Sumažinkite „Excel“ darbaknygių dydį

Kaip sumažinti „Excel“ failų dydį ir ištrinti nereikalingą turinį

Vis didesnės laikmenos ir greitesnio ryšio metu failų dydžiai nebevaidina tokio vaidmens kaip prieš keletą metų. Nepaisant to, „Excel“ failus turėtumėte laikyti kuo mažesnius. Tada jie ne tik išsaugomi ir siunčiami greičiau, bet ir greičiau veikia.

Jei ilgą laiką redaguojate „Excel“ lenteles ir vėl ir vėl jas pridedate, jos greitai išauga iki tokio dydžio, kuris gali labai apriboti darbą su jomis.

Yra keletas būdų, kaip sumažinti skaičiavimo failo dydį. Čia pristatome svarbiausius. Prieš darydami ką nors, sukurkite savo darbaknygės atsarginę kopiją, kad neprarastumėte jokių duomenų, jei kažkas negerai.

1 patarimas: pašalinkite ląstelių perteklių

Iš esmės į failo dydį įtraukiamos tik faktiškai naudojamos ląstelės. Jei, pavyzdžiui, naudojote ląstelių diapazonus laikiniems skaičiavimams, jie vis tiek laikomi naudojamais. Tai taip pat taikoma, jei ištrynėte turinį.

Norėdami patikrinti, kurią sritį „Excel“ laiko naudojama, naudokite klavišų kombinaciją CTRL END. Tada „Excel“ pereina į apatinį dešinį naudojamos zonos kampą.

Jei apatinis dešinysis kampas yra toli žemiau ir (arba) dešinėje nuo faktiškai naudojamų langelių, turite ištrinti nereikalingas eilutes ar stulpelius. Norėdami tai padaryti, pažymėkite eilutes ir pašalinkite jas klavišų kombinacija CTRL MINUS. Tada pakartokite tai stulpeliams.

Pakartokite veiksmus, aprašytus visiems atitinkamos darbo knygos darbalapiams. Ištrynę uždarykite aplanką, išsaugokite pakeitimus ir vėl atidarykite. Naudodami CTRL END patikrinkite, ar ištrynimas buvo sėkmingas.

2 patarimas: ištrinkite nereikalingą formatavimą

Kai kuriuose sąrašuose yra daug tuščių eilučių - dar viena ekstremalių failų dydžių priežastis. Tai gali nutikti ypač importavus sąrašus iš kitų programų. Tai ne tik erzina, bet ir gali sukelti neteisingus tam tikrų vertinimų rezultatus. Yra keli būdai pašalinti tuščias eilutes iš savo sąrašų.

1 variantas: ištrinkite tuščias eilutes dialogo lange „Turinys“

Visose „Excel“ versijose naudokite CTRL G, kad atidarytumėte dialogo langą GO TO.

Spustelėkite TURINYS.

Tada pasirodo kitas dialogo langas. Pažymėkite tuščią parinktį.

Patvirtinkite savo apibrėžimą OK.

Visiškai ištrinkite tuščias ląsteles

Visos tuščios ląstelės dabar pažymėtos. Dabar galite visiškai ištrinti šiuos langelius be jokių problemų, kad pašalintumėte nereikalingą formatavimą ar kitus dalykus. Atlikite šiuos veiksmus:

„Excel 2007“ ar naujesnėje versijoje suaktyvinkite skirtuką PRADĖTI ir spustelėkite REDAGUOTI grupę DELETE, o tada DELETE ALL.

Jei naudojate „Excel 2003“ versiją (įskaitant versiją), iškvieskite komandą „Ištrinti“ meniu REDAGUOTI ir komandą „VISAS“ šakotame meniu.

Ištrynę uždarykite aplanką, išsaugokite pakeitimus ir vėl atidarykite.

Instrukcijos vaizdo įrašas: ištrinkite nereikalingą „Excel“ formatavimą

2 parinktis: ištrinkite tuščius langelius naudodami „Excel“ filtrą

1. Pirmiausia pasirinkite visą savo sąrašo duomenų sritį, įskaitant stulpelių antraštes.

2. Iškvieskite komandą DATA - FILTER - AUTOFILTER („Excel“ iki 2003 m. Versijos) arba DATA - FILTER („Excel“ iš 2007 m. Versijos).

