Programinė įranga kasdieniame biuro gyvenime: „Microsoft Office“ ir alternatyvos

Čia galite perskaityti viską, ką reikia žinoti apie įvairias „Office“ programas

Dėl skaitmeninimo darbo gyvenimas akivaizdžiai pasikeitė. Prieš daugelį metų žmonės vis dažniau naudojosi telefonu aptarinėdami verslo reikalus, tačiau šiandien jie pasitiki el. Ypač prasidėjus koronos krizei, darbo pasaulis ryžtingai reformavosi. Asmeniniai susitikimai ir komandiruotės užleidžia vietą skaitmeniniam bendravimui naudojant vaizdo konferencijų sistemas, tokias kaip „Zoom“ ar „Skype“. Šis pokytis turi įtakos ir privačiam sektoriui.

Tobulėjant skaitmeninimui, tinklo programinė įranga, skirta biuro bendravimui, tampa vis svarbesnė ir populiaresnė. Dėl šios priežasties programos, kurias galima naudoti kasdieniame privačiame ar verslo biuro gyvenime, atlieka svarbesnį vaidmenį biure. „Microsoft Office“ kaip žinomiausias biuro programų atstovas ir nemokama programinė įranga, tokia kaip „LibreOffice“, „Open Office“ ar „Ashampoo Office“, kasdien naudojasi milijonai žmonių Vokietijoje ir milijardai žmonių visame pasaulyje.

Todėl programinė įranga yra svarbi profesionaliam biuro bendravimui

Jei pažvelgsite į iššūkius, su kuriais susiduria įmonės ar asmenys dėl globalizacijos, galite suprasti, kodėl šiuolaikinė biuro komunikacijos programinė įranga yra būtina. Savo produktais įmonės konkuruoja su daugeliu kitų nacionalinių ir tarptautinių kompanijų. Dėl skirtingų pagrindinių sąlygų kai kuriose šalyse produktai gali būti gaminami ir parduodami pigiau. Atsižvelgiant į tai, dar svarbiau sukurti profesionalią savo produktų portfelio rinkodarą, kuri suteiktų pridėtinę vertę ir pranašumus. Tuo pačiu metu būtina sugebėti greitai ir efektyviai reaguoti į klientų užklausas.

Pavyzdys:

Vidutinio dydžio įmonė pasaulinėje rinkoje parduoda šaldytuvą kaip techninę produkto naujovę. Susidomėję ir esami klientai pirminę informaciją gauna regioniniuose ir nacionaliniuose pristatymuose. Panaši situacija ir su internetiniais pristatymais, kurie transliuojami internetu. Šioms ir kitoms rinkodaros priemonėms bendrovė naudoja modernią pristatymo programinę įrangą, tokią kaip „Microsoft PowerPoint“.

Susidomėję klientai prašo pasiūlymo dėl naujo tipo šaldytuvo. Visuotinis kainų skaičiavimas, į kurį įeina visos medžiagų ir gamybos išlaidos, buvo atliktas išsamiai skaičiuojant „Microsoft Excel“. Daugybė stalų buvo susietos, kad būtų sukurtas teisingas ir tinkamas pasiūlymas kiekvienam klientui. Be išlaidų apskaičiavimo, „Microsoft Excel“ taip pat naudojama įmonėje vidinėms personalo išlaidoms apskaičiuoti ir daugeliui kitų procesų fiksuoti.

Po to, kai „Microsoft Excel“ buvo nustatyta pasiūlymo kaina, bendrovė naudoja „Microsoft Word“, kad sukurtų turinį ir motyvuojantį motyvacinį laišką. Tai aiškiai išdėstyta ir perteikia produkto ir pasiūlymo privalumus bei pridėtinę vertę. Šiuo tikslu „Microsoft Word“ ir „Microsoft Excel“ buvo susietos su CRM programa. Tai automatiškai įterpia potencialių klientų kontaktinius duomenis į laišką ir išsaugo pasiūlymą vidiniame serveryje. Paskutiniame etape produktų asortimentas siunčiamas atskirai el. Paštu naudojant „Microsoft Outlook“.

