Atsarginė kopija „Outlook“ - profesionaliai sukurkite duomenų failų ir aplankų atsargines kopijas

Praktiniai patarimai ir bendra informacija apie duomenų atsarginę kopiją

„Microsoft Outlook“ vartotojai laikui bėgant siunčia, archyvuoja ir perduoda didžiulį duomenų kiekį. Be to, renkami kalendoriaus įrašai, asmeninės užduotys, failai, siunčiami kaip priedai, ir asmeniniai duomenys iš adresų knygos.

Kiekvienas, pametęs popierinį sąsiuvinį ar analoginį kalendorių, gali suprasti, kokie svarbūs yra adresai, telefono numeriai ar žinutės. Su nuostoliu sunku susidoroti. Tas pats pasakytina apie skaitmeninę versiją ir „Microsoft Outlook“ saugomus duomenis. Jei dėl sistemos gedimo, viruso ar kito įvykio kompiuteris paleidžiamas iš naujo, tai gali būti skausminga. Ypač tada, kai svarbių duomenų, priskyrimų, adresų ir kitos informacijos atsarginės kopijos nebuvo padarytos ir jos buvo prarastos.

Tokiam scenarijui reikia bet kokia kaina užkirsti kelią. Dėl šios priežasties „Outlook“ vartotojams labai svarbu reguliariai kurti atsargines savo asmeninių duomenų kopijas. Taip pat naudinga žinoti duomenų failų vietą. Vartotojai turėtų paviršutiniškai suprasti, kaip ir kur „Outlook“ saugo adresus, susitikimus ir užduotis. Šis supratimas ir sisteminga duomenų atsarginė kopija garantuoja, kad visų esminių „Outlook“ duomenų atsarginės kopijos yra sukurtos ir jos vis dar pasiekiamos iškilus sistemos problemoms.

„How to To Video“ - „Outlook“: kaip sukurti atsarginę „Outlook“ atsarginę kopiją ir sukurti el. Laiškų atsarginę kopiją

Praktinis patarimas: Jei norite išsaugoti tik kelis svarbius el. Laiškus ir nenorite atlikti visos atsarginės kopijos, archyvavimas kaip PDF pranešimas yra idealus. Nemokama programinė įranga PDF Creator padeda jums išsaugoti el. Laiškus kaip failą, panašų į spausdinimo procesą. PDF failą galima skaityti naudojant įvairias programas ir galinius įrenginius be jokių problemų, ko negalima pasakyti apie paties „Outlook“ MSG formatą. Tuo pačiu metu galima išsaugoti svarbius laiškus MSG formato „Windows“ aplanke.

Kita alternatyva išsaugojimui MSG arba PDF formatu gali būti išsaugojimas teksto faile. „Outlook“ siūlo patogią galimybę archyvuoti kelis el. Laiškus į vieną TXT failą. Tokiu būdu galite tikslingai ir kartu išsaugoti susijusius pranešimus.

Kaip „Microsoft Outlook“ išsaugo jūsų duomenis Kad galėtumėte nedelsdami veikti sistemos problemų ar viruso užpuolimo atveju, svarbu žinoti foną ir nustatymų parinktis bei žinoti, kaip „Outlook“ išsaugo jūsų duomenis. Iš esmės „Outlook“ archyvuoja jūsų duomenis į failus su dviem skirtingais failų plėtiniais:

1. „Outlook“ neprisijungus failai (OST failas).
2. Asmeninės parduotuvės failai (PST failas).

„Outlook“ neprisijungus pasiekiami failai

„Outlook“ neprisijungus naudojamus failus sistema naudoja:

• IMAP paskyros,
• „Microsoft 365“ paskyros,
• Taip pat keistis sąskaitomis
• „Outlook.com“ paskyros

sukurtas. Visos minėtos el. Pašto paskyros pasižymi decentralizuota, serverio palaikoma saugykla. Šis saugojimo būdas turi daug privalumų. Be greitos prieigos iš įvairių galinių įrenginių, jūsų duomenys yra saugomi apsaugotuose serveriuose ir apsaugoti nuo virusų ar kenkėjiškų programų.

