Kaip galite automatiškai gauti būsenos ataskaitas apie užduočių perkėlimą per „Outlook“

Kad deleguodami užduotis per „Outlook“ visada žinotumėte esamą būseną, galite nurodyti, kad norite gauti perkeltų užduočių būsenos ataskaitą. Tai taip pat gali būti prasminga, ypač atliekant plačias užduotis

Kaip vėliau užduotį paversti užduoties užklausa

Jei įvesdami užduotį jau žinote, kad norite ją perduoti, sukurkite ne užduotį, o užduoties užklausą. Tačiau visada atsitiks taip, kad įvedėte užduotį į užduočių planavimo priemonę ir vėliau norite ją perkelti kam nors kitam. „Outlook“ jis veikia taip:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite užduotį užduočių planuoklėje ir iškvieskite komandą Paskirti užduotį ant. Arba galite atidaryti užduotį. „Outlook“ iki 2003 m. Versijos iškviečiate komandą Veiksmas - priskirti užduotį įjungta; „Outlook 2007“ ar naujesnėje versijoje spustelėkite mygtuką Paskirti užduotį[1].
   
2. Tada įveskite asmens, kuriam norite perduoti užduotį, el. Pašto adresą, parašykite trumpąją žinutę ir pakoreguokite terminą (kad dar turėtumėte laiko peržiūrėti rezultatą).
3. Įsitikinkite, kad turite dvi parinktis Išsaugoti atnaujintą šios užduoties kopiją mano užduočių sąraše ir Išsiųskite man būsenos ataskaitą, kai tik atliksite užduotį yra įjungtos. Priešingu atveju užduotis nebus rodoma jūsų užduočių planavimo priemonėje; be to, jums nebus automatiškai pranešta, kai užduotis bus atlikta.
4. Pateikite užduoties užklausą.

Bet kokiu atveju turėtumėte atlikti šiuos nustatymus

Kad perduotos užduotys visada būtų rodomos jūsų užduočių planavimo priemonėje ir jums būtų pranešta, kai užduotis bus atlikta, rekomenduoju suaktyvinti du „Outlook“ nustatymus. Tuomet ne visada turite atsiminti, kad deleguodami turite suaktyvinti ankstesnio skyriaus 3 veiksmo parinktis:

1. „Outlook“ iki 2007 m. Skambinate Įrankiai - Parinktys - Užduoties parinktys „Outlook 2010“ ir naujesnėse versijose Failas - Parinktys - Užduotys.
2. „Outlook“ iki 2007 m. Išjunkite dvi parinktis Atnaujinkite priskirtas užduotis užduočių sąraše ir Siųskite būsenos ataskaitą, kai atliktos priskirtos užduotys a.
   „Outlook 2010“ ir naujesnėse versijose įgalinkite šias parinktis:
   Atnaujinkite savo darbų sąrašą naudodami užduotis, kurias priskiriu kitiems žmonėms ir Siųskite būsenos ataskaitą, kai atliksiu priskirtą užduotį.
3. Uždarykite dialogus.

Taip užduočių planavimo priemonėje galite parodyti užbaigimo būseną

Veiklos sąraše (rodinys Paprastas sąrašas) stulpelio nėra % baigtakad nuomone Detalių sąrašas pasirodo. Jei dažnai perduodate gana plačias užduotis ir jūsų darbuotojai reguliariai dokumentuoja „Outlook“, kiek procentų užduočių jie jau atliko, rekomenduoju naudoti % baigta taip pat vaizde Paprastas sąrašas įterpti. Tai yra geresnis būdas nuolat atnaujinti save. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:

1. Užduočių planavimo priemonėje pasirinkite rodinį Paprastas sąrašas.
2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite vieną iš stulpelių antraščių, pavyzdžiui, Užduoties temair iškviesti komandą Lauko pasirinkimas ant.
3. Vilkite mygtuką % baigta iš dialogo lango, paspaudus kairįjį pelės mygtuką, iki eilutės su stulpelių antraštėmis. Pavyzdžiui, vilkite mygtuką, esantį už antraštės Dėl. Raudonos rodyklės rodo, kur mygtukas bus įterptas kaip nauja stulpelio antraštė. Kai tik paspausite mygtuką norimoje padėtyje, atleiskite pelės mygtuką.
4. Jei nenorite įterpti daugiau stulpelių, uždarykite dialogo langą Lauko pasirinkimas.