3. Pirmoje sąrašo eilutėje bus pateiktos mažos filtro parinkčių sąrašo rodyklės.

   

4. Taigi „Excel“ filtruoja sąrašą. Spustelėkite pelę ant stulpelio, kuriame norite ieškoti tuščių langelių, sąrašo rodyklės.

5. Dabar galite pasirinkti įrašą (EMPTY) naudodami filtro kriterijus. „Excel 2003“ tai rasite kaip atskirą filtravimo tašką. Jei naudojate „Excel 2007“ ir „2010“, įrašą (EMPTY) rasite SELECT ALL.

6. Spustelėkite Gerai.

Jei reikia, pakartokite tai kituose stulpeliuose, kol matysite tik tuščius duomenų įrašus (ir atitinkamus pagalbinio stulpelio numerius).

Dabar paryškinkite šiuos įrašus ir paspauskite DELETE klavišą, kad juos ištrintumėte. Pažymėkite langelius patys ir nepažymėkite naudodami eilutės numerius koordinačių stulpelyje.

Tada galite naudoti (ALL) parinktį AutoFilter sąraše, kad būtų rodomas visas sąrašas su tuščiomis eilutėmis. Ištrynę atkurkite pradinę įrašų tvarką, vėl surūšiuodami sąrašą pagal pagalbinio stulpelio numerius.

Jei trukdote įjungtiems filtrams, galite juos vėl išjungti naudodami DATA - FILTER - AUTOFILTER.

3 patarimas: importuokite ir eksportuokite makrokomandas

Trečia didelių lentelių priežastis gali būti jose esančios makrokomandos. Turėtumėte pašalinti tuos, kurių nereikia, eksportuoti visus kitus ir vėl juos importuoti. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:

Skambinkite „Visual Basic“ redaktoriui naudodami klavišų kombinaciją ALT F11. Ten rasite „Project Explorer“, kurį galite pamatyti paveikslėlyje.

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite makrokomandas vieną po kitos ir pasirinkite komandą REMOVE. Patvirtinkite eksporto užklausą paspausdami Gerai.

Kai visos makrokomandos pašalinamos ir eksportuojamos, grįžkite į „Excel“, uždarykite failą, išsaugokite pakeitimus ir vėl atidarykite.

Tada dar kartą iškvieskite „Visual Basic“ redaktorių naudodami ALT F11. „Project Explorer“ pasirinkite dabartinio aplanko projektą. Meniu FILE iškvieskite komandą IMPORT FILE ir vieną po kitos importuokite visas reikalingas makrokomandas.

4 patarimas: sumažinkite suvestinių lentelių failo dydį

Suvestinė lentelė gali žymiai padidinti failo dydį. Taip yra todėl, kad šaltinio duomenys, kuriais grindžiama suvestinė lentelė, taip pat nukopijuojami į atskirą paslėptą atmintį, vadinamąją „suvestinę talpyklą“. Galiausiai suvestinė lentelė pasiekia šią suvestinę talpyklą, o ne faktinius šaltinio duomenis.

Todėl visada turite spustelėti mygtuką „Atnaujinti“, kad atnaujintumėte suvestinę lentelę, jei kas nors pasikeitė šaltinio duomenyse. Kadangi tai yra vienintelis būdas atnaujinti suvestinę talpyklą. Praktiškai tai galite naudoti norėdami sumažinti suvestinių lentelių failo dydį.

Sumažinkite suvestinių lentelių failo dydį

Pivot lentelėse yra nustatymas, kuris išvalo suvestinės talpyklą išsaugojus failą. Paveiktinė lentelė išsaugoma.

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite suvestinę lentelę ir kontekstiniame meniu pasirinkite įrašą „Pivot Table Options“.

Atidarykite skirtuką „Duomenys“ ir panaikinkite žymėjimą „Išsaugoti šaltinio duomenis su failu“. Norėdami tai padaryti, pažymėkite langelį šalia „Atnaujinti atidarant failą.

