4 būdai apsaugoti „Word“ dokumentus

Kaip nustatyti tik skaitomą dokumentą

Vėl ir vėl daug skirtingų projekto komandos autorių dirba kartu su „Word“ dokumentu. Yra įvairių „Word“ dokumentų apsaugos variantų, kad būtų atlikti tik tie pakeitimai ir redagavimai, dėl kurių buvo sutarta bendrai. Taip pat galite užkirsti kelią „Word“ failų praradimui dėl veikimo klaidų ar techninės įrangos problemų, atlikdami konkrečius atsarginės kopijos veiksmus.

„Word“ dokumentų išsaugojimas ir apsauga: kodėl tai taip svarbu

Darbas su „Microsoft“ tekstų apdorojimo programa „Word“ tapo neatsiejama profesinio ir privataus kasdienio gyvenimo dalimi. „Word“ yra viena iš programų, sukurtų atliekant įprastas biuro užduotis, rinkinio ir pirmą kartą paskelbta pavadinimu „Microsoft Office“.

„Microsoft“ reguliariai atnaujina „Office“ programų versijas naudingomis naujomis funkcijomis. Turėdamas reikiamas žinias apie „Word“ tvarkymą, „Word“, viena vertus, gali būti individualizuotas ir, kita vertus, išplėstas naudojant „Word“ priedus. Taip pat turite galimybę specialiai nustatyti „Word“ versijų suderinamumą ir apsaugoti tekstinius failus.

„Word“ dokumentus reikia apsaugoti, ypač svarbiais klausimais. Ne tik nenumatyti nuostoliai dėl pamiršimo sutaupyti, bet ir neleistinų trečiųjų šalių apdorojimas sukelia išvengiamų nepatogumų. Be to, tinkamai prižiūrint ir numatant, galima išvengti „Word“ dokumentų sugadinimo ar praradimo dėl aparatūros problemų.

Išsaugoti paprasta: daugiau niekada nepraraskite „Word“ failų naudodami 4 gudrybes

„Word“ užduočių srityje, priklausomai nuo versijos, yra įvairių, bet vienodai veiksmingų „Word“ dokumentų atsarginių kopijų kūrimo parinkčių.

Be klasikinio išsaugojimo proceso su klavišų kombinacija „CTRL + S“ arba skirtukuose „Failas“ ir „Išsaugoti kaip“, „Word“ siūlo ir kitas elegantiškas dokumento apsaugos parinktis.

1. Patogiai išsaugokite visus dokumentus vienu pelės paspaudimu

Atsižvelgiant į naudojamą „Word“ versiją, visi dokumentai, atidaryti tam tikru metu, gali būti išsaugoti vienu metu. Jūs nebekeliate rizikos, kad netyčia pamiršite teksto failą ir prarasite pakeitimus.

Nors „Word 2003“ ir senesnės versijos vykdo tokią komandą naudodami sparčiuosius klavišus, norint išsaugoti visus dokumentus naujesnėse versijose, reikia pridėti mygtuko nustatymą.

2. Automatiškai sukurkite atsargines kopijas naudodami vietinę atsarginę kopiją

Taip pat yra galimybė dirbti su atsarginėmis kopijomis. Dar kartą tai priklauso nuo naudojamos „Word“ versijos. Tačiau visada yra galimybė nustatyti „automatinę atsarginę kopiją“. Tai veikia su atsargine dokumento kopija arba su automatiniu atkūrimu.

Pirmuoju variantu „Word“ failo kopija, išsaugota vieną kartą su plėtiniu WBK, sukuriama kompiuteryje, kai tik apdorojamas originalus dokumentas. Jei apdorojimo metu originalus dokumentas yra sugadintas arba pamestas, kopiją galima naudoti.

Norint įdiegti šią funkciją fone, reikia mažiau pelės paspaudimų ir ji šiek tiek skiriasi tarp „Word 2007“ ar naujesnės ir senesnės versijos. Po kelių paspaudimų „Word“ sukurs nuolatines automatines atsargines kopijas ir apsaugos jus nuo duomenų praradimo.

3. „Word“ pasirūpins failo atsargine kopija automatiškai atkuriant

Automatinis atkūrimas taip pat yra „Word“ funkcija, padedanti apsaugoti jūsų teksto failus. Nors atitinkami 2007 ir vėlesnių metų atsarginės kopijos failai yra nustatomi rankiniu būdu, naudojant automatinio atkūrimo funkciją skiltyje „Papildomi“ arba „Word parinktys“, naujesnėse versijose yra tam tikras mygtuko mygtukas.

Vieną kartą suaktyvinus funkciją, kiekvieno tolesnio „Word“ dokumento atsarginės kopijos sukuriamos be tolesnių veiksmų. Naujesnių „Word“ versijų vartotojai „automatinio išsaugojimo“ valdiklį ras tiesiai „Pradėti“, esančioje užduočių juostos viršutinėje kairėje srityje. Automatinė apsauga įjungiama perkeliant valdiklį į dešinę. Tačiau atlikę kelis veiksmus vis tiek galite tinkinti kopijos įkėlimo intervalą:

1. Pasirinkite „Failas“ ir spustelėkite „Parinktys“.

   

2. Kairėje lango pusėje spustelėkite „Išsaugoti“.

   

3. Nustatykite norimą laiką skiltyje „Automatinio atkūrimo informacija kas XY minutes“.

   

4. Patikrinkite, ar nepažymėjote dviejų erkių kairėje prieš teksto eilutę, ir patvirtinkite savo įrašą spustelėdami „Gerai“.

