoriaus neprašant konkrečių susitikimo užklausų. Dalijimasis kalendoriumi ar kalendoriaus ištraukomis ir susitikimų atnaujinimas yra patogus programoje „Outlook“ ir tai galima padaryti be didelių pastangų.

Spalvomis pažymėkite susitikimus, perkelkite arba ištrinkite

Susitikimai, užduotys ir el. Laiškai yra glaudžiai susiję „Outlook“. Dėl šios priežasties „Outlook 2007“ versija siūlo galimybę pažymėti svarbius el. Laiškus gautuosiuose skirtingomis spalvotomis vėliavėlėmis, kad būtų galima tęsti veiksmus su pele. Be spalvų kodavimo, „Outlook“ gali priminti užduotį, susietą su pranešimu.

Taip pat galite lengvai perkelti susitikimus nespustelėję įvesdami tekstą arba vilkdami ir numesdami juos pele. Tai galima padaryti toje pačioje kalendoriaus srityje ir per datų naršyklę kitoms savaitėms, mėnesiams ar metams. Tada „Microsoft Outlook“ automatiškai pakoreguoja datą ir palaiko laiką. Taip pat galima vienu paspaudimu perkelti kelis susitikimus į kitą dieną, pavyzdžiui, jei sergate arba negalite dirbti darbo dieną. Pasikartojančius susitikimus galima pašalinti keliais paprastais veiksmais, naudojant kiekvienos komandos klavišų kombinaciją.

Kai kuriais atvejais gali būti svarbu ištrinti visus susitikimus iki tam tikros datos. Tai naudinga, pavyzdžiui, jei perimate kalendorių iš kolegos ir nebereikia jo senų susitikimų. Galite ištrinti visus susitikimus iš „Outlook“ kalendoriaus iki tam tikros datos, pereidami į lentelių susitikimų rodinį. Šiame rodinyje galite rūšiuoti ir ištrinti susitikimus pagal datas.

Įvairių kalendoriaus rodinių pateikimas „Outlook“ kalendoriuje taip pat yra orientuotas į praktiką. Galite rodyti kalendoriaus vaizdą per dieną, visą savaitę ar darbo savaitę arba visą mėnesį.

Taip pat galite siųsti susitikimus naudodami „Outlook“. Kaip tai veikia, galite perskaityti šiame straipsnyje: Susitikimų siuntimas

Senesnėse „Outlook“ versijose, pvz., „Outlook 2007“, taip pat turite galimybę rodyti detalių tankį mėnesio rodinyje. Ši funkcija suteikia tris žiūrėjimo parinktis:

• "Žemas",
• „Vidutinis“ ir
• "Aukštas".

Parinktis „Žemas“ automatiškai nustatoma iš anksto. Jei mėnesio rodinyje nerandate atitinkamų susitikimų „Outlook“, to priežastis gali būti detalių tankis. „Outlook“ iš esmės siūlo skirtingus ir konkrečius susitikimų rodinio nustatymus. Be kitų dalykų, galima parodyti dabartinę, svarbią ateitį arba, kitaip, buvusius susitikimus.

Pasikartojantys pasikartojantys susitikimai - svarbi „Outlook“ funkcija

Be vienkartinių susitikimų, yra daug pasikartojančių susitikimų, kurie kartojami kas savaitę, kas mėnesį ar kasmet. Užuot įvedę kiekvieną iš šių susitikimų rankiniu būdu į „Outlook“, įvesdami pasikartojančius susitikimus garantuoja sutaupytą laiką. Tai taip pat suteikia „Outlook“ vartotojams saugumą nepraleisti jokių svarbių susitikimų. Pasikartojantį susitikimą „Outlook“ galite apibrėžti tiesiai skirtuke „Naujas susitikimas“ naudodami mygtuką „Serijos tipas“. Galite įdiegti priminimą „Outlook“ apie kiekvieną susitikimą.