Dabar sukamoji talpykla ištrinama, kai failas išsaugomas - faktinė duomenų lentelė, žinoma, išsaugoma.

Failo dydis yra žymiai sumažintas ir beveik pasiekia failo dydį be suvestinės lentelės.

5 patarimas: sumažinkite arba ištrinkite grafiką ir vaizdus

Fono paveikslėliai, logotipai ar įterpti vaizdai dažnai nereikalingi ir užima daug vietos. Todėl neįtraukite į lentelę fono paveikslėlių. Įdėkite įmonės logotipą tik vienoje pusėje. Neįterpkite pradinio dydžio vaizdų, o mažinkite. „Excel“ siūlo tokią funkciją: spustelėkite paveikslėlį. Meniu elemento „Formatas“ grupėje „Koreguoti“ yra funkcija „Suspausti vaizdus“.

6 patarimas: pašalinkite nereikalingas formules

Daugelis sudėtingų formulių taip pat turi įtakos „Excel“ failo dydžiui. Taigi pabandykite pašalinti nepageidaujamas formules iš „Excel“ darbaknygės. Yra atvejų, kai turite duomenų rinkinį ir jums nereikia joje esančių formulių, geriau šias formules pakeisti reikšmėmis. Norėdami tai padaryti, vadovaukitės toliau pateiktomis instrukcijomis:

1. Atidarykite „Excel“ failą ir paspauskite „Ctrl“ + A, kad pasirinktumėte visą darbalapį / duomenų rinkinį. Tada paspauskite klavišą F5.

2. Atidarykite parinktį Eiti į ir spustelėkite „Specialus“.

3. Pasirinkite formules ir spustelėkite Gerai, dabar pasirinkote visas ląsteles, kuriose yra formulė.

4. Tada konvertuokite pasirinktas formules į reikšmes: Norėdami nukopijuoti pasirinktas ląsteles, paspauskite klavišų kombinaciją Ctrl + C.

5. Tada spustelėkite skirtuką Pagrindinis ir grupėje Iškarpinė spustelėkite Įklijuoti.

6. Tada spustelėkite piktogramą Įterpti vertę. Visos ląstelės su formulėmis dabar konvertuojamos į reikšmes.

7 patarimas: konvertuokite failo tipą į dvejetainį formatą (XLSB)

Norint atlikti išsamius skaičiavimus, rekomenduojama išsaugoti .xlsb formatu. Tai išsaugo failą dvejetainiu. Jis bus žymiai mažesnis, o prieiga bus greitesnė. Paprastai tai nesukels jums jokių nepatogumų. Norint atlikti vidinį programavimą ir specialias programas, rekomenduojama atlikti išsamų bandymą.

DUK: Sumažinkite „Excel“ darbaknygių failo dydį

1. Kodėl mano „Excel“ failas toks didelis?

Iš esmės darbalapis, kuriame yra daugiau nei 100 000 eilučių ir daug stulpelių, reikalauja daug atminties. Kuo daugiau duomenų ir grafikos įterpsite į „Excel“ skaičiuoklę, tuo didesnis ir lėtesnis failas laikui bėgant taps. Todėl patikrinkite, ar negalite šiek tiek sumažinti įterptų vaizdų pikselių skaičiaus, ar tikrai jų reikia. „Pivot“ lentelės ir netinkamas formatavimas taip pat gali padidinti failo dydį.

2. Kaip sumažinti grafikų dydį „Excel“?

Pažymėkite įterptą grafiką lentelėje pelės paspaudimu, kad „Excel 2010“ ir „Excel 2007“ meniu juostoje būtų rodomas skirtukas „Vaizdo įrankiai“. Naudojant „Excel 2003“, pasirodo įrankių juosta „Grafika“. Dabar spustelėkite piktogramą „Suspausti vaizdus“.

3. Kaip galiu suspausti „Excel“ failą?

Galite lengvai suspausti „Excel“ failą naudodami parinktį „Zip File“. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite „Excel“ failą, kurį norite suspausti. Dabar spustelėkite parinktį Siųsti į, tada pasirinkite parinktį „Suspaustas aplankas“.