Perspektyva: žinoti ir naudoti patarimus bei gudrybes

Mes turime visą informaciją jums!

„Microsoft Outlook“ yra viena žinomiausių ir efektyviausių komunikacijos programų programinės įrangos rinkoje. Be gerai žinomų funkcijų, tokių kaip šrifto ar spalvos keitimas, formatavimo pritaikymas, rašybos tikrinimo pradžia ar kalendoriaus lango atidarymas, yra ir kitų viešai neatskleistų patarimų bei gudrybių, kuriuos turėtų žinoti kiekvienas vartotojas. Šie patarimai ir patarimai leidžia „Outlook“ vartotojams išnaudoti visas „Outlook“ galimybes, kad jie galėtų greičiau ir tiksliau valdyti „Outlook“.

„Outlook“ patarimai ir gudrybės

Iš esmės kiekvienas vartotojas susiduria su klausimu, ar jis turėtų naudoti mokamą komunikacijos programą, tokią kaip „Microsoft Outlook“, ar ją tenkina nemokamos programos, tokios kaip „Microsoft Mail“ ar „Mozilla Thunderbird“. Jei nusprendėte naudoti „Microsoft Outlook“, taip pat kyla klausimas, ar turėtumėte pirkti „Outlook“ ar „Office“ 32 ar 64 bitų versijoje.

Tai yra principo klausimas ir kiek galingas naudojamas kompiuteris. Naudojant 32 bitų versiją, galima įdiegti ne daugiau kaip 4 GB RAM. Priešingai, 64 bitų operacinė sistema palaiko žymiai didesnę operatyviąją atmintį ir todėl turi aukštesnį našumo lygį. Paprastai galima naudoti 8 GB, 16 GB ar daugiau RAM.

Naudotojai internete gali rasti visų „Outlook“ programų ir funkcijų vadovus bei visas kitas „Microsoft“ programinės įrangos programas šioje nuorodoje: docs.microsoft.com/de-de/.

Greičiau paleiskite „Outlook“ ir sumažinkite duomenų failo dydį

Kasdienis darbas su „Outlook“ yra įdomus, kai programa veikia greitai ir be funkcinių gedimų. Jei programinė įranga paleidžiama lėtai ir lėtai, gali būti kaltinama per daug arba per lėtai esančių priedų. Tokiu atveju svarbu pašalinti nereikalingus priedus, kad sistema vėl paspartėtų.

Dideli PST arba OST failai taip pat gali sulėtinti sistemą ir ryšį su „Microsoft Outlook“. Dėl šios priežasties tikslinga reguliariai tikrinti PST failo dydį. Visa „Outlook“ informacija ir nustatymai išsaugomi kaip PST arba OST failo įrašas. Failo dydį galima sumažinti kitaip saugojant ar archyvuojant aplankus ar didelės apimties failus.

Atlikus pagrindinį veiksmą, kurio metu failai yra tikrinami ir ištrinami, duomenų failo dydis tuo pačiu metu gali nesumažėti. Taip yra todėl, kad ištrynusi informaciją „Outlook“ iš karto neišvalo duomenų failo. Arba duomenų failą galima suglaudinti rankiniu būdu. Ši procedūra leidžia greičiau atlikti reikiamas atsargines kopijas. Be to, „Outlook“ paleidžiama greičiau.

Svarbu: Nuolat tikrinkite aplanką „Išsiųstos prekės“. Daugeliu atvejų jame yra didžiulis kiekis duomenų ir priedų, kurie nėra būtini. Jei norite sutaupyti vietos saugykloje, gali būti veiksminga iš dalies ištuštinti aplanką „Ištrinti elementai“.

Taip pat gali būti įdomu ir praktiška įrašyti ir įvertinti darbo su „Outlook“ laiką. Žinoti, kiek laiko užtrunka darbas, gali būti svarbu ne tik savarankiškai dirbantiems asmenims, laisvai samdomiems darbuotojams ar darbdaviams. Privatiems asmenims taip pat naudinga įvertinti informaciją, kurią galima lengvai perkelti į „Microsoft Excel“.

El. Laiškai ir el. Pašto srautas: patarimai geresnei apžvalgai ir efektyvumui

Yra daug patarimų ir gudrybių, susijusių su el. Laiškų rašymu ir siuntimu bei bendru el. Pašto srautu. Pavyzdžiui, ar žinojote, kad naudodami „Outlook“ galite uždaryti visus langus vienu metu?

• „Outlook“ iki 2007 m. Versijos skambinate Failas → Visi elementai Iš arti.
• „Outlook 2010“ vykdykite komandą Vaizdas → Langas → Uždaryti visus elementus.