Pavyzdys aiškiai parodo, kokia svarbi šiuolaikinė programinė įranga yra biure. Šiuolaikinės biuro komunikacijos užduotys ar pasiūlymų apskaičiavimas būtų sudėtingesni ir be klaidų be tinklų programinės įrangos. Be „Microsoft Office“ programų, kuriomis daugelis įmonių naudojasi kaip rinkos lyderiai, aukščiau pateikto pavyzdžio reikalavimus taip pat galima atlikti naudojant nemokamą programinę įrangą, pvz., „Libre Office“.

Labai svarbu, kad atskiros programų funkcijos biure būtų prasmingai sujungtos viena su kita. Naudojant modernią biuro programinę įrangą, galima sukurti aukštos kokybės pristatymus, profesionalų tekstų apdorojimą, teisingas skaičiuokles ir kitas programas. Daugeliu atvejų rezultatai gali būti rodomi vos po kelių paspaudimų.

Tuo pačiu metu tokia programinė įranga kaip „Microsoft Office“ yra mažai naudinga, jei jos negalima valdyti profesionaliai. Dėl šios priežasties labai svarbu, kad biuro darbuotojai ar privatūs vartotojai žinotų ir naudotųsi programinės įrangos galimybėmis. Šiuo atveju moderni biuro programinė įranga, tokia kaip „Microsoft Office“ ar „Libre Office“, atlieka savo paskirtį ir padeda vartotojams efektyviai ir individualiai bendrauti.

„Microsoft Office“ - biuro programinės įrangos flagmanas

„Microsoft Office“ kaip biuro programinė įranga buvo prieinama nuo 1989 m. Iš pradžių buvo skirtos tik „Macintosh“, greitai buvo išleistos papildomos „Microsoft Office for Windows“ versijos. Pirmoje versijoje šiandien geriausiai žinomos buvo šios programos:

• Microsoft word
• „Microsoft Excel“
• Taip pat „Microsoft PowerPoint“
• „Microsoft Mail“

turėti.

Laikui bėgant „Microsoft Office“ buvo nuolat tobulinama. Šiuo metu parduotuvėse galima įsigyti įvairių leidimų skirtingoms atsakomybės sritims. Dabartinė mažmeninė „Microsoft Office“ versija yra pavadinta „Office Home & Business“ 2022-2023–2022 m ir kainuoja vienkartinį 299 eurų mokestį. Jį galima įsigyti dažniausiai naudojamose operacinėse sistemose, tokiose kaip „Windows“, „MacOS“, „iOS“ ar „Linux“. Į kainą įskaičiuotos visiškai įdiegtos „Outlook“, „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“, skirtos „Windows“ arba „Mac“, skirtos asmeniniam kompiuteriui, versijos. Studentai, turintys brandos kortelę, gauna „Microsoft“ Namai ir studentas2021–2022 m už vienkartinį 149 eurų mokestį. Mokinio versijoje yra tik „Microsoft Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“, „Outlook“ nepasiekiama.

Senesnių MS Office versijų vartotojai vis tiek gali juos naudoti ir atidaryti failus naudodami naujus failų formatus docx, xlsx arba pptx. Tokiu atveju naudinga įdiegti ir naudoti suderinamumo paketą, kurį „Microsoft“ teikia nemokamai.

Patarimas:

„Microsoft Outlook“ yra nemokama planšetinių kompiuterių ir išmaniųjų telefonų versija mobiliesiems, ją galima nemokamai atsisiųsti iš atitinkamos „Apple“ ar „Android“ įrenginių programų parduotuvės. Be to, senesnės „Office“ versijos, pvz., „Office 2007“ arba „2010“, vis tiek gali veikti naudojant „Windows 10“.

