Suasmeninkite „Outlook“ - patarimai ir nustatymai

Galite naudoti šiuos patarimus, kad suasmenintumėte „Outlook“

Kaip programinės įrangos vartotojas, būtina nustatyti asmeninius nustatymus ir nuolat suasmeninti programą. Tai taikoma „Microsoft Outlook“ ir kitoms programoms, kurios reguliariai naudojamos profesionalioje ar privačioje aplinkoje.

Konkretūs „Outlook“ nustatymai yra svarbūs, kad visada būtų galima matyti, kas parašė el. Laišką ir iš kurio įrenginio jis buvo išsiųstas. Be to, kiekvienas „Outlook“ vartotojas nori turėti galimybę efektyviai ir funkcionaliai naudotis programa.

Pagrindinis „Microsoft Outlook“ darbalaukio versijos personalizavimas prasideda nuo diegimo. Norint naudotis „Outlook“ reikalinga „Microsoft“ paskyra. Pradinio diegimo metu „Microsoft Outlook“ turi būti prijungta prie „Microsoft“ paskyros. Nustatymus bet kuriuo metu galite peržiūrėti ir pakeisti, eidami į skirtuką „Failas“ ir spustelėdami meniu punktą „Biuro paskyra“.

Mobilioji „Microsoft Outlook“ planšetiniams kompiuteriams ar išmaniesiems telefonams versija yra nemokama ir jos nereikia suasmeninti „Office“ paskyros atžvilgiu.

Suasmeninkite „Outlook“ - praktinės galimybės, taupančios laiką

Be „Office“ paskyros, kurios nėra darbalaukio versijoje, yra ir kitų „Microsoft Outlook“ pritaikymo parinkčių. Galite pritaikyti šias parinktis ir funkcijas, kad suasmenintumėte programinę įrangą, atsižvelgdami į inicialus, vardą ir kitus nustatymus. Be pagrindinio skaitymo srities ar nuorodų darbalaukyje rodinio, yra daugybė kitų funkcijų ir parinkčių.

Pavyzdžiui, galite pasirinkti, kad gautieji ir kalendorius būtų rodomi vienu metu. Jei dirbate daug valandų per dieną su „Outlook“ ir naudojate didelį didelės skiriamosios gebos monitorių, gali būti prasminga du „Outlook“ langus atidaryti vienas šalia kito. Tokiu būdu tekstas geriau vaizduojamas ir atsiejamas nuo kitų funkcijų. Pavyzdžiui, kitame lauke galite atidaryti kalendorių, adresų knygą ir gautuosius. Šis vaizdo suasmeninimas suteikia jums geresnę apžvalgą ir leidžia efektyviau dirbti.

Panaši situacija ir su standartiniu priedų aplanku. „Windows 10“ atsisiuntimo aplankas paprastai siūlomas kaip numatytasis aplankas.

Suasmeninkite įrankių juostas ir nuorodas - taip tai veikia

Standartiškai „Outlook“ yra dvi įrankių juostos su mygtukais, skirtomis svarbioms funkcijoms atlikti:

• Standartinė įrankių juosta.
• Išplėstinė įrankių juosta.

Standartinės įrankių juostos sudėtis priklauso nuo atitinkamo „Outlook“ modulio. Kaip ir visose kitose „Office“ programose, ją galima suasmeninti į įrankių juostas pridėjus papildomų meniu komandų mygtukų. Iš esmės galite pritaikyti kiekvieną „Outlook“ įrankių juostą ir pritaikyti ją savo poreikiams. Tai naudinga norint efektyviau ir tiksliau dirbti.

Panaši situacija ir naudojant sparčiuosius klavišus, kuriuos galite įterpti į „Windows“ darbalaukį arba meniu Pradėti, kad paleistumėte konkretų „Outlook“ modulį. Vartotojai, dirbantys su keliais „Outlook“ profiliais, gali naudoti komandų eilutėje esančią komandą, kad nuspręstų, su kokiu profiliu reikia pradėti „Outlook“. Jei norite dažniau iškviesti „Outlook“ naudodami tuos pačius pradžios parametrus, patartina darbalaukyje nustatyti atitinkamą nuorodą.

Skirtukas „Failas“: suasmeninkite automatinius atsakymus ir ramiai atostogaukite

„Outlook“ asistentas ne biure yra svarbus sklandžiam bendravimui. Jei per nustatytą laiką negalite siųsti ar gauti jokių pranešimų, funkcija „automatiniai atsakymai“ yra tikslinga ir veiksminga. Jei gausite el. Laišką, siuntėjas bus automatiškai informuotas, kiek laiko nebūsite pasiekiamas ir kas jus pakeis. Suasmeninta „automatinių atsakymų“ funkcija garantuoja, kad klientai, suinteresuotos šalys ar kolegos visada bus informuojami apie neatvykimą, pavyzdžiui, dėl atostogų.