Be originalių failų serveryje, „Outlook“ sukuria neprisijungus naudojamus duomenų failus, kurie sutrumpinami failo plėtiniu „OST“. Tai nuolat sinchronizuojamos kopijos, kurios pakeičiamos, kai tik pašto dėžutė prijungiama prie interneto. Neturėdami prieigos prie interneto, vartotojai gali toliau dirbti naudodami OST failus, nes visi susiję duomenys ir informacija yra nukopijuojami į standųjį diską. Jei užmegztas ryšys su internetu, visi pakeitimai, pavyzdžiui, tuo metu sukurti el. Pašto pranešimai, yra apdorojami. OST failas atnaujinamas automatiškai. Jei OST failas ištrinamas rankiniu būdu, „Outlook“ sukurs naują. Tai atsitinka, kai tik kompiuteris ir serveris vėl prijungiami.

Atsitiktinai ištrintus duomenis „Exchange“ serveryje taip pat galima lengvai suaktyvinti. Būtina sąlyga yra tai, kad administratorius sukūrė ištrintų objektų saugojimo politiką. Tai yra vienas iš daugelio „Exchange“ serverių pranašumų ir priežastis, kodėl daugelis įmonių naudoja tokio tipo el.

Asmeninės parduotuvės failai

Skirtingai nuo „Outlook“ neprisijungus naudojamų failų, „Personal Store“ failai kompiuteryje saugomi tik centralizuotai. Juos galima apibūdinti kaip esminį pranešimų, užduočių, nustatymų ir kontaktų duomenų archyvą. Visi „Outlook“ duomenų failo (.pst) pranešimai ir „Outlook“ elementai yra prieinami tik tame kompiuteryje, kuriame saugomas failas.

Be duomenų, konkreti aplankų struktūra taip pat išsaugoma PST failuose. „Outlook“ gali sukurti skirtingus PST failus sistemos pusėje. Tai, be kita ko, daroma pagal vartotojo komandą, siekiant atskirti asmeninius ar verslo el. Jei PST failų kopijos nėra reguliariai išsaugomos, archyvuojamos atsarginėse arba rankiniu būdu sukuriamos atsarginės kopijos, visi duomenys gali būti neatšaukiamai prarasti kompiuterio gedimo ar kietojo disko gedimo atveju. Kadangi avarijos ir virusų atakos įvyksta be įspėjimo, svarbu būti aktyviems.

Asmeninės parduotuvės failai daugiausia kuriami POP paskyroms. Iki „Outlook 2013“ versijos visa informacija iš IMAP paskyrų taip pat buvo sukurta PST rinkmenose. Senesnių „Outlook“ versijų vartotojai pranešė, ypač su IMAP paskyromis, kad el. Pašto pranešimai nepaaiškinamai dingo po beveik 3 mėnesių. Problemą galima išspręsti pritaikius nustatymus.

Svarbu: senesnių „Outlook“ versijų vartotojai arba žmonės, dirbantys su POP3 el. Pašto paskyromis, visada turėtų užtikrinti, kad jie ir toliau kuria savo PST failų atsargines kopijas, kad būtų išvengta duomenų praradimo.

„Insider“ patarimas: Naudodami individualius nustatymus, vienu metu galite pasiekti el. Pašto pranešimus iš POP3 serverio dviejuose skirtinguose kompiuteriuose. Tokiu atveju turite pakeisti savo pašto dėžutės paskyros nustatymų taisykles. Tada kiekviename kompiuteryje sukuriamas PST failas su lygiaverčiais duomenimis.

Informacija: Vadinamasis standartinis PST failas yra būtinas „Outlook“ vartotojams. Iš esmės jame tvarkomi visi gautieji ir išeinantys, taip pat visi susitikimai ir kontaktai. Dėl šios priežasties standartinio PST failo jokiu būdu negalima ištrinti. Kadangi PST rinkmenose yra neskelbtinų asmeninių duomenų, galite pasirinktinai juos apsaugoti slaptažodžiu. Ši procedūra ypač aktuali, jei keli įmonės darbuotojai dalijasi kompiuteriu ir jiems neleidžiama naudotis asmeniniais el.