Nepriklausomai nuo pasirinkto būdo - „Word“ patikimai palaiko jus apsaugant visus dokumentus.

4. Venkite duomenų praradimo: vėl lengvai raskite neišsaugotus „Word“ tekstus

Taip pat gali atsitikti taip, kad netyčia uždarote „Word“ dokumentą po ilgo jo redagavimo, tuo tarpu jo neišsaugoję. Jūs specialiai neišsaugojote jokių pakeitimų, atliktų naudojant funkciją „Išsaugoti kaip“. Tai iš esmės nėra problemiška, nes „Word 2010“ ir vėlesnės versijos keletą dienų saugo tokius dokumentus, kurie, kaip manoma, buvo prarasti fone.

„Word“ dokumentą rasite skiltyje „Failas“, „Tvarkyti versijas“ ir „Atkurti neišsaugotus dokumentus“. Čia rasite informacijos, kaip atkurti neišsaugotus dokumentus. Sukurti tekstai paprastai nėra galutinėje būsenoje, tačiau jums paprastai sutaupoma daug naujų visos gamybos etapų. Paprastai išsaugomi tokie pagrindiniai dalykai kaip formatavimas.

Dokumentų ir sekcijų rašymo apsauga: nustatykite slaptažodžius „Word“

Ypač dirbant projektų grupėse atsiranda sudėtingų ir kartais kelių dalių dokumentų. Slaptažodžius galima nustatyti taip, kad šie „Word“ dokumentai būtų apsaugoti nuo neteisėtos prieigos ir neteisėtų pakeitimų. Tik tie, kurie turi teisingą ir dabartinį slaptažodį, turi teisę redaguoti tekstinį dokumentą. Toliau paaiškinta, kaip išsaugoti dokumentą tik skaitymo režimu visoms „Word 2010“ versijoms.

1. Eikite į „Informacija“ skiltyje „Failas“.

   

2. Spustelėkite „Apsaugoti dokumentą“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Šifruoti slaptažodžiu“.

   

3. Pateiktame lauke įveskite norimą slaptažodį ir patvirtinkite įvestį.

   

Svarbus patarimas yra užsirašyti slaptažodį saugioje vietoje. Nes jei neturite slaptažodžio, jums taip pat draudžiama redaguoti originalų dokumentą. Tada atsidaro tik versija, apsaugota nuo rašymo.

Atskiros dokumentų sritys taip pat gali būti apsaugotos slaptažodžiu. Jei pakeisite tik tam tikras darbo grupės ištraukas, bet kitos jau yra galutinėje versijoje, tai gali būti labai naudinga.

Patarimas: Beje, dokumento apsaugą galite pašalinti pakartodami aukščiau nurodytus veiksmus ir palikdami tuščią slaptažodžio lauką. Užuot šifravę dokumentą, jį iššifruojate, tačiau procesas išlieka tas pats. Tada jį galima vėl atidaryti be specialaus prieigos leidimo.

Apsaugokite „Word“ dokumentus: apribokite „Microsoft Word“ redagavimą ir prieigą

Skiltyse „Failas“ ir „Informacija“ taip pat rasite kitų būdų apsaugoti dokumentą. Pavyzdžiui, galite apriboti redagavimą ar prieigą.

Jei apribosite redagavimą, galėsite nustatyti leistinų ir neleistinų pakeitimų pasirinkimą:

• Ar galima rašyti komentarus, atsakyti ar jais pasirūpinti?
• Ar galima naudoti tam tikrus stilius, o kitus - ne?
• Kokio formato antraštės turėtų būti nurodytos, o kurios - su nuolatiniu tekstu?

Jūs nusprendžiate, kuriuos teksto dokumento elementus ir aspektus galima keisti.

Tačiau, jei prieigos teisės atimamos iš projekto komandos darbuotojų, išskyrus kelias, prieigos teisės taip pat gali būti individualizuotos. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai įrašyti organizacijos priklausomybę arba atitinkamų įgaliotų asmenų vardus srityje „Apsaugoti dokumentą“. Likusieji kolegos nuo šio momento negali redaguoti „Word“ dokumento. Tai ypač naudinga aspektams, susijusiems su duomenų apsauga.

Išvada: „Word“ dokumentų apsauga - labai paprasta dėl atitinkamų gudrybių

„Word“ dokumentai gali būti apsaugoti įvairiais lygiais - prieš juos, jų metu ir toli iki pabaigos. Yra parinkčių, kaip atkurti prarastus dokumentus ir automatiškai sukurti atsargines kopijas.

Be to, galima sukurti tik skaityti skirtus dokumentus ir apibrėžti tokius aspektus kaip leidžiamo tvarkymo tipas arba prieigos leidimas. Naudodami atitinkamus triukus, nebeprarasite „Word“ dokumentų - nesvarbu, ar tai būtų privatus, ar profesinis kontekstas.

DUK

Kokios yra „Word“ dokumentų apsaugos galimybės?

Viena vertus, turite galimybę išsaugoti visus dokumentus spustelėję pelę, sukurti automatines atsargines kopijas ir automatiškai atkurti ankstesnes versijas ir „Word“ failus, kurie, kaip manoma, buvo prarasti. Kita vertus, nuo pat pradžių galima kurti tik skaitomus dokumentus, taip pat gali būti apribotas redagavimas ir prieiga.

Kaip apsaugoti dokumentus slaptažodžiu?

Norėdami dokumentui priskirti slaptažodį, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pradžios mygtuke spustelėkite „Failas“, tada - „Informacija“.
2. Eikite į „Apsaugoti dokumentą“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Šifruoti slaptažodžiu“.
3. Įveskite slaptažodį ir patvirtinkite.