Suasmeninti šriftus „Outlook“ nėra sunku

Viena iš populiariausių „Outlook“ pritaikymo parinkčių yra numatytųjų šriftų pritaikymas. Kiekvienas žmogus turi skirtingus norus dėl savo pranešimų išvaizdos. Dėl šios priežasties prasminga suasmeninti šriftus ar kitus stilistinius įrenginius. Įgyvendinti pakeitimus nėra sunku. Jei dirbate be šablono, šriftą galima lengvai koreguoti meniu „Tekstas“ skirtuke „Pranešimas“.

Jei naudojami formatų šablonai, šabloną reikia pakeisti vieną kartą. Be to, priklausomai nuo naudojamos „Outlook“ versijos, šablonų šrifto keitimui yra skirtingos meniu parinktys.

Patarimas:

Priklausomai nuo nustatymo, el. Laiškus gausite paprastu tekstu arba html formatu. Jei norite greitai pereiti prie HTML formato, kad peržiūrėtumėte išsamią el. Laiško informaciją, tai galite padaryti naudodami sparčiuosius klavišus ALT + SHIFT + H.

Suasmeninkite „Outlook“ rodinio nustatymus - nustatykite „Outlook“ taip, kaip norite

Be standartinio „Outlook“ rodinio, turite ir kitų praktinių ekrano padalijimo ir laiškų rodymo parinkčių. Pavyzdžiui, „Outlook“ peržiūros langas siūlo unikalią parinktį. Gautuosiuose pasirinktų el. Laiškų turinys čia pateikiamas kompaktiškai, jums nereikia atidaryti el. Laiško dukart spustelėjus.

Tinkintus rodinius bet kuriuo metu galima iš naujo nustatyti „Outlook“. Tai galima padaryti rankiniu būdu arba naudojant „Windows“ komandą. Tuo pačiu metu peržiūros langą galite išdėstyti atskirai ir, pavyzdžiui, rodyti jį dešinėje arba po pranešimų sąrašu.

Nepaisant patogios peržiūros per peržiūros langą, kai kurie vartotojai iš esmės nusprendė išjungti „Outlook“ peržiūrą. To priežastis yra rizika, kad virusas ar kenkėjiška programa automatiškai užvaldys jūsų sistemą prieš atidarant kenkėjišką laišką. Jei norite būti saugūs, galite išjungti peržiūros langą, neleisti įkelti išorinių vaizdų ir turinio arba leisti HTML el. Laiškus rodyti tik paprasto teksto formatu.

Naudokite paruoštas rodinio parinktis ir koreguokite naršymo sritį - taip ji veikia

Pirmųjų „Outlook“ versijų vartotojai įvertino daugybę paruoštų peržiūros parinkčių, kurių nebėra „Outlook 2010“ ar dabartinėje „Outlook 365“ versijoje. Pvz., Galite rodyti tik neskaitytus pranešimus dabartiniame aplanke. Taip pat buvo naudinga apriboti rodymo laikotarpį ir, pavyzdžiui, pirmiausia rodyti paskutinių septynių dienų el. Laiškus. Nepaisant to, kad naujesnėse versijose nėra išankstinių nustatymų, mėgstamus rodinius galima apibrėžti ir išsaugoti „Outlook 2010“ ir naujesnėse versijose.

Iš esmės taip pat patartina pritaikyti „Outlook“ naršymo sritį prie jūsų asmeninio darbo būdo. Be kitų dalykų, galite rodyti ir slėpti naršymo juostą, naudoti sparčiuosius klavišus, kad greitai perjungtumėte į kitą meniu arba nurodytumėte kitą pradžios aplanką. Kaip ir gautuosiuose, taip pat galite įjungti užrašų skaitymo sritį. Tokiu atveju „Outlook“ rodo šiuo metu pasirinkto užrašo turinį apatinėje lango pusėje.

Nustatykite kalendorių, užduotis ir susitikimų funkcijas pagal savo poreikius

Taip pat galite suasmeninti kalendorių „Outlook“ ir, be kita ko, nustatyti susitikimų žymėjimo spalvų kategorijų tvarką. Norėdami sukurti susitikimą, pasitarimų dialogo lange spustelėkite laukelį „Etiketė“ ir pasirinkite tinkamą spalvą. Susitikimų užklausas galite automatiškai ištrinti iš gautųjų, kai tik į jas atsakysite. Ši parinktis įjungta pagal numatytuosius nustatymus „Outlook“ ir gali būti išjungta arba suaktyvinta.

