Turinys
Automatinį archyvavimą galima konfigūruoti atskirai. Pirmiausia nustatykite standartinius nustatymus: kaip dažnai archyvuojami, kokie „seni“ turi būti duomenys, kad juos būtų galima archyvuoti, kokiame faile duomenys turėtų būti saugomi
Standartinius archyvavimo funkcijos nustatymus galite apibrėžti taip:
- „Outlook“ iki 2007 m. Versijos iškvieskite komandą EXTRAS >> OPTIONS ir atidarykite registrą DAUGIAU. „Outlook 2010“ iškvieskite komandą FILE >> OPTIONS ir atidarykite skirtuką IŠPLĖSTINIS.
- „Outlook“ iki 2007 m. Spustelėkite mygtuką AUTOARCHIVE, „Outlook 2010“ - AUTOARCHIVE SETTINGS. Archyvavimo nustatymai galioja visiems „Outlook“ moduliams, nebent juos pakeisite atskiriems moduliams ar aplankams.
- Suaktyvinkite parinktį AUTOARCHIVE EVERY X DAYS ir nurodykite intervalą, per kurį reikia archyvuoti.
- Jei jums erzina, kad reikia patvirtinti kiekvieno archyvavimo proceso dialogo langą, išjunkite parinktį PRADĖTI AUTOARCHIVINGĄ PO PATVIRTINIMO.
- Jei el. Laiškus, kurių jums nebereikia, „Outlook“ pažymėjote kaip pasibaigusius ir nenorite jų archyvuoti, suaktyvinkite parinktį Ištrinti pasibaigusius elementus (tik el. Pašto aplankas).
- Bet kokiu atveju suaktyvinkite parinktį ARCHYVUOTI ARBA IŠTRINTI SENUS ELEMENTUS.
- Jei suaktyvinsite parinktį RODYTI ARCHYVO APLANKĄ APLANKŲ SĄRAŠE, po archyvavimo „Outlook“ automatiškai atidarys archyvo failą ir parodys jį aplankų sąraše. Tai reiškia, kad jūs galite ir toliau nedelsiant pasiekti archyvuotus duomenis, tačiau tuomet turite atsisakyti paslaugų teikimo spartos pranašumo.
- Lauke Ištrinti elementus, jei jie yra senesni, nurodykite, kokio amžiaus turi būti duomenys, kad jie būtų perkelti į archyvą (arba visiškai ištrinti).
- Jei duomenys turi būti perkelti į archyvą, suaktyvinkite parinktį PERKELTI SENUS ELEMENTUS Į ir pasirinkite norimą aplanką naudodami SEARCH arba laukelyje šalia mygtuko įveskite naujo archyvo failo, kurį turėtų sukurti „Outlook“, pavadinimą.
- Jei norite negrįžtamai ištrinti senus duomenis, suaktyvinkite parinktį PAGALIAU IŠTRINTI SENUS ELEMENTUS. Kad visi seni elementai būtų nedelsiant pašalinti, spustelėkite TAIKYTI NUSTATYMUS VISIEMS APLANKOMS - tačiau atminkite, kad to negalima anuliuoti.
- Uždarykite dialogus.
Individualūs atskirų modulių nustatymai
Darant prielaidą, kad kaip standartinį nustatymą nurodėte, kad elementai turėtų būti perkelti į archyvą po vienerių metų, tačiau vis tiek norite, kad susitikimų kalendoriuje būtų buvę ankstesnių metų susitikimai. Tada pakoreguokite kalendoriaus nustatymus:
- Atidarykite kalendorių.
- Skiltyje MANO KALENDORAS dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite KALENDORIUS ir iškvieskite komandą SAVYBĖS. Pavyzdyje kalendorius nėra archyvuojamas.
- Atidarykite skirtuką AUTOARCHIVE.
- Jei nenorite archyvuoti kalendoriaus, suaktyvinkite parinktį NE ARCHYVUOTI ŠIAME APLANKE esančių elementų ir tęskite nuo 6 veiksmo. Jei norite naudoti ne numatytuosius nustatymus, suaktyvinkite parinktį NAUDOTI ŠIO APLANKOS NUOSTATUS.
- Koreguokite nustatymus, pavyzdžiui, archyvuojamų elementų amžių, arba nurodykite kitą archyvo failą.
- Uždarykite dialogo langą.
Individualūs atskirų aplankų, susitikimų įrašų ar el. Laiškų nustatymai
„Outlook“ suteikia galimybę išskirti šiuos elementus iš automatinio archyvavimo. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:
- Atidarykite norimą elementą, pavyzdžiui, svarbų el. Laišką arba susitikimo įrašą.
- Pašto, susitikimo ar užduoties lange iškvieskite komandą „Failas, ypatybės“.
- Įjunkite parinktį „Nėra šio elemento automatinio archyvavimo“ ir uždarykite dialogo langą.