Serijos susitikimus galima pasirinkti ir įvesti dialogo lange. Senesnėse „Outlook“ versijose pasirenkant darbo dienas kilo problema. Ši problema buvo išspręsta dabartinėje „Outlook“ versijoje, todėl iš esmės bet koks derinys yra įmanomas kaip serijos paskyrimas.

Jei norite redaguoti arba ištrinti visą susitikimų seriją, tai taip pat įmanoma be jokių problemų. Pavyzdžiui, jei ištrinate susitikimą iš susitikimų serijos, sistema lange praneš, ar taip pat turėtų būti ištrinta visa susitikimų serija. Kai pasirinksite, spustelėkite mygtuką „Gerai“, kad uždarytumėte dialogo langą.

Ši funkcija taip pat yra orientuota į praktiką, kad būtų galima ištrinti atskirus susitikimus iš susitikimų serijos. Jei, pavyzdžiui, savaitinis susitikimas įmonėje neįvyko, atšauktas susitikimas vėliau gali būti pašalintas iš kalendoriaus, neištrinus visos serijos ir ją iš naujo nustatant.

Naudokite ALPEN metodą ir profesionaliai valdykite savo laiką

Ar turite tiksliai ir profesionaliai derinti daugybę susitikimų ir planuoti kiekvieną darbo dieną ar privačią veiklą? Šiuo atveju prasminga naudoti gerai žinomą ALPEN metodą, kurį dažniausiai naudoja vadovai arba moko laiko valdymo seminaruose. ALPEN metodas apibūdina gerai apgalvoto laiko valdymo metodiką. Ją įkūrė žinomas autorius Lotharas J. Seiwertas. ALPEN metodas pagrįstas prielaida, kad pakanka kasdien skirti kelias minutes rašytiniam dienos planui sudaryti. Tai veikia pagal ALPEN metodą taip:

1. Užsirašykite užduotis, susitikimus ir veiklą.

2. Įvertinkite veiklos trukmę.

3. Suplanuokite buferio laikus.

4. Priimkite dienos sprendimus.

5. Stebėjimas ir prisitaikymas

ALPEN metodą gali veiksmingai palaikyti „Outlook“ kalendorius, užduočių sritis arba rodinys „Outlook Today“.

Rūpestingai tvarkykite užduotis „Outlook“: tai veikia taip

Užduotys paprastai skiriasi nuo susitikimų tuo, kad jose nėra pradžios datos. Atliekant užduotį pagrindinis dėmesys skiriamas veiklai ar tikslui. Apibendrinant galima pasakyti, kad susitikimai yra susieti su aiškiai apibrėžtu pradžios ir pabaigos tašku. Priešingai, terminas yra lemiamas atliekant užduotis. Kai užduotis yra aiškiai atlikta, nėra apibrėžta.

„Outlook“ skirtuke „Užduotys“ galite sukurti naujas užduotis vienu paspaudimu. Pasirodo juostelė, kurioje galite valdyti, sekti ar perkelti užduotis.

Norėdami geriau orientuotis ir aiškiau atlikti visas susijusias užduotis, turite „Outlook“ parinktis,

• Slėpti atliktas užduotis „Outlook“
• rodyti tik tas užduotis, kurios jau buvo atliktos „Outlook“.
• Taip pat galite visiškai ištrinti atliktas užduotis iš „Outlook“.

Norėdami tai padaryti, skiltyje „Užduotys“ pasirinkite parinktį „Užbaigtos užduotys“. Tada jums bus parodytos visos atliktos užduotys. Juos galite lengvai ištrinti naudodami klavišų kombinaciją arba komandą CTRL + A. „Outlook“ taip pat suteikia galimybę rodyti ir išsaugoti konkrečios užduoties rodinį.