Kaip rasti „Outlook“ duomenų failų vietą

Rankinis „Outlook“ duomenų failų atsarginės kopijos kūrimas yra archyvavimo parinktis. Norėdami tai padaryti, jums reikia prieigos prie duomenų failų vietos. „Outlook“ duomenų failų vietą galite rasti taip:

1. Eikite į paskyros nustatymus naudodami „Outlook“ meniu esantį įrašą „Failas“.

   

2. Spustelėkite antrinį elementą „Importuoti / eksportuoti“. Paleidžiate „Outlook“ importavimo ir eksportavimo vedlį.

   

3. Visus kompiuteryje saugomus duomenų failus galite pasiekti naudodami „Windows Explorer“. Tai galite rankiniu būdu įtraukti į atsarginę kopiją arba išsaugoti kopiją atmintinėje ar kitame standžiajame diske.

Taip galite sukurti atsarginę duomenų kopiją naudodami „Microsoft Outlook“

Rankinis duomenų failų atsarginių kopijų kūrimas gali būti tikslingas ir veiksmingas, jei nuolat kuriate atsargines duomenų, dokumentų ir nustatymų atsargines kopijas naudodami profesionalią atsarginės kopijos programinę įrangą. Elegantiškesnis ir saugesnis būdas sukurti OST arba PST failų atsargines kopijas yra atsarginių kopijų kūrimas naudojant eksportavimo vedlį tiesiai iš „Outlook“.

Naudodami eksporto vedlį el. Laiškai, kalendoriaus įrašai ir kontaktai nukopijuojami į naują PST failą ir sukuriamos jų atsarginės kopijos. Norėdami paleisti eksporto vedlį programoje „Outlook“, turite atlikti šiuos veiksmus:

1. Eikite į „Outlook“ skiltį „Failas“ į 2 meniu punktą „Atidaryti ir eksportuoti“. Ši komanda atveria naują langą su keliomis parinktimis.

   

2. Spustelėkite antrinį elementą „Importuoti / eksportuoti“. Paleidžiate „Outlook“ importavimo ir eksportavimo vedlį.

3. Atsidariusiame lange pasirinkite „Eksportuoti į failą“, kad sukurtumėte „Outlook“ išsaugotų duomenų atsarginę kopiją.

   

4. Kitas žingsnis turėtų būti pasirinkti, ar išsaugoti duomenis kableliais atskirtame CSV faile, ar „Outlook“ duomenų faile. Visada pasirinkite čia „Outlook“ duomenų failą, nes praradę duomenis galite importuoti šį formatą į „Outlook“ originalą.

   

5. Kitame lange galite pasirinkti pašto dėžutę, kurią norite archyvuoti. Svarbu tai, kad PST faile galite išsaugoti tik vieną el. Pašto dėžutę su visais joje esančiais duomenimis. Jei „Outlook“ tvarkote kelias el. Pašto pašto dėžutes, turite pakartoti kiekvienos pašto dėžutės eksportavimo procesą.

6. Kitame lange spustelėkite „Naršyti“, kad nurodytumėte „Outlook“ duomenų failo saugojimo vietą. Galite pasirinkti bet kurį katalogą ir pasirinkti eksportuojamo failo, kurio pabaiga PST, pavadinimą. Jei anksčiau sukūrėte duomenų atsarginę kopiją „Outlook“, anksčiau naudojamas failo pavadinimas bus rodomas pagal numatytuosius nustatymus. Jei tai yra įprasta duomenų atsarginė kopija, neįtraukite dublikatų eksporto. Šiuo atveju nuolatinė duomenų failo atsarginė kopija visada turi naujausius duomenis.

   

7. Pasirinkus „Baigti“, „Outlook“ duomenų failas išsaugomas kaip atsarginė kopija. Duomenų failą galima nukopijuoti iš saugyklos vietos ir laikinai laikyti debesies saugykloje, pvz., „OneDrive“.