Be galimybės įsigyti „Microsoft Office“, gamintojas „Microsoft“ nuo 2011 m. Siūlo „Office“ prenumeratos pagrindu licencijuotą prekės pavadinimą. „Office 365“ adresu. Priklausomai nuo norimos pristatymo apimties, privačių klientų kainos yra 10 eurų per mėnesį (metinė prenumerata 99 eurai) „Microsoft Office“ šeima. Įmonėms „Microsoft“ siūlo skirtingas prenumeratos versijas, kurios kainuoja nuo 10,50 euro iki 16,90 euro per mėnesį. Įmonėms teikiamos šios papildomos programinės įrangos programos:

• „Microsoft Publisher“ (biuro ir dizaino programinė įranga).
• „Microsoft Access“ (duomenų bazė).
• „Microsoft Exchange“ (el. Pašto serveris).
• „Microsoft OneDrive Business“ („Cloud“).
• „Microsoft SharePoint“ (žiniatinklio programa bendradarbiavimui).
• „Microsoft Teams“ (platforma, apimanti pokalbius, susitikimus, užrašus ir priedus).

Tikslius kainų planus ir informaciją apie „Microsoft Office“ įtrauktas programas ir debesies paslaugas rasite svetainėje www.microsoft.com. Be to, „Microsoft“ siūlo nemokamas instrukcijas savo produktams specialioje svetainėje.

Programos „Microsoft PowerPoint“, „Microsoft Excel“ ir „Microsoft Word“ yra ypač populiarios kaip biuro programinė įranga ir atlieka svarbų vaidmenį šiuolaikiniame „Office“. Kiekvienam vartotojui svarbu žinoti, kokios pagrindinės funkcijos ir parinktys yra įtrauktos į programas.

Informacija:

Apsauga nuo virusų ir Trojos arklių yra būtina kiekvienam „Microsoft Office“ vartotojui. Iš esmės „Microsoft“ teikia „Office“ programas „Word“ ar „Excel“ su išjungtomis makrokomandomis. Tai svarbu, kad Trojos arkliai ar kita kenkėjiška programa nepatektų į jūsų kompiuterį per makrokomandą.

„Microsoft PowerPoint“: profesionali pristatymo programinė įranga privatiems ir verslo vartotojams

Apskaičiuota, kad 500 milijonų žmonių visame pasaulyje naudoja „Microsoft PowerPoint“ kaip savo pristatymo programinę įrangą. Verslo susitikimas be skaidrių ir „PowerPoint“ pristatymo tapo retas. Įmonės, laisvai samdomi vertėjai ir privatūs vartotojai daugiausia remiasi tuo, kad auditorija gali būti sužavėta ir suaktyvinta kompetentingai vizualizuojant faktus.

„PowerPoint“ iš pradžių 1987 m. Sukūrė amerikietis Robertas Gaskinsas ir pardavė „Microsoft“ pavadinimu „Presenter“. Dabartinėje versijoje „PowerPoint“ turi daug naudingų funkcijų, skirtų gyvai ir labai kompetentingai paruošti ir atlikti pristatymus.

„PowerPoint“ ypatybės - tai jūsų gyvos prezentacijos galimybės

Spustelėjus tuščią „PowerPoint“ pristatymą, atidaromas standartinis „PowerPoint“ vaizdas.

Standartinio rodinio dešinėje pusėje galite pamatyti visas iki šiol sukurtas pristatymo skaidres mažu formatu. Viduryje yra statybos ar pristatymo zona. Šioje programinės įrangos srityje galite sukurti kiekvieną skaidrę atskirai. Pavyzdžiui, galite įterpti tekstą, grafiką, vaizdo įrašus ir garsus ar kitus stiliaus įrenginius konkrečiai ir atitinkamose vietose. Naujausioje „PowerPoint“ versijoje standartinio rodinio dešinėje pusėje taip pat rasite dizaino idėjų. Jei pradėsite nuo skaidrės sumanymo, iš programos automatiškai gausite dizaino pasiūlymų, kuriuos bus galima priimti vienu paspaudimu.