Bet kokiu atveju turėtumėte išplėsti nuorodą į failų sistemą naršymo juostoje. Naudodami naudingas nuorodas galite integruoti standžiojo disko aplankus arba failus, kurių reikia reguliariai. Naudodami šiuos sparčiuosius klavišus galite tvariai suasmeninti „Outlook“.

Nustatykite „Outlook“ automatizavimo taisykles

„Outlook“ siūlo galimybę naudoti taisykles ir makrokomandas „Outlook“ automatizuoti. Taisyklės turėtų būti pritaikytos „Outlook“. Visas „Outlook“ taisykles galite apibrėžti meniu elemento „Taisyklės ir pranešimai“ skirtuke „Failas“.

Įgalinkite „Outlook“ darbalaukio pranešimus

Jei norite būti informuotas apie gaunamus el. Laiškus iš „Outlook“, galite tiesiog suaktyvinti darbalaukio pranešimą. Kaip tai padaryti:

1. „Outlook“ iki 2007 m. Versijos iškviečiate komandą „Įrankiai, taisyklės ir pranešimai“. „Outlook 2010“ eikite į „Tvarkyti failus, taisykles ir pranešimus“.

2. Pasirinkite taisyklę ir spustelėkite „Keisti taisyklę“, tada - „Redaguoti taisyklės nustatymus“.

3. Spustelėkite „Kitas“, kad pereitumėte į dialogo langą, kuriame galite pasirinkti veiksmus.

4. Čia įjungiate parinktį „Rodyti darbalaukio pranešimą“ (taip pat „Netaikyti jokių kitų taisyklių“, jei ši parinktis dar nėra suaktyvinta).

5. Tada spustelėkite „Baigti“.

Taisyklės yra suasmenintos, nes jos vykdomos tik jūsų nurodymu, o ne automatiškai. Jei norite paleisti taisykles rankiniu būdu, „Pranešimų taisyklėse“ pašalinkite varnelę prieš taisyklės pavadinimą.

Taip pat galite naudoti taisykles automatiškai rūšiuoti gautuosius. Tokiu atveju laiškai, atitinkantys tam tikrus kriterijus, priskiriami iš anksto apibrėžtoms kategorijoms. Automatinis archyvavimas yra viena iš svarbiausių taisyklėmis pagrįstų „Outlook“ funkcijų. Iš esmės jis gali būti specialiai pritaikytas. Jei reikia, archyvų pavadinimai gali būti pakeisti, kad būtų išvengta pertekliaus ir būtų išlaikyta apžvalga. Makrokomandas taip pat galima paleisti automatiškai perkelti el. Laišką, kuriame yra iš anksto nustatytas raktinis žodis.

Išlaikykite aiškumą programoje „Outlook“ - kaip tai paprasta

Be to, galite pasirinkti atskirų „Outlook“ modulių, pvz., El. Laiškų ar atskirų aplankų, esančių gautuosiuose, nustatymus, kurie skiriasi nuo standartinių nustatymų. Pvz., Įdomi funkcija „Žurnalas“. Naudodami žurnalo funkciją, galite sekti tokius elementus kaip el. Laiškai ar susitikimai programoje „Microsoft Outlook“. Taip pat galite sekti kitus „Microsoft Office“ failus, pvz., „Word“ dokumentus. Nepaisant pridėtinės vertės, žurnalo funkcija reikalauja daug atminties. Jei nenorite naudoti žurnalo funkcijos arba nebenorite jos naudoti, patartina ją išjungti. Dėl to PST failas išlieka valdomas pagal savo dydį.

Apibendrinant, aiškumas yra labai svarbus sėkmei „Outlook“. Gautieji, kalendorius, adresų knyga ir kitos funkcijos palaiko kasdienį darbą tik tuo atveju, jei jie pateikiami efektyviai ir suprantamai. Norėdami tai pasiekti, galite pelę rankiniu būdu koreguoti stulpelių plotį lentelių rodiniuose, pavyzdžiui, susitikimų kalendoriuje.