Patarimas: Paprastai suaktyvinkite žymimąjį laukelį "Įtraukti poaplankius„Kad visi el. Pašto paskyros elementai iš visų poaplankių būtų archyvuojami. Po meniu elementu "filtras„Jūs turite galimybę išsamiai nustatyti, kurie pranešimai ar atskiri elementai turi būti archyvuojami. Paprastai, norint sukurti atsarginę duomenų kopiją, jums nereikia filtravimo funkcijos.

Praktinis patarimas: Ar nenorite archyvuoti visos pašto dėžutės, o tik svarbų projekto aplanką? Tokiu atveju pažymėkite aplanką ar aplankus, kurių atsarginę kopiją norite sukurti, o ne visos pašto dėžutės atsargines kopijas.

Informacija: Ar žinojote, kad taip pat galite eksportuoti „Outlook“ platinimo sąrašus į „Excel“? Skaitykite čia, kaip tai veikia.

Jei nedirbate su IMAP ar „Exchange“ paskyra, tikslinga reguliariai kurti atsargines el. Tada atsarginę kopiją galima lengvai importuoti į sistemą naudojant „Outlook“ importavimo vedlį. Tai taip pat veikia perjungiant „Outlook Express“ į „Outlook“.

Praktinis patarimas: Įveskite įprastą kalendoriaus įrašą „Outlook“, pavyzdžiui, kas mėnesį, kad galėtumėte eksportuoti pašto dėžutę su visais duomenimis. Dėl „Outlook“ priminimo funkcijos nepraleisite archyvavimo ir paprastai turėsite atsargines kopijas, kurios yra kaip naujos.

Apibendrinant, nesunku naudotis „Outlook“ eksporto funkcija. Su juo POP3 el. Pašto paskyrų atsarginę kopiją galima sukurti profesionaliai ir sukurti atsargines „Outlook PST“ failų kopijas. IMAP ir „Exchange“ pašto dėžučių duomenis taip pat galima archyvuoti. Jų nebūtinai reikia kurti atsarginėmis kopijomis, nes visi pradiniai duomenys yra teikėjo serveryje. Tai reiškia, kad praradus duomenis, juos galima vėl importuoti be jokių problemų.

Kaip rankiniu būdu išsaugoti parašus

Galite rankiniu būdu kurti atsargines asmeniškai sukurtų parašų kopijas, atidarę jų saugojimo vietą. Tai galite lengvai padaryti naudodami šias „Windows“ komandas:

1. Vienu metu paspauskite klaviatūros klavišus [„Windows“] ir [R]. Dialogo langas "Vykdyti“, Kuris buvo žinomas kaip komandų eilutė pagal DOS.

2. Komandų eilutėje įveskite šią komandą: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures“(Be kabučių).

3. „Windows“ aplankas “Parašai“, Kuriame archyvuojami visi jūsų išsaugoti parašai. Parašus rasite RTF formatu, taip pat HTM ir TXT formatais. Galite patogiai nukopijuoti parašus iš saugyklos vietos, perkelti juos į kitą kompiuterį arba laikinai išsaugoti debesyje.

Automatinis archyvavimas „Outlook“

„Microsoft Outlook“ daugelį metų turėjo galimybę automatiškai archyvuoti el. Laiškus pagal iš anksto nustatytą tvarkaraštį. Automatinis archyvavimas yra ypač naudingas, kad pašto dėžutė būtų aiški ir sumažėtų.

Nustatykite automatinio archyvavimo parametrus taip:

1. Eikite į Failas / Parinktys.

2. Atidaromas pasirinkimo langas „Windows parinktys“. „Windows“ parinktyse galite spustelėti, kad pakeistumėte dizainą ir funkcijas, pakoreguotumėte meniu juostelę arba pasirinktumėte kalbos parinktis. Automatinio archyvavimo nustatymų parinktis rasite lango viduryje, pasirinkę parinktį „Išplėstinė“.

   

3. Spustelėkite „Automatinio archyvavimo nustatymai“, kad nurodytumėte, kurie pranešimai turėtų būti automatiškai archyvuojami ir per kokius laikotarpius.

   

Tada visus archyvuotus pranešimus galima rasti archyvų aplankuose ir iš naujo suaktyvinti. Vos keliais paspaudimais galima atidaryti ir pasiekti senesnius failus ir pranešimus iš archyvo. Tam, viena vertus, galite naudoti automatinį archyvavimą programoje „Outlook“ - taip pat galite rankiniu būdu sukurti atsarginę duomenų kopiją.

Išvada apie „Outlook“ atsarginę kopiją ir jos svarbą kiekvienam vartotojui

Svarbu reguliariai kurti atsargines asmeninių „Outlook“ duomenų ir visų poaplankių atsargines kopijas. El. Laiškus, kalendoriaus įrašus, kontaktus su ranka rašytomis pastabomis ir kitą informaciją lengviausia archyvuoti naudojant „Outlook“ eksportavimo vedlį. Taip pat galima rankiniu būdu kopijuoti esamus PST arba OST failus. Norėdami tai padaryti, vartotojams reikia tikslios duomenų failo vietos „Outlook“.

Vedlio pagalba kiekvienam archyvavimo procesui galima išsaugoti vieną paskyrą. Jei naudojate kelias paskyras, procesas turi būti kartojamas. Prieš kurdami atsargines duomenų kopijas „Outlook“, būtina suprasti, kaip „Outlook“ saugo duomenis. Atsarginė duomenų kopija yra ypač svarbi POP3 el. Pašto paskyroms, kuriose visi duomenys saugomi centralizuotai vietiniame kompiuteryje. Priešingu atveju visi failai, kontaktai, nustatymai ir informacija gali būti negrįžtamai ištrinti viruso užpuolimo atveju. Sukūrę dublikatus, garantuojate, kad bet kuriuo metu galėsite atkurti duomenis.

„Microsoft Exchange“ paskyrų, IMAP paskyrų ir „Outlook 2013“ ar naujesnių versijų naudotojai naudojasi išoriniu savo duomenų saugojimu el. Pašto teikėjo serveriuose. Tai reiškia, kad šiose paskyrose saugomi duomenys vis tiek bus pasiekiami po kompiuterio problemos. „Outlook“ atsarginė kopija nėra būtina šių paskyrų vartotojams. Nepaisant būtinybės trūkumo, tai gali būti naudinga, jei saugumo sumetimais norite išsaugoti savo duomenų atsargines kopijas atmintinėje arba išoriniame standžiajame diske.

Klausimai ir atsakymai apie „Outlook“ atsarginę kopiją

Ką daryti, jei PST failai yra sugadinti ir neįskaitomi?

Ar turite rimtų „Outlook“ problemų, o PST failas buvo labai pažeistas ir prarasti duomenys? Tokia situacija yra problemiška, nes kontaktiniai duomenys ar el. Laiškai su svarbia informacija daugeliu atvejų yra negrįžtamai prarandami. Tokiu atveju, be aktyvios jūsų duomenų atsarginės kopijos, gali padėti nemokama nemokama programinė įranga, galinti ištaisyti pažeistus PST failus.

Ar įmanoma perkelti PST failus į kitą diską ir juos naudoti?

Ar turite problemų, kad standžiajame diske nėra pakankamai vietos „Windows“, nepaisant nuolatinio archyvavimo ir atsarginių kopijų kūrimo? Reikia perkelti „Outlook PST“ failus į kitą diską dėl vietos trūkumo? Tada jums padės gerai apgalvotas 5 taškų planas iš „Outlook 2013“ arba instrukcijos „Outlook Express“ vartotojams. Abu straipsniai išmokys jus, kaip lengvai perkelti PST failus į kitą diską.

Kaip galiu iš naujo suaktyvinti svarbius „Windows“ priedus, kai jie buvo ištrinti?

Daugeliu atvejų el. Laiškas yra mažiau aktualus nei jo priedas. Laiškas tik patvirtina išsiuntimą, tačiau pridėtas PDF arba „Excel“ failas yra nepaprastai svarbus. Jei el. Laiškas buvo ištrintas, jo priedo taip pat nepavyksta rasti. „Windows“ sistemoje ištrintą priedą galima iš naujo suaktyvinti naudojant triuką, ieškant laikinų interneto failų.