Svarbiausi kiekvieno pristatymo įvykiai - kaip profesionaliai naudotis „PowerPoint“

Nieko nėra nuobodžiau už pristatymą su per daug teksto. Teksto skaidrės be vizualinių stilistinių prietaisų pririša auditoriją prie monitoriaus ar ekrano. Užuot klausęs kalbėtojo, tekstas skaitomas ir aiškinamas. Šiuo atveju prarandami pagrindiniai pranešėjo taškai. Klausytojai klajoja ir patenka į psichikos nebuvimą. Užuot dalyvavę paskaitoje, leiskite sau apsipilti informacija.

Kad taip neatsitiktų ir „PowerPoint“ pristatymas visuomet sužadintų auditorijos susidomėjimą ir pateiktų temą bei faktus kompetentingai, „PowerPoint“ rasite daugybę galimybių profesionalizuoti savo skaidres. Jei norite pateikti visus pavyzdžius, patarimus ir gudrybes profesionaliam „PowerPoint“ naudojimui, tai neapsiribotų. Šie 3 praktiniai pavyzdžiai aiškiai parodo, kokia „PowerPoint“ gali būti naudinga kaip biuro programinė įranga. Pristatymo metu galite pamatyti, kaip vartotojai gauna naudos ruošdamiesi ir kaip auditorija:

1 praktinis pavyzdys: įterpkite perėjimus, kad pristatymas būtų įdomus

„PowerPoint“ pristatymas gali būti sudarytas kaip skaidrių demonstracija arba įdomus filmas. Skaidrių demonstravimas paprastai atrodo nuobodus, nes nėra jokių efektų ar atskirų perėjimų, išskyrus rodomus vaizdus. „PowerPoint“ pristatymas, pateiktas skaidrių demonstravimo stiliumi, auditorijai yra monotoniškas.

Esminis pristatymo tikslas - informuoti, įkvėpti ir paskatinti auditoriją veikti. Norint tai pasiekti, tikslinga specialiai atnaujinti perėjimus tarp atskirų folijų. Šiuo atveju, viena vertus, įdomios kintamo dizaino folijos. Be to, perėjimai tarp folijų taip pat yra įspūdingi.

Naudojant „PowerPoint“, vos keliais paspaudimais galima įterpti animacinius perėjimus tarp skaidrių. Tai sukelia įtampą ir išlaiko aukštą auditorijos dėmesį. Funkciją „Perėjimai“ rasite to paties pavadinimo skirtuke „Perėjimai“.

Tu stovi:

• Dinamiškas,
• Įspūdingas taip pat
• Subtilūs folijos perėjimai

kuris bet kuriuo atveju turėtų atitikti temą ir pagrindinį pristatymo dizainą. Labai mokslinė paskaita su įspūdingu perėjimu, pavyzdžiui, animacija "korio„Pateikti yra neproduktyvu. Priešingai, dinamiškas turinys, pavyzdžiui, perėjimas „skrendantis pro šalį“, gali būti naudojamas jaudinančioje paskaitoje, kuria siekiama įkvėpti ir pagyvinti auditoriją.

Kaip ir daugeliu atvejų, „PowerPoint“ perėjimams taikoma ši informacija: „Mažiau yra daugiau.“ Pristatymas neturėtų būti perkrautas per daug skirtingų skaidrių perėjimų. Tai svarbu, nes priešingu atveju žiūrovai praras susidomėjimą, nepaisant perėjimų. Nereikalingi pakartojimai nusidėvi ir perkrauna pristatymą. Priešingai, jei sumaniai įtraukiate tinkamus perėjimus į savo pristatymą, laimėsite savo auditoriją ir padidinsite auditorijos dėmesį bei susidomėjimą.