Suasmeninkite pašto dėžutę ir gaunamus bei siunčiamus laiškus - kurie nustatymai yra prasmingi

Be rodinio tinkinimo, vienas iš svarbiausių žingsnių yra suasmeninti „Outlook“ gautuosius ir pritaikyti dizainą. „Outlook“ gautuosiuose galite pasirinkti, kaip dažnai reikia gauti el. Laiškus. Užuot skambinę pranešimams kas 15 minučių, prasminga padidinti laiką, kad galėtumėte netrukdomai dirbti ilgiau.

Iš esmės galima teigti, kad svarbu naudoti „Outlook“ kaip darbo įrankį ir neleisti „Outlook“ nutraukti jūsų darbo. Kiekvienas, dirbantis susitelkęs ties užduotimi, turėtų pašalinti bet kokius sutrikimus arba kiek įmanoma juos sumažinti, kad būtų skatinamas efektyvus darbas. Sutrikdantys veiksniai gali būti gaunami el. Laiškai arba pranešimai darbalaukyje, kai gaunami el. Laiškai. Kiekvienam „Outlook“ naudotojui labai svarbu suasmeninti laiko tarpsnius, tonus ir pranešimus gautuosiuose.

„Outlook“ vartotojai, norintys pakeisti serverio skirtąjį laiką POP3 paskyrose, turi atlikti tokio tipo suasmeninimą registre, nes sistema numato serverio skirtąjį laiką iki 10 minučių.

Pritaikykite ir automatizuokite skaitymo kvitus - tai taupo jūsų laiką

Jei gaunamuose pranešimuose yra skaitymo kvitų, tai padidina supratimą. Jei tuo pačiu metu gausite skaitymo patvirtinimus per dažnai, pavyzdžiui, serijinio pašto atveju, galite išjungti „Outlook“ ekraną arba, automatiškai, nusiųsti skaitymo patvirtinimus. Abi parinktys gali būti naudingos norint, kad dienos metu darbo režimas būtų sutrikdytas rečiau. Senesnėse „Outlook“ 2000, 2003 ir 2007 versijose skaitymo kvitas turi būti išjungtas kitu būdu, istorijos parinktyse.

Suasmeninkite vizitines korteles ir automatiškai išsaugokite priedus - kodėl tai svarbu

„Outlook“ vartotojai vertina galimybę prie el. Laiškų pridėti vizitines korteles su konkrečia siuntėjo informacija. Individualiai pritaikytos vizitinės kortelės su teisinga kontaktine informacija yra svarbios, kad gavėjai galėtų su jumis bendrauti profesionaliai ir netrukdydami. Taip pat įdomu naudoti parinktį „Tolesni veiksmai“, kad pranešimo tema būtų pritaikyta raudonai. Gavėjas greičiau skaito svarbius pranešimus, nes jie rodomi tam tikra spalva.

Jei kasdien ar kas savaitę gaunate daug pranešimų su priedais, pvz., Sąskaitų faktūrų dokumentus ar brėžinius, galite naudoti nemokamą automatinio išsaugojimo įrankį iki „Outlook 2007“. Dabartinei „Outlook 365“ versijai „Outlook Attachement Extractor“ yra alternatyvus išorinis įrankis, su kuriuo priedai automatiškai saugomi talpykloje pagal taisykles.

Pašalinkite arba sumažinkite mėgstamus aplankus ir pritaikykite greitos prieigos juostą

„Microsoft Outlook“ rodo mėgstamiausių aplanką naršymo juostoje virš el. Pašto aplanko. Jei šis aplankas nenaudojamas, jį galima pašalinti arba sumažinti iki minimumo iš „Outlook 2007“ versijos. „Outlook 2007“ ir visose vėlesnėse versijose yra du išbandyti būdai, kaip sumažinti aplanką. Taip sutaupysite vietos ir užtikrinsite aplanko struktūros aiškumą.

Greitos prieigos juostą „Outlook“ ir kitose „Microsoft Office“ programinėse programose vartotojai vertina, nes ji palaiko efektyvų darbą. Šią greitos prieigos juostą galima suasmeninti vos keliais paspaudimais. Norėdami tai padaryti, spustelėkite piktogramą greitos prieigos juostoje: „Linija / rodyklė žemyn“.

Dėl to atsidaro pasirinkimo langas, kuriame galite integruoti kitas funkcijas į greitos prieigos juostą. Pridėkite varnelę prieš vieną iš komandų, kad prie juostos pridėtumėte atitinkamą mygtuką. Priešingai, pašalinkite varnelę prieš komandas, kurių juostoje neturėtų būti jokių mygtukų.

