Atlikę šiuos veiksmus, galite greitai parašyti „Outlook“ el
Laiškų rašymas yra daugelio žmonių kasdienio gyvenimo dalis. Jau tapo įprasta rengti asmeninius ar verslo el. Laiškus, nes el. Pašto komunikacijos nauda akivaizdi. Visų pirma, greitis, kuriuo pranešimas pasiekia gavėją, yra sunkiai įveikiamas. Be žinomų pasiuntinių paslaugų, tokių kaip „WhatsApp“ ar „Telegram“, el. Paštas vis dar yra viena svarbiausių ir labiausiai priimtų tarptautinių ryšių priemonių.
Taip yra ir dėl to, kad kuriant el. Laišką dedamos mažai pastangų. Beveik kiekvienas šiuo metu turi savo el. Žinomiausia el. Pašto komunikacijos programa yra „Microsoft Outlook“. Tiek mokama versija, skirta „Windows“ kompiuteriams, tiek nemokama planšetinių kompiuterių ir išmaniųjų telefonų versija, ja kasdien naudojasi milijonai vartotojų. Be įprasto el. Laiškų rašymo, „Outlook“ pranešimus taip pat galima sukurti naudojant šabloną. Taip pat galima išsaugoti teksto modulius ir įterpti juos į el. Laiškus, siekiant efektyviau kurti el. Laiškus.
Vaizdo įrašo pamoka: kaip rašyti ir siųsti el. Laišką „Outlook“
Laiško kūrimas „Outlook“ - taip jis veikia
Jei norite rašyti el. Laišką naudodami „Microsoft Outlook“, pirmame žingsnyje eikite į skirtuką „Pradėti“. Viršutinėje skirtuko „Pradėti“ meniu srityje po mygtuku „Naujas“ rasite mygtuką „Naujas“. Naujas “mygtukas.
Spustelėjus lauką „Naujas el. Paštas“, atsidarys naujas langas. Pranešimų lange galite parašyti ir išsiųsti naują laišką.
Jei norite parašyti pranešimą kitame blanke, vietoj „Naujas el. Paštas“ pasirinkite mygtuką „Nauji daiktai“.
Parinktyje „El. Laiškas su> Kiti raštinės reikmenys“ galite atidaryti ir išsaugoti kitą raštinės reikmenį kaip pašto foną.
Pasirinkimo laukai „Nuo“, „Iki“, „Cc“ ir „Bcc“ bei tema yra būtini norint sukurti naują pranešimą. Už atskirų laukų ir santrumpų paslėpta ši reikšmė:
|
laukas |
reikšmę |
|
nuo |
Lauke „Nuo“ įveskite el. Pašto paskyrą, iš kurios turėtų būti išsiųstas jūsų pranešimas. Jei „Outlook“ valdote kelias paskyras, galite pasirinkti, iš kurios paskyros el. Laiškas bus siunčiamas. |
|
At |
Lauko „Kam“ lauke turi būti įvestas gavėjo el. Pašto adresas. Vardų tvarka renkantis el. Pašto adresus gali būti rodoma abėcėlės tvarka lauke „Kam“. Patarimas: „Microsoft Outlook“ įrašo visus įvestus el. Pašto adresus į vadinamąjį automatinio užbaigimo sąrašą. Iš saugomos informacijos programinė įranga siūlo tinkamus adresus, kai juos įvedate. Nemokami įrankiai gali padėti redaguoti automatinio pildymo sąrašą. |
|
Cc |
Santrumpa „Cc“ pažodžiui reiškia „anglies kopija“ ir reiškia kopiją vokiečių kalba. Jei gavėjas gauna pranešimą kopijoje, paaiškėja, kad jis nėra pagrindinis gavėjas. |
|
Bcc |
Laukas „Bcc“ pažodžiui reiškia „akla kopija“. Anglų kalbos terminą galima išversti kaip „paslėpta arba nematoma kopija“. Jei lauke Bcc (Bcc) įvestas el. Pašto adresas, kiti pranešimo gavėjai nemato, kam el. Laiškas buvo išsiųstas. Jei norite retrospektyviai sužinoti, kurie adresatai gavo iš jūsų el. Laišką naudojant „Bcc“, eikite į el. Pašto ypatybių pasirinkimo lauką „Išsami informacija“. |
|
nuoroda |
Laiško tema rodo pranešimo temą arba „raudoną giją“. Gera forma užpildyti lauką „Tema“ suprantama antrašte. Jei pranešime nėra įvesta tema, laiškas gali būti identifikuotas ir gavėjo šiukšlių filtras surūšiuotas kaip šlamštas. Turėdami suprantamą identifikatorių arba temos santrumpą, galite parodyti gavėjui pranešimo svarbą. Santrumpos rodo, kad tai yra tik informacinis laiškas, užklausa ar užsakymas. |
Be minėtų laukų, kurie yra būtini siunčiant pranešimą, kiekvienam el.
