Ar vykdote užsakymus ar projektus pagal dirbtas valandas? O gal tiesiog norite sužinoti, kiek laiko praleidote konkrečiam projektui ar klientui?
Tada perkelkite duomenis iš „Outlook“ žurnalo arba kalendoriaus į „Excel“, kad tęstumėte skaičiavimą.
Ar atsiskaitymo duomenis paimsite iš kalendoriaus ar žurnalo, priklauso nuo to, kaip dirbate: jei savo kalendoriuje užblokuosite laiką, kurį dirbate konkrečiam klientui, atitinkamai susitardami, galite nukopijuoti šiuos duomenis iš kalendoriaus „Excel“. Jei vietoj to norite kiekvieną minutę įrašyti, kada ir kiek laiko dirbote klientui, žurnalas yra tinkamesnis. Tačiau darbo sesijos pradžioje ir pabaigoje turite vėl įjungti ir išjungti paties žurnalo laikmatį.
Parodykite žurnale praleistą laiką
„Outlook“ žurnale galima įrašyti, kiek laiko dirbote prie projekto ar kliento. Standartiniame nustatyme žurnale rodoma konkretaus kliento veikla, užfiksuota kontaktų dialogo lange, bet ne atitinkama trukmė. Tai galite pakeisti taip:
- Aplanke Kontaktai atidarykite kontaktą, kurio užduotis norite registruoti.
- Atidarykite skirtuką iki „Outlook 2003“ imtinai veiklą. Kita vertus, programoje „Outlook 2007/2010“ skambinate Kontaktai → Peržiūrėti → Veikla ant.
- Jei čia nėra stulpelio trukmės galima pamatyti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite nuoroda arba Aplanke ir iškviesti komandą Koreguoti dabartinį vaizdą ant.
- spustelėkite laukai.
- Pagal Pasirinkite galimus laukus pasirinkti Visos žurnalo sritys. Tada spustelėkite žemiau Galimi laukai ant trukmės ir aukštyn Pridėti prie.
- Uždarykite dialogus.
Įrašykite laiką, praleistą klientams
Kiek laiko dirbate klientui, „Outlook“ gali įrašyti taip:
- Atidarykite aplanką Kontaktai ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kontaktą, kuriam norite įrašyti dirbtas valandas.
- Iškvieskite komandą kontekstiniame meniu Naujas žurnalo įrašas kontaktams (iki „Outlook 2003“) arba Sukurti → Naujas žurnalo įrašas kontaktui („Outlook 2007“) arba Sukurti → Naujas žurnalo įrašas („Outlook 2010“).
- Įveskite trumpą temą („Outlook“ siūlo kliento vardą) ir pasirinkite įrašo tipą.
- spustelėkite Pradėkite laiką atitinkamai. Pradėkite laiką („Outlook 2007/2010“), kad paleistumėte laikmatį.
- Dabar darykite tai, už ką vėliau išrašysite sąskaitą savo klientui.
- Kai baigsite, sugrąžinkite žurnalo įrašą iš „Outlook“ į priekinį planą ir spustelėkite Sustabdykite laiką (atitinkamai. Sustabdykite laikmatį „Outlook 2010“).
- Išsaugokite ir uždarykite žurnalo įrašą.
- Kad jums nereikėtų rankiniu būdu pradėti registruoti kiekvienos užduoties, taip pat galite nurodyti „Outlook“ įrašyti tam tikrą konkretaus kontakto veiklą. Norėdami tai padaryti, paskambinkite komandai Priemonės → Parinktys ir spustelėkite Žurnalo parinktys. Pasirinkite kontaktą ir elementus, taip pat programų programas. Uždarykite dialogus.