Sekite užduotis ir spausdinkite užduočių sąrašą

Svarbu sekti visas užduotis. Dėl šios priežasties prasminga užduočių planavimo priemonėje surūšiuoti užduotis pagal visus galimus stulpelius. Arba galite laisvai tvarkyti užduotis ir užduočių juostoje rodyti apibrėžtas piktogramas. Platus užduočių srities rodymo pasirinkimas garantuoja, kad iš pirmo žvilgsnio galite atskirti svarbias ir mažiau aktualias užduotis. Galite nustatyti savo užduočių tvarką, jas sunumeruodami ir atskirą skaičių stulpelį. Galite vienu metu apdoroti apibendrintas užduotis į užduočių sąrašą, jas rodyti, atidaryti arba atsispausdinti kartu su savaitės kalendoriumi.

Deleguoti ir filtruoti užduotis - ypač naudinga profesinėje srityje

Jei asmeniškai neatliekate kiekvienos užduoties, galite automatiškai prašyti būsenos ataskaitų. Automatinė būsenos informacija suteikia jums apžvalgą apie užbaigimo lygį, kuriuo šiuo metu atliekama užduotis. Ši parinktis ypač svarbi profesinėje aplinkoje, kai perduodamos atitinkamos užduotys. Jau perduotas užduotis bet kuriuo metu galima perkelti kitam darbuotojui. Be deleguotų užduočių būsenos ataskaitų, „Outlook“ turi profesionalią užduočių filtravimo funkciją. Tai galite naudoti norėdami filtruoti užduotis pagal apibrėžtus kriterijus. Be kitų dalykų, galima konkrečiai:

• Peržiūrėkite visas užduotis, priskirtas konkrečiam darbuotojui
• Kurie turi konkrečią terminą arba
• turi apibrėžtą įrašą temoje.

Užduotis taip pat galima konvertuoti į susitikimą naudojant vilkimo ir numetimo funkciją, jų nereikės kurti iš naujo.

Patarimas:

Naudokite konkrečius „Outlook“ šablonus, kad greitai sukurtumėte susitikimus ar užduotis, kurių struktūra iš esmės tokia pati. Taip sutaupysite daug laiko, pašalinsite atleidimus ir veiksmingai planuosite susitikimus bei užduotis.

Nuo „Outlook 2007“ užduotys, kurios jau buvo perkeltos į archyvą, vis dar matomos, jei jos buvo pažymėtos tolesniam darbui. Vartotojai, valdantys daug užduočių „Outlook“, vertina šią parinktį. Tai vertinga, nes primenama apie archyvo aplanke saugomas užduotis, el. Laiškus ir susitikimus.

„Outlook 2003“ vartotojai turi specialią galimybę rodyti užduotis ir susitikimus. Kalendoriuje galite parodyti darbų sąrašą. Tokiu būdu galite stebėti savo susitikimus ir užduotis vienu metu. Kitų „Outlook“ versijų vartotojai gali naudoti rodinio nustatymus, kad nustatytų, kurios „Outlook“ sritys turėtų būti rodomos.

Programinės įrangos patarimas:

Ar norėtumėte savo „Outlook“ užduotis, darbotvarkę ir kalendorių matyti darbalaukyje neatidarę „Outlook“? Tokiu atveju galite naudoti nemokamą „DeskTask“ programą. „DeskTask“ veikia „Windows 10“ ir gali būti naudojamas su visomis žinomomis „Outlook“ versijomis.

Išvada: puikiai organizuokite susitikimus ir užduotis „Outlook“

Naudodami „Microsoft Outlook“ gaunate sudėtingą ir gerai apgalvotą programinę įrangą, leidžiančią puikiai organizuoti susitikimus ir užduotis. „Outlook“ siūlo įvairias susitikimų, susitikimų užklausų ir pasikartojančių susitikimų įgyvendinimo parinktis. Be to, galima pritaikyti kalendoriaus rodinius. Susitikimus galima bendrinti arba paversti užduotimis vos keliais paspaudimais. Atsakomybės sritis yra ypač vertinga, kai įvairi veikla ir reikalavimai profesiniame ar privačiame sektoriuje turi būti apgalvotai nukreipti. Dėl patogios struktūros „Outlook“ prisideda prie profesionaliai suplanuoto kalendoriaus.