2 praktinis pavyzdys: naudokite dizaino idėjas, kad greitai sukurtumėte aukštos kokybės filmus

„PowerPoint“ vartotojai žino, kad informatyvių, įtraukiančių ir įtraukiančių „PowerPoint“ pristatymų kūrimas gali užtrukti daug laiko. Be temos ir pagrindinių punktų, vaizdai, lentelės, vaizdo įrašai ir kiti stilistiniai įrenginiai turi būti parinkti tinkamai ir tikslingai.

Reprezentatyvi apklausa, kurią „Made in Office GmbH“ užsakymu atliko „GfK“, kurioje buvo apklausta daugiau nei 1000 „Office“ vartotojų Vokietijos įmonėse, parodo, kaip sudėtinga gali būti pristatymų kūrimas. Vidutiniškai apklausti darbuotojai per mėnesį „PowerPoint“ dirbo 20 valandų. Iš šių 20 valandų 8 valandos buvo skirtos tik skaidrių formatavimui. Tyrimas aiškiai parodo, kiek pastangų reikia norint sukurti patrauklų pristatymą.

Naujausios „PowerPoint“ versijos vartotojai gali sutrumpinti skaidrių kūrimo laiką. Jūs turite galimybę iš dalies palikti skaidrių formatavimą programai. Naudodami integruotą funkciją „Dizaino idėjos“, kuri pagal numatytuosius nustatymus rodoma dešinėje pagrindinio ekrano pusėje, biuro darbuotojai ar namų vartotojai gauna stilingų ir patrauklių skaidrių dizaino idėjų. Jei meniu elementas yra paslėptas, jį galima parodyti skirtuke „Pradėti“. Meniu elementas „Dizaino idėjos“ yra skirtuko pabaigoje.

Daugeliu atvejų dizaino idėjos, be kita ko, gali padėti teisingai išdėstyti vaizdus ir tekstus skaidrėje arba optimizuoti dizainą. Be rodomų pasiūlymų, norėdami gauti papildomų pasiūlymų, galite naudoti mygtuką „Rodyti papildomas dizaino idėjas“.

Naudodami funkciją „Dizaino idėjos“, „PowerPoint“ vartotojai turi galimybę labiau sutelkti dėmesį į turinį ir pagrindinių pranešimų pateikimą, o ne skirti daug laiko dizainui tobulinti.

Patarimas, kaip redaguoti vaizdus:

Kad konfidencialios „Office“ failų dalys nebūtų atpažįstamos, nepakanka formatuoti jas juodai juodai. Norėdami įsitikinti, kad neatpažįstamų ištraukų negalima perskaityti, jos visada turi būti ištrintos iš vaizdo.

3 praktinis pavyzdys: įdėkite mediją, kad sukurtumėte interaktyvų pristatymą

Vystantis skaitmeninimui tapo įprasta, kad bet kuriuo metu galima žiūrėti vaizdo įrašus, muziką ir judančius vaizdus aukščiausios skiriamosios gebos. Nešiojamųjų kompiuterių ar televizorių ekranuose rodomi HD, Ultra HD ir 4K vaizdo įrašai. Tas pats pasakytina apie muziką ir garsus, kurie yra skaidriai perduodami naudojant „Dolby Surround“. Kadangi judantys vaizdai, muzika ir garsai yra plačiai paplitę mūsų visuomenėje, prasminga juos integruoti ir į „PowerPoint“ pristatymą. Tai veikia vos keliais paspaudimais „Įterpti“ skirtuką meniu „Medija“ meniu.

Be kita ko, šioje meniu srityje galite pasirinkti:

• Įdėkite vaizdo įrašą iš standžiojo disko arba debesies disko.
• Integruokite vaizdo įrašą iš internetinės platformos, tokios kaip „YouTube“.
• Įdėkite garso failus iš savo kompiuterio į pristatymą.
• Pradėkite įrašymą ir įtraukite jį į pristatymą.
• Įdėkite ekrano įrašą.