Beje, šios komandos ne tik uždaro pranešimus, bet ir visus kitus „Outlook“ langus. Jei dar neišsaugojote pakeitimų viename iš langų, „Outlook“ suteikia jums galimybę tai padaryti.

Kitas svarbus „Outlook“ patarimas - vėliau įtraukti temą į gautuosius. Vėliau į pranešimą įtraukti temą gali būti naudinga, kad ateityje būtų galima efektyviau ir greičiau ieškoti el. Laiško turinio. Jei siunčiami el. Laiškai su trumpa tema arba be jos, tikslinga pakeisti temą vėliau.

Paaiškinkite „Outlook“ - taip ji veikia

Aiškumas iš esmės yra svarbi „Outlook“ problema. Pavyzdžiui, daugeliui vartotojų įdomu, kaip galite sekti daugybę pranešimų ir atskirti svarbius dalykus nuo nesvarbių. Vienas iš būdų yra tinkinti „Outlook“ rodinius. Kiekvieno nustatymų pakeitimo tikslas turėtų būti tas, kad gautuosius būtų galima valdyti. Laiškų apdorojimo efektyvumas taip pat gali apimti automatinį gautųjų rūšiavimą chronologine tvarka. Ši procedūra suteikia galimybę, pavyzdžiui, po ilgo atostogų nebuvimo, „Outlook“ atidaryti kitą neskaitytą el. Laišką, o ne kitą perskaitytą pranešimą.

Taip pat gali būti labai svarbu rodyti pranešimus kiekvienam gavėjui arba apskritai rodyti susijusius el. Pagrindines nustatymų parinktis rasite meniu „Rodinys“.

„Insider“ patarimas:

„Outlook“ taip pat galite naudoti rodinio nustatymus, kad būtų rodomas bendras aplanke esančių pranešimų skaičius, o ne neskaitytų pranešimų skaičius gautuosiuose.

Atidarykite naują el. Laišką - bet kur ir bet kada

Dukart spustelėkite laisvą vietą aplanke arba gautuosiuose, kad atidarytumėte langą, kuriame galite rašyti naują el.

Tačiau tai veikia tik laisvose vietose po el. Pašto adresų sąrašu-kitaip „Outlook“ atidarys el. Laišką, kurį spustelėjote. Tačiau galite paslėpti el. Pašto sąrašą spustelėję pliuso piktogramą, esančią šalia stulpelio, kuris šiuo metu grupuojamas „Outlook“ iki 2007 m. Versijos. „Outlook 2010“ sumažinkite sąrašą spustelėdami juodą trikampį šalia sugrupuoto stulpelio.

Siųsti iškarpinės turinį kaip el

Ar ką nors parašėte „Outlook“ ar kitoje programoje ir norite siųsti šį tekstą kaip el. Laišką (arba kaip el. Laiško dalį)?

1. Pasirinkite teksto skyrių ir nukopijuokite jį į iškarpinę naudodami „Ctrl“ + C.
2. Perjunkite į „Outlook“ (nesvarbu, kuris modulis šiuo metu atidarytas).
3. Paspauskite „Shift“ + „Ins“ - „Outlook“ atidaro naują el. Pašto langą ir nukopijuoja iškarpinės turinį.

Jei nerodomas el. Pašto langas, spustelėkite bet kurį „Outlook“ lango elementą (tai taip pat gali būti susitikimas ar kontaktas) ir dar kartą paspauskite „Shift“ + „Ins“.

Priimkite arba atminkite kvietimus naudodami sparčiuosius klavišus

Ar gavote susitikimo užklausą? Jei norite jį priimti, pasirinkite jį gautuosiuose ir paspauskite Alt + C („c“ reiškia „aCcept“, išverstas kaip „priimti“). Jei norite atmesti, pasirinkite jį ir paspauskite Alt + D („D“ - „atmesti“).

Pakartokite paskutinę „Outlook“ paiešką

Tikrai žinote, kad gavote ilgą el. Laišką Redaguoti, rasti (iki „Outlook 2003“) arba Pranešimas: Ieškoti arba ieškokite simbolių eilutės naudodami spartųjį klavišą F4. Kol atidarėte paieškos dialogo langą, galite naudoti mygtuką Toliau ieškokite pereiti prie kito įvykio.

Tačiau uždarę dialogo langą paspauskite klavišų kombinaciją „Shift“ + F4 - „Outlook“ pereis prie kito įvykio, prieš tai neatidarius dialogo lango.

Kai tik pasieksite paskutinę vietą, „Outlook“ parodys atitinkamą pranešimą.

Rūšiuoti ir ieškoti „Outlook“ dar greičiau

Ar norite rodyti visus el. Laiškus iš dabartinio aplanko, gautus iš konkretaus siuntėjo? „Outlook“ iki 2007 m. Versijos atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite paieškos laukelį arba paspauskite „Ctrl“ + E, kad žymeklis būtų rodomas paieškos laukelyje.
2. Įveskite kelias pirmąsias siuntėjo vardo raides. Dabar „Outlook“ filtruoja visus el. Laiškus, kuriuose yra siuntėjo, temos ar pranešimo teksto įvestas paieškos tekstas.
3. Spustelėkite stulpelio antraštę nuokad šio siuntėjo el. laiškai būtų rodomi kartu.

„Outlook 2010“ yra greitesnis variantas (deja, tik iš šios versijos):

1. Spustelėkite stulpelio antraštę nuorūšiuoti pagal šį stulpelį. Tokiu būdu visi laiškai iš kiekvieno siuntėjo rodomi vienas po kito.
2. Įveskite kelias pirmąsias raides, kurios prasideda siuntėjo vardu. Taip pateksite į pirmąjį šio siuntėjo el. Laišką.

Automatiškai užpildykite „Outlook“ adreso lauką

„Outlook“ paprastai siūlo el. Pašto adresus, kurie jau naudojami, kai tik įvedate vieną ar dvi raides AtĮvestas laukas. „Outlook“ ieško anksčiau įvestų el. Pašto adresų sąrašo (automatinio pildymo sąrašas). Jei taip neatsitiks, galite naudoti „Ctrl“ + K ir ieškoti tinkamų įrašų adresų knygoje.

Tiesiogiai rodykite sistemų failų pavadinimus

Ar dažnai pastebite, kad el. Paštu gaunate visą seriją failų priedų ir jums sunku atskirti failus, nes pavadinimai skiriasi tik pabaigoje, tačiau „Outlook“ nerodo visų failų pavadinimų? Tada pirmiausia turite atidaryti el. Laišką, kad pamatytumėte visus vardus.

„Outlook“ taip pat galite tai padaryti neatidarę el. Kontekstiniame meniu (gautuosiuose) rasite savo komandą, kurią galite naudoti norėdami atidaryti submeniu, kuriame matomi visų sistemų pavadinimai. Iš submeniu galite nedelsdami atidaryti atskiras sistemas su susijusia programa. Komanda kontekstiniame meniu vadinama Rodyti priedus.

Perkelkite el. Laiškus netempdami ir nemesdami

El. Laiškus paprastai galima labai lengvai perkelti į aplanką naudojant „drag & drop“. Tačiau kartais vilkimas ir numetimas nėra praktiškas, pavyzdžiui, kai „keičiama pelė“ kai kuriuose nešiojamuosiuose kompiuteriuose. Komanda iš kontekstinio meniu padeda:

• „Outlook“ iki 2007 m. Versijos spustelėkite dešiniuoju pelės klavišu el. Laišką ir iškvieskite komandą Perkelti į aplanką ant. Dabar atidarytame dialogo lange pasirinkite norimą paskirties aplanką ir spustelėkite Gerai.
• „Outlook 2010“ dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. Laišką ir iškvieskite komandą Perkelti ir pasirinkite norimą aplanką iš atidaromo submeniu. Tačiau submeniu rodomi tik aukščiausio lygio aplankai; Giliau įdėtus aplankus galite rasti meniu įraše Kitame aplanke.

Tvarkykite el. Pašto saugyklą ir interneto ryšį

Jei per „Outlook“ norite išsiųsti el. Laišką su dideliu, daugiau nei 20 MB priedu, greičiausiai gausite klaidos pranešimą su standartiniais „Outlook“ nustatymais. „Microsoft Outlook“ apriboja failų, kuriuos galite siųsti, dydį iki 20 MB arba 10 MB „Exchange“ paskyroms. Ši riba neleidžia jūsų kompiuteriui nuolat įkelti didelių gabaritų priedų, viršijančių daugumos interneto paslaugų teikėjų apribojimus. Galite siųsti didesnius nei vidutinis priedus naudodami „OneDrive“ ar kitą debesies paslaugų teikėją. Ypač vaizdai ir grafika gali užimti daug vietos. Dėl šios priežasties nuo „Outlook 2010“ turite galimybę suglaudinti vaizdus prieš siunčiant juos el.

Jei atostogų ar komandiruotės metu neturite pakankamai greito ar tik brangaus interneto ryšio, prasminga pirmiausia atsisiųsti el. Laiškų antraštes „Outlook“. Tokiu atveju kiekviename el. Laiške matysite šią informaciją:

• Nuoroda,
• Siuntėjas,
• Gavėjas,
• Siųsti datą.

Tik atidarius el. Laišką jis bus visiškai atsisiųstas. Nustatymus atliekate „Outlook“ parinktyse.

Programinės įrangos patarimas:

Jei norite automatiškai ištrinti pasikartojančius el. Laiškus, „MoDupRemover“ programinė įranga gali būti įdomi ir efektyvi. Nuo ankstyvųjų „Outlook“ dienų jis sistemingai trina pasikartojančius pranešimus ir yra suderinamas su dabartine „Outlook“ ir „Windows 10“ versija.

Vaizdo įrašo pamoka - eksperto patarimas: kaip išsaugoti asmeninę pastabą „Outlook“

Eksperto patarimas „sava pastaba“

Kai kuriais atvejais gali būti svarbu prie el. Laiško pridėti asmeninių pastabų. „Outlook“ siūlo šią parinktį savo vartotojams su funkcija „Viešasis pranešimas“. Naudodamiesi šia funkcija, galite sukurti pranešimą gautuosiuose arba tam tikrame aplanke, prieš tai jo neišsiųsdami. Nepaisant klaidinančio termino „viešas pranešimas“, ši pastaba matoma tik vartotojui. Jis negali būti išsiųstas, nes jame nėra gavėjo lauko. „Outlook 2010“ ir naujesnėse versijose iškvieskite komandą „Pradėti> Nauji elementai> Papildomi elementai> Paskelbti viešą pranešimą šiame aplanke“. Dabartinėje „Outlook 365“ versijoje ši funkcija vadinama „Paskelbti šiame aplanke“. Šią parinktį galite rasti juostoje „Pradėti“.

Galite profesionaliai sukurti savo pastabas ar pranešimus apskritai naudodami greitas dalis. Panašiai kaip „Microsoft Word“ serijos moduliai, greituosius „Outlook“ modulius sudaro paruošti tekstai arba teksto dalys, kurias galima išsaugoti kaip greitus modulius kategorijos „Tekstas“ skirtuke „Įterpti“. Iš esmės iš kiekvieno el. Laiško gali išaugti viena ar daugiau greitų dalių.

Spausdinkite ir išsaugokite el

Ne visi pranešimai yra svarbūs ir juos reikia išsaugoti. Kai kurie el. Laiškai taip pat yra būtini profesiniu ar privačiu požiūriu ir turėtų būti archyvuojami bei spausdinami. Net jei „Outlook“ turi gerą vidinio spausdinimo funkciją, ne visi įmantriai sukurti el. Laiškai spausdinami teisingai. Tai veikia be jokių pastangų peržiūrint el. Laišką naršyklėje. Spausdinimas taip pat veikia su pranešimais, suformatuotais html. Naršyklėje taip pat rasite konkrečius rodinio nustatymus, kuriais galite peržiūrėti ir nustatyti spaudinį.

Paieškos aplankas

„Outlook“ rasite abu sistemos paieškos aplankus ir taip pat galite sukurti asmeninius paieškos aplankus. Naudodami paieškos aplankus galite rūšiuoti laiškus pagal iš anksto nustatytus kriterijus. Esamus paieškos aplankus galite rasti juostoje „Aplankai“. Ten taip pat galite sukurti naujus paieškos aplankus.

Svarbūs spartieji klavišai ir greiti veiksmai:

1. Atidarykite kontekstinį meniu naudodami klaviatūrą: paspauskite klavišą „Shift“ + klavišą F10.
2. Atidaryti dialogo langą: Ctrl + Shift + Y.
3. Perkelti pranešimus į aplanką: CTRL + SHIFT + V.
4. Sukurkite pastabą (iš kiekvieno modulio): CTRL + N arba CTRL + SHIFT + N.
5. Spausdinkite kelis el. Laiškus vienu metu: laikykite nuspaudę klavišą CTRL ir pele spustelėkite vieną po kito.
6. Vienu paspaudimu ištrinkite neskaitytus, nesvarbius el. Laiškus: CTRL + A.
7. „Outlook“ paleiskite tik vieną kartą: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (xx atveju įveskite" Outlook "versijos numerį ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite komandą į komandų eilutę)

Išvada: efektyvumo sumetimais naudokite „Outlook“ patarimus ir gudrybes

Svarbiausia, kad vartotojai vertina „Microsoft Outlook“ patogumą vartotojams ir funkcijų spektrą, kuris apima ne tik el. Laiškų rašymą ir siuntimą, bet ir daugybę kitų įrankių bei funkcijų. Svarbu žinoti bendrąsias „Outlook“ funkcijas. Be to, siekiant efektyvumo, naudinga išbandyti ir pritaikyti papildomus patarimus ir gudrybes. Su jais galima išnaudoti visas „Microsoft Outlook“ galimybes, profesionaliai apdoroti kiekvieną užduotį ir išnaudoti visas galimybes, kurias programinė įranga suteikia privatiems ar verslo vartotojams.