Tai galima įvesti atskirai pranešimo teksto lauke. Spustelėjus teksto lauką, žymeklis pasirodo pirmoje ekrano eilutėje. Dėl to el. Laiškas gali būti specialiai sudarytas iš teksto ar kitų stiliaus elementų. Skirtuke Pranešimas pateikiamos šios formatavimo parinktys:
Nukopijuokite vaizdus ir tekstą iš iškarpinės
Galite nukopijuoti elementus, tekstą ar vaizdus iš mainų srities ir tuo pačiu pasirinkti kopijuoti teksto formatą, pavyzdžiui, šriftą, į savo el. Paveikslėlius ir grafiką galima įterpti į tekstą arba pridėti prie el. Laiško kaip priedą. Jei paveikslėlis yra per didelis ir failo dydis yra keli megabaitai, galite sumažinti failo dydį programoje „Outlook“. Tai veikia pažymint įterpiamą vaizdą ir redaguojant vaizdo priedus skirtuko „Informacija“ skirtuke „Failas“. Spustelėjus pasirinkimo lauką „Siunčiant pranešimą sureguliuokite didelių vaizdų dydį“, failas automatiškai sumažėja.
Į el. Laiškus įterpkite priminimus gavėjams ir teisingai cituokite
Skirtuko „Pranešimas“ komanda „Žymėti gavėjams“ yra tinkamas įrankis, kurį galite naudoti norėdami automatiškai priminti gavėjams, kad jie jums atsakytų. Ši procedūra išsaugo vieną ar daugiau priminimo el. Laiškų.
Vietoj to, kad atsakydami ir pridedant turinį visą citatą rašytumėte kiekvieną el. Laišką, „Outlook“ galite nustatyti, kad būtų pridėtas tik paskutinis el. Šis el. Laiškų siuntimo būdas daugeliu atvejų yra efektyvesnis ir padeda išsiaiškinti dalykus.
Iš anksto nustatytą santrumpą „FW:“, kuri el. Pašto komunikacijoje reiškia „Persiųsti“, galima pakeisti, o originalų tekstą galima atpažinti, pavyzdžiui, įtraukiant arba naudojant specialius simbolius.
Meniu „Tekstas“ - komandų centras individualiam formatavimui
Jei teksto lauke įvesite asmeninį tekstą, meniu „Tekstas“ rasite įvairių mygtukų tekstui formatuoti. Be to, kad tekstas rodomas paryškintu, kursyvu ir pabrauktas, galite įterpti ir taškų. Taip pat galite nuspręsti, ar jūsų tekstas turi būti centre, dešinėje, pateisinamas, ar kairysis ir kokia spalva ir šriftas turėtų būti naudojami. Jei „Outlook“ ištrina eilutės lūžius paprasto teksto el. Laiškuose be HTML formato, nustatymų pakeitimas padės išspręsti šią problemą.
Meniu „Įterpti“ - prie pranešimų pridėkite priedus ir vizitines korteles
Meniu „Įterpti“ galite pridėti failą ar elementą kaip priedą prie savo el. Taip pat galite siųsti gautus el. Laiškus kaip failo priedą. Tai gali būti labai svarbu siunčiant el. Paštu verslo dokumentus PDF formatu arba svarbius brėžinius.
Jei norite užtikrinti, kad kiekvienas asmuo, su kuriuo susirašinėjate el. Paštu, turėtų jūsų dabartinius kontaktinius duomenis, galite tai automatiškai pridėti prie kiekvieno el. Laiško skaitmeninės vizitinės kortelės („vCard“) forma ir išsiųsti kartu. Be to, turite galimybę valdyti savo parašus meniu „Įterpti“. Parašas yra teksto dalis laiško pabaigoje, kurioje yra informacijos apie siuntėją. Parašus verslo el. Laiškuose reikalauja įstatymai.