Ar žiniasklaidos naudojimas bus sėkmingas, priklauso nuo vaizdo įrašų ar muzikos pasirinkimo ir naudojamos aparatūros. Bet kokiu atveju, linksmas ir linksmas pristatymas, kuriame pakaitomis tekstai ir frontalinis pristatymas su vaizdo įrašais ir nuotraukų serijomis įkvepia publiką. Be susidomėjimo, padidėja išlaikymo našumas, nes vaizdinis turinys smegenyse saugomas daug giliau nei ištarti žodžiai ar tekstai. Todėl yra objektyvių priežasčių integruoti žiniasklaidą į pristatymą ir laimėti bei pradžiuginti auditoriją muzika ir judančiais vaizdais.

Apibendrinant galima pasakyti, kad „Microsoft PowerPoint“ kiekvienam vartotojui siūlo daugybę pasirinkimų ir funkcijų, skirtų profesionaliems ir auditorijai skirtiems pristatymams kurti.Kiekvienas, kuris naudoja „PowerPoint“ kaip biuro programinę įrangą ir žino programos galimybes bei subtilybes, su programa sukuria aukštos kokybės pristatymus. Jie gali įkvėpti tvariai ir šiuolaikiškai bei giliai perteikti turinį ir vertybes. Dėl šios priežasties „PowerPoint“ yra vertinamas biure ir kasdien naudojamas skaidrių demonstravimui.

„Microsoft Excel“ - kurkite skaičiuokles kaip profesionalai

1985 m. „Microsoft Excel“ buvo išleista pirmoji „Macintosh“ versija. Kaip „Microsoft Multiplan“ įpėdinis, tikslas buvo pasiūlyti vizualiai orientuotą programinę įrangą sudėtingoms skaičiuoklėms. 1989 metais buvo pristatyta pirmoji „Excel“ „Windows“ versija. Laikui bėgant programinė įranga buvo nuosekliai tobulinama. Šiuo metu jį naudoja milijonai vartotojų visame pasaulyje verslo ir asmeniniams tikslams. „Excel“ yra daugiau nei 400 funkcijų, kuriomis galima apskaičiuoti ir rodyti beveik bet kokius tikslus. Taip pat labai svarbu, kad rezultatai ir skaičiavimai būtų vizualiai pateikiami diagramose arba individualizuojami naudojant formas, spalvas ir šriftus.

„Excel“ loginė struktūra

„Microsoft Excel“ atidarę naują tuščią darbaknygę, skaičiavimo režimu rasite visas „Excel“ funkcijas, suskirstytas į įvairius skirtukus.

Kaip ir visos kitos „Microsoft Office“ programos, pagrindinės „Excel“ funkcijos yra išvardytos skirtuke „Pradėti“. Dėl vienodos visų „Office“ programinės įrangos struktūrų nepatyrusiems „Excel“ vartotojams lengva orientuotis programoje.

Visos pagrindinės funkcijos, pavyzdžiui:

• Šriftų pritaikymas,
• Teksto ar skaičių derinimas taip pat
• Konkretus skaitmenų formatavimas

skirtuke „Pradėti“ yra aiškiai sugrupuoti. Funkcija ypač svarbi didelėms lentelėms, kuriose įvertinama daug duomenų. Tai apie funkciją „Rūšiuoti ir filtruoti“ meniu punkte „Redaguoti“.

„Excel“ vartotojams, kurie rečiau dirba su formulėmis ir dažniausiai naudoja „Excel“ duomenims, sąrašams ir rezultatams aiškinti, reguliariai reikia meniu elemento „Rūšiuoti ir filtruoti“.

Kaip ir visose kitose „Office“ programose, galite įterpti paveikslėