„Microsoft Outlook“ naudojimas: patarimai ir nustatymai

Naudodamiesi šiais vadovais tapsite „Outlook Pro“

Pirkite „Outlook“ kaip „Office“ paketo dalį arba vieną versiją-tai pirmasis žingsnis siekiant profesionaliai bendrauti el. Paštu, kurti užduotis ar tvarkyti susitikimus. Žinoti, kaip teisingai ir intuityviai naudoti „Outlook“, yra svarbiau nei pradinis diegimas.

„Outlook“ galimybės yra įvairios ir leidžia vartotojams profesionaliai bendrauti. „Microsoft PowerPoint“, „Excel“ ar „Word“ integravimas sukuria didelę pridėtinę vertę „Microsoft Office“ vartotojams. Be to, yra svarbių funkcijų, leidžiančių vartotojams greitai, efektyviai ir aukšto lygio kompetencijai bendrauti su „Microsoft Outlook“. Kad galėtumėte profesionaliai naudotis „Outlook“, prasminga susipažinti su rašytinėmis instrukcijomis ir skaitmeniniais vadovais, paaiškinančiais „Outlook“ pagrindus ir viešai neatskleistos funkcijos.

Vaizdo įrašo pamoka „Outlook“: kaip išnaudoti visas „Outlook“ galimybes

Raskite ir rūšiuokite pranešimus, susitikimus ir elementus

„Microsoft Outlook“ iš esmės leidžia vartotojams lengvai naudotis programine įranga. Be savaime suprantamos meniu struktūros, vartotojai ras programoje integruotas instrukcijas ir aiškią pagalbos funkciją, kurią galima pasirinkti naudojant atskirą meniu elementą. Tai galima bet kada iškviesti per meniu juostelės meniu elementą „Pagalba“.

Nepaisant šių patogių struktūrų, kai kurios funkcijos yra paslėptos, nežinomos naujiems vartotojams arba neatpažįstamos kaip būtinos iš pirmo žvilgsnio.

Be pagalbos puslapio, mokymo kursų ir vadovėlių esminė pagalba yra „Outlook“ integruota paieškos funkcija, kurią visada galite rasti kaip fiksuotą lauką virš meniu juostos:

Ieškoti „Outlook“ yra patogu ir leidžia vartotojams nustatyti individualius paieškos parametrus. Galima, pavyzdžiui, ieškoti konkrečių terminų, ieškoti keliuose aplankuose, ieškoti archyvo aplankuose arba vienu metu nuskaityti el. Pašto parašą ieškant paieškos terminų arba rodyti išplėstinės paieškos parinktis.

Nors išplėstinę paiešką galima pastebėti dabartinės „Outlook“ versijos viršutinėje meniu srityje, ji buvo paslėpta, pavyzdžiui, ankstesnėse versijose. Jei nežinojote klavišų kombinacijos CTRL + SHIFT + F, buvo sunku valdyti išplėstinę paiešką. Galite lengvai pritaikyti momentinę paiešką programoje „Outlook 2010“ ir visas tolesnes versijas savo asmeniniams poreikiams.

Svarbus patarimas „Outlook 2007“ ir „2010“ vartotojams

Ar negalite rasti svarbių el. Laiškų, nepaisant įjungtos paieškos funkcijos? Tokiu atveju būtina iš naujo paleisti „Outlook“ indeksavimą. Tai ypač pasakytina apie 2007 ir 2010 „Outlook“ versijas, nes abi programos naudoja „Windows“ paieškos indeksą paieškoms. Jei šis paieškos indeksas yra sugadintas, paieška nebeveiks tinkamai. Po pakartotinio indeksavimo jūsų sistema ras visus el. Laiškus kaip įprasta.

Vartotojai taip pat turėtų būti labai atsargūs ištrindami elementus tiesiai iš „Outlook“ paieškos aplanko. Kadangi paieškos aplankai yra tik virtualūs aplankai, susieti su fiziniais aplankais, kiekvienas ištrynimas paieškos aplanke sukelia „tikrą“ ištrynimą. Tokiu būdu jūs sąmoningai ištrinate elementus iš „Outlook“.

„Outlook“ rūšiavimo funkcijos naudojimas - patarimai ir gudrybės

Kiekvienas „Outlook“ vartotojas tai žino: jei pamiršite toliau skaityti ir rūšiuoti gaunamus pranešimus programoje „Outlook“, greitai prarandate viską. Norint susidoroti su šiuo iššūkiu, visų pirma reikėtų žinoti ir naudoti „Outlook“ rūšiavimo parinktis. Pavyzdžiui, gautuosiuose galite apibrėžti makrokomandas ir taisykles, kad tinkamai rūšiuotumėte ir tvarkytumėte gaunamus naujienlaiškius.

Funkcija išsaugoti išsiųstus pranešimus specialiame klientų aplanke, o ne paprastai aplanke „Išsiųsti“ yra įdomi ir ypač naudinga profesionalioje aplinkoje. Automatinio rūšiavimo funkcija taupo laiką ir aiškiai parodo visus klientui siunčiamus pranešimus aplanke. Adresų knygoje taip pat galite rūšiuoti pagal pavardę ar kitus jums svarbius kriterijus.

Kiekvienas, valdantis kelias el. Pašto paskyras naudojant „Microsoft Outlook“, vertina tai, kad „Outlook“ gautus el. Laiškus galima rūšiuoti pagal paskyrą, į kurią buvo išsiųstas el. Laiškas. Ši naudinga funkcija buvo įdiegta naudojant „Outlook 2003“ ir padeda aiškiau pateikti gaunamus pranešimus. Taip pat galima rodyti visus siuntėjo pranešimus.

Diskusijų medyje surūšiuotų susijusių el. Laiškų rodymo funkcija yra labai praktiška. Šio tipo susitarimai leidžia peržiūrėti visus pranešimus ir jų turinį, ypač ilgiems projektams, kuriuose yra daug el.

Apibendrinant galima pasakyti, kad „Outlook“ rūšiavimo funkcija užbaigia daugybę programinės įrangos pranašumų. Rūšiuodami ir plačias bei logiškai išdėstytas paieškos funkcijas, jūs, kaip vartotojas, prižiūrite apžvalgą. Jūsų laiškai, užduotys, elementai ir susitikimai, taip pat gautieji yra rūšiuojami visą laiką.

Kaip naudotis „Outlook“ - profesionaliai siųsti el

Laiškų siuntimas ir gavimas yra daugelio „Outlook“ vartotojų kasdienybė. Taip pat įdomu tai, kad galite lanksčiai koreguoti „Outlook“ rodinius. Pavyzdžiui, galima rodyti tik neskaitytus pranešimus, kad bet kuriuo metu nepraleistumėte naujų el. Tai veikia su viena ar daugiau el. Pašto paskyrų. Nesvarbu, ar „Outlook“ naudojate kelis skirtingų tipų paskyras ir skirtingas pašto dėžutes, pvz., IMAP ir „Exchange“.

Tame pačiame žingsnyje taip pat turite galimybę pažymėti savo žinutes skirtingomis spalvomis tolesniam darbui. Žymėjimai su skirtingų spalvų vėliavėlėmis bet kuriuo metu gali būti pažymėti varnele „padaryta“. Tokiu būdu galite iš pirmo žvilgsnio vizualiai pamatyti, kuriuos pranešimus dar reikia apdoroti tolesniam darbui.

Kompetentingai tvarkykite perskaitytus ir neskaitytus el. Laiškus

Taip pat praktiška atlikti konkrečius nustatymus ir, pavyzdžiui, rodyti tik paskutinių 7 dienų pranešimus arba pirmiausia el. Laiškus su priedais. Jei taip pat norite sužinoti, kiek pranešimų yra aplanke, galite tai parodyti atlikę keletą pakeitimų „Outlook“ nustatymuose.

Svarbių, išsiųstų el. Laiškų kopijas taip pat galima įdėti į bet kurį aplanką. Perskaitę naujus el. Laiškus, galite pažymėti kelis pranešimus arba visus aplankus ir rodyti juos kaip perskaitytus ar neskaitytus. Taip pat lengvai galite atkurti pavienius perskaitytus el. Laiškus į pradinę būseną ir paryškinti juos kaip neskaitytus. Jei norite ištrinti neskaitytus pranešimus, pavyzdžiui, šlamšto aplanke, tai veikia su patogiais klavišų deriniais.

Sinchronizavimo problemos ir nepakankamas interneto ryšys

Jei senesnėse „Outlook“ versijose yra sinchronizavimo problemų, atskiri pranešimai gali būti saugomi talpykloje aplanke Konfliktai. Tikslinga reguliariai peržiūrėti šį aplanką. Ar turite nepakankamą „WiFi“ priėmimą arba turite problemų dėl korinio ryšio ir galite tik nepakankamai gauti el. Laiškus „Outlook“. Tokiu atveju galite skaityti ir rašyti pranešimus neprisijungę. Apdoroję visus el. Laiškus, prisijunkite ir išsiųskite žinutes. Šis nustatymas taip pat gali būti įdomus verslo kelionėms už Europos ribų, jei prieiga prie interneto kainuoja daug.

Praktinis patarimas:

Jei norite padidinti el. Laiškus skaitymui, tai galite padaryti naudodami sparčiuosius klavišus. Arba pagrindinio „Outlook“ lango apačioje dešinėje rasite slankiklį, kurį naudodami galite koreguoti mastelio keitimo koeficientą pele.

Bendrosios „Outlook“ funkcijos ir pagrindinės optimizavimo parinktys

Esminė „Outlook“ funkcija, skirta lengvai rasti el. Laiškus, susitikimus ar užduotis, yra integruota paieškos funkcija, paminėta aukščiau esančioje dalyje. Dabartinėje „Outlook“ versijoje viso teksto paieškoms galite lengvai naudoti paieškos lauką virš meniu juostos. Spartieji klavišai ir paieškos apribojimai daro paiešką dar patogesnę. Mėgstamiausių aplankų kūrimas taip pat yra praktiškai aktualus ir efektyvus. Mėgstamiausi aplankai garantuoja, kad reguliariai naudojamus aplankus galima rasti bet kuriuo metu. Vienu žingsniu pele nuvilkite mėgstamiausius aplankus į sritį virš bendros aplanko struktūros. Dėl to dažniausiai matysite mėgstamiausius aplankus viršutinėje rodinio srityje.

Be mėgstamų aplankų ir profesionalaus el. Laiškų išdėstymo, prasminga nuolat archyvuoti gautus pranešimus. Programinėje įrangoje integruota automatinio archyvavimo funkcija automatiškai sukuria atsargines jūsų duomenų kopijas. Jis perkelia pranešimus iš „Outlook“ į išorinį archyvo failą.

Tokiu būdu jūs, vartotojas, galite būti tikri, kad dėl virusų ar vartotojo klaidų bet kuriuo metu negalima prarasti svarbių pranešimų. Automatinį archyvavimą galima sustabdyti ir išjungti atskiriems aplankams ar moduliams be jokių problemų. Jei norite ieškoti konkrečiai archyvo failuose, turite atidaryti šiuos archyvo failus „Outlook“. Tai galite padaryti pirmiausia spustelėdami Failas. Tada pasirinkite Atidaryti ir įrašą „Outlook Data Files“. Kitame žingsnyje galite naudoti išplėstinę paiešką.

Uždarykite visus langus vienu žingsniu

Ar tu tai žinai? „Windows“ ir „Outlook“ atidarėte skirtingus langus ir turite juos uždaryti vienas po kito. „Outlook“ tai padaryti lengviau naudojant komandą „Uždaryti visus langus“. Naujausioje „Outlook 365“ supaprastinimą rasite meniu: „Rodinys> Langas> Uždaryti visus elementus“.

Tinkinkite užduotis, užrašus ir kalendorių

Ypač tais laikais, kai daug susitikimų ir užduočių tenka atlikti vienu metu, svarbu visą laiką išlaikyti apžvalgą. „Outlook“ tai garantuoja per skirtingus kalendoriaus ir užduočių sąrašų nustatymus. Pvz., Galite aiškiai parodyti visas svarbias užduotis pagal nustatytą datą.

Profesinėje aplinkoje labai svarbu gauti atsakymą į susitikimo prašymus per trumpą laiką. „Outlook“ aiškiai pateikia susitikimo užklausas ir suteikia vartotojams papildomos naudos: „Outlook 2010“ galite aiškiai matyti, kurie pakviesti žmonės priėmė, o kurie dar nepatvirtino paskyrimo. Ši funkcija leidžia lengviau sekti įsipareigojimų neįvykdžiusių kolegų ar verslo partnerių veiksmus ir įgyvendinti bendrus paskyrimus.

Užrašų funkcija „Outlook“ taip pat yra naudinga ir praktiška. Vietoj popierinio pašto:

• Sutvarkykite biurą ir stalą,
• Nepaisykite duomenų apsaugos taisyklių ir
• Kieno turinio galima nepastebėti,

naudodami „Outlook“ turite galimybę naudoti užrašų funkciją. Užrašai ekrane rodomi panašiai kaip popieriniai pašto ženklai ir prireikus bei siekiant geriau atskirti, jie gali būti rodomi skirtingomis spalvomis.

Užrašų funkcija gali padėti vartotojams išsaugoti svarbius raktinius žodžius ar užduotis toli nuo kalendoriaus ar „Outlook“ užduočių sąrašo.

Ištuštinkite aplanką „Ištrinti elementai“

Jei gaunate daug laiškų ir šlamšto el. Laiškų, „Outlook“ integruotas aplankas „Ištrinti elementai“ greitai užpildomas. Aplanką galima ištrinti be jokių pastangų. Pakanka spustelėti dešiniuoju pelės klavišu, kad pradėtumėte ištrynimo procesą naudodami komandą „Tuščias aplankas“. Svarbu, kad aplanke būtų tik objektai, kuriuos reikia ištrinti. Dėl šios priežasties prasminga prieš aplanką ištrinti aplanką ir patikrinti, ar nėra neteisingai ištrintų el.

Taip pat galite nustatyti, kad „Outlook“ automatiškai ištrintų visus ištrintus el. Laiškus, kai išeisite iš programinės įrangos.

Kurkite makrokomandas ir rodykite jas „Outlook“

„Microsoft Outlook“ ir kitose programinėse programose visada yra lygiavertės darbo sekos. Tokiu atveju „Outlook“ siūlo galimybę nustatyti makrokomandas, kad galėtų dirbti efektyviau. Makrokomandos yra komandų, kurios automatiškai vykdomos, rinkinys. Be makrokomandų, taip pat galite naudoti „Outlook“, kad įterptumėte juos į juostą. Tokiu būdu vienu paspaudimu turite po ranka asmenines makrokomandas. Taip pat galite skaitmeniniu būdu pasirašyti savo makrokomandas.

Formatuokite pranešimus taip, kaip tai darytumėte naudodami „Microsoft Word“

„Outlook 365“ vartotojai mėgsta naudoti formatavimo parinktis, kurios atsiranda meniu „Formatuoti tekstą“ elemente, kai tik parašomas naujas el. Vartotojai gali nuspręsti, ar jie nori siųsti pranešimą kaip HTML, ar kaip tekstinį pranešimą ir kokio šrifto ar šrifto dydžio el.

Senesnėse „Outlook“ versijose, tokiose kaip „Outlook 2007“ ir „2010“, programinė įranga turėjo savo pašto redaktorių. Tai buvo sukurta panašiai kaip „Microsoft Word“. Naudodami redaktorių vartotojai galėjo naudotis įvairiomis dizaino funkcijomis nenaudodami „Word“. Taip pat galima pridėti komentarų funkciją su vėlesniais nustatymais.

Lengvai raskite šablonus

Tobulinant „Outlook“, pasikeitė el. Laiškų ar „Word“ ir „Excel“ šablonų saugojimo vieta. Daugeliu atvejų asmeninius šablonus galite rasti šiuo paieškos keliu:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Kitas šaltinis, kuriame saugomi „Outlook“ parametrai, yra registras. Daugiau informacijos apie tai, kaip rasti registrą ir kokie duomenys išsaugomi, rasite šioje nuorodoje.

Rodyti šaltinio tekstą

Įdomi funkcija patyrusiems programuotojams yra pranešimų šaltinio teksto rodymas. Ankstesnėse „Outlook“ versijose užteko pranešimo dešiniuoju pelės klavišu, kad būtų rodomas šaltinio tekstas. Funkcija paslėpta dabartinėje „Outlook 365“ versijoje, tačiau ją galima rasti vos keliais paspaudimais:

1. Dukart spustelėkite pranešimą, kurio šaltinį norite peržiūrėti.

2. Paieškos lauko viršuje įveskite „šaltinio tekstas“.

3. Parinktis „Tolesni veiksmai“.

4. Spustelėkite nuorodą ir kitame lange pasirinkite: "Kiti veiksmai"> "Šaltinio kodas".

5. Galite peržiūrėti pradinį pranešimo tekstą ir, jei reikia, jį nukopijuoti arba pakeisti.

Santrauka ir išvada

Naudoti „Microsoft Outlook“ nėra sunku. Programinė įranga buvo sukurta ir toliau tobulinama taip, kad ją būtų galima lengvai naudoti visoms kasdienėms komunikacijos programoms. Dauguma funkcijų gali būti valdomos intuityviai ir yra išdėstytos patogiuose meniu. „Outlook“ taip pat daro įspūdį:

• Taip pat sudėtinga paieškos funkcija
• Galimybė susieti funkcijas su kitomis „Office“ šeimos programomis, pvz., „Excel“ ar „PowerPoint“.

Kontaktai, užrašai, individualūs nustatymai, susitikimai ir daugelis kitų funkcijų užbaigia „Outlook“ funkcijas. Vartotojai elgiasi operatyviai, kai išbando naujas funkcijas, perskaito instrukcijas ir vadovus bei naudojasi patarimais, kad galėtų nuolatos geriau ir efektyviau naudotis „Outlook“.