Jei taip pat norite įterpti dabartinę datą į el. Laišką, galite ją įterpti naudodami sparčiuosius klavišus ALT + SHIFT + D.
Laiško tinkamumo žymėjimas ir nustatymas
„Microsoft Outlook“ galima pažymėti atskirus pranešimus aktualumo pastaba. Labai svarbūs el. Laiškai gavėjui rodomi atskirai. Nepaisant šio identifikatoriaus, nėra jokios garantijos, kad taip pažymėtus el. Laiškus adresatas apdoros greičiau. Dėl šios priežasties ginčijamasi, ar žymėjimas „labai svarbus“ yra prasmingas, ar asmeninis raginimas užduoti svarbų laiko klausimą yra produktyvesnis.
Rašyba ir skyryba - profesionalūs tekstų rašymo įrankiai
Be skirtukų „Pranešimas“ skirtukų, skirtukuose „Įterpti“ ir „Formatuoti tekstą“ pateikiamos papildomos pranešimo suasmeninimo parinktys.
Rašant tekstą taip pat svarbu, kad teksto rašyba ir skyryba būtų profesionalūs. Išraiškos ar kablelio klaidos blaško dėmesį ir daro neigiamą poveikį gavėjui. Dėl šios priežasties tekstą galite automatiškai patikrinti skirtuke „Tikrinti“, esantį meniu elemento „Rašyba ir gramatika“.
Jei norite, kad šią temą be teksto įtrauktų ir rašybos tikrinimo taisymas, turite tai nurodyti „Outlook“ nustatymuose.
Senesnėms „Outlook“ versijoms „Duden“ taisymas buvo prieinamas kaip profesionali taisymo programa kaip alternatyva integruotam rašybos tikrintuvui.
Skirtuke „Peržiūra“ taip pat siūloma tekstą perskaityti arba išversti kompiuteriu. Tezauras padeda rasti prasmingų nereikalingų žodžių ir terminų sinonimų.
Siųskite el. Laiškus gavėjams naudodami mygtuką „Siųsti“
Visiškai parašę ir patikrinę savo pranešimo tekstą, turite jį išsiųsti paskutiniame veiksme. Tai daroma teksto lange spustelėjus laukelį „Siųsti“. Jei nesate tikri, ar pranešimas turėtų būti išsiųstas šiuo metu, galite suaktyvinti automatinio išsaugojimo funkciją.
Paspaudus lauką „Siųsti“ neįjungus automatinio išsaugojimo funkcijos, jūsų pranešimas per kelias sekundes bus gavėjo gautuosiuose.
Patarimas:
Gali atsitikti taip, kad el. Laiškas nepasiekia gavėjo po jo išsiuntimo. Daugeliu atvejų iš paslaugų teikėjo gausite klaidos pranešimą. Tokiu atveju visos ankstesnės ir dabartinės „Microsoft Outlook“ versijos turi galimybę pakartotinai išsiųsti el. Laišką tik keliais veiksmais. Tai veikia spustelėjus mygtuką „Siųsti šį pranešimą“ skirtuke „Pranešimas“.
Jei el. Laiškai nesiunčiami, kai esate užsienyje, tai gali būti dėl neteisingų paskyros nustatymų. Tokiu atveju naudinga patikrinti nustatymus ir SMTP prievadą.
santrauka
Ilgai dirbantiems „Microsoft Outlook“ vartotojams ir nepatyrusiems vartotojams lengva parašyti el. Laišką naudojant „Microsoft Outlook“ ir išsiųsti jį gavėjui. Skirtuke „Pagrindinis“ mygtukas „Naujas el. Paštas“ veda į naujo pranešimo teksto langą. Tai galima individualiai suformatuoti ir profesionalizuoti naudojant nuorodas, vaizdus ir parašą. Papildomi skirtukai ir parinktys garantuoja, kad el. Laiškai gali būti specialiai sudaryti ir perduoti bet kuriuo metu. Tokiu būdu galimas kompetentingas bendravimas el. Paštu tiek profesinėje, tiek privačioje aplinkoje.