„QuickSteps“ - kuo geriau išnaudokite efektyvius „Outlook“ pagalbininkus

„QuickSteps“, pateikiami kaip „Smarttools“ nuo „Outlook 2010“ versijos, turi būti pritaikyti, kad juos būtų galima naudoti pirmą kartą, kad jie būtų efektyviai naudojami. „QuickSteps“ galite rasti skirtuke „Pradėti“.

Be paruoštų greitųjų veiksmų, pvz., „Komandos el. Paštas“ arba „Atlikta“, galima pridėti ir kitų atskirų greitųjų veiksmų, kurie suasmenina ir supaprastina darbą su „Outlook“.

Spausdinimo formatų pritaikymas pagal jūsų specifikacijas taupo laiką ir pinigus

„Outlook“ siūlo daugybę parinkčių ir funkcijų, leidžiančių pritaikyti dokumento spausdinimo formatą. Ypač kai keli darbuotojai dirba su vienu kompiuteriu, tai gali sukelti problemų ir spausdinimo klaidų. Siekiant sumažinti netinkamų spaudinių skaičių, prieš spausdinant iš naujo naudinga iš naujo nustatyti numatytąsias spausdinimo formato reikšmes. Tai galima padaryti vos keliais paspaudimais „Outlook“ nustatymuose.

Suasmeninkite užduočių juostą ir naršymo sritį, kad sutelktumėte dėmesį į tai, kas svarbu

„Microsoft Outlook“ užduočių juostoje paprastai rodomas datos navigatorius, taip pat dabartiniai susitikimai ir užduotys.

Šiuo atveju suasmeninimas reiškia prioritetų teikimą svarbiems dalykams, kad esminiai susitikimai ir užduotys niekada nebūtų pamiršti.

Jei ekrane nėra daug vietos arba norite savo el. Laiškus iškelti į pirmą planą, „Outlook“ naršymo juostą galite sumažinti iki minimumo. Šiuo atveju mygtukai, kuriuos naudojate pasirinkdami įvairius „Outlook“ modulius, yra piktogramų formos.Tai garantuoja, kad yra daugiau vietos skaityti el. Nustatymus galima pakeisti savo nuožiūra.

Tai taip pat taikoma populiariems ir praktiškiems darbalaukio pranešimams. Jų trukmė yra ne ilgesnė kaip 30 sekundžių. Jei norite padidinti rodymą už šio didžiausio diapazono ribų, turite įsikišti į registrą dėl tokio tipo pritaikymo.

Rodykite lenteles atskirai „Outlook“ - taip išlaikysite aiškumą

„Microsoft Outlook“ yra:

• Gautuosiuose,
• Kalendoriuje,
• Adresų knygoje ir
• Dėl kitų funkcijų

struktūra kaip stalas. Lentelės garantuoja aiškų pristatymą. Lentelių rodinius, pavyzdžiui, gautuosiuose, galima rankiniu būdu koreguoti pele, atsižvelgiant į stulpelių plotį.

Suasmeninkite integruotas navigacijos programas

„Microsoft Outlook“ siūlo galimybę atidaryti gatvės žemėlapį „Microsoft“ „Bing“ žemėlapiuose kontaktui naudojant mygtuką „Priskirti“. Tai parodys adresato adresą. Gatvės žemėlapio rodymą galima pasirinkti, kai tik įvedate kontakto pašto adresą programoje „Outlook“.

Kurkite arba keiskite formas - taip tinkamai suasmeninate

Darbas su formomis „Microsoft Outlook“ kūrėjų įrankiuose nėra kasdienybė.

Pvz., Jei norite sukurti užduoties formą, „Outlook“ suteikia galimybę suasmeninti formą kūrėjo įrankiuose. Kai prie formos pridedate laukų, „Outlook“ automatiškai įdeda įvesties lauką ir etiketę kartu. Kai tik vėliau spustelėsite vieną iš dviejų elementų, bus pasirinktas tik šis elementas. Norint perkelti abu elementus vienu metu, prasminga, jei abu elementus sujungiate vienas su kitu. Tai daroma su „grupe“.

Santrauka ir išvada: jei suasmeninsite „Outlook“, sutaupysite laiko ir dirbate produktyviau

Kaip ir kiekvienas turi asmeninį skonį renkantis namų baldus, „Microsoft Outlook“ taip pat turėtų būti specialiai sukurtas ir pritaikytas kiekvienam vartotojui. Programinės įrangos funkcijos turėtų būti pritaikytos atitinkamam vartotojui ir jo poreikiams. Individualizuotos meniu juostos, individualiai pritaikyti gautieji ir kiti programinės įrangos nustatymai yra svarbūs, kad galėtumėte dirbti kuo efektyviau ir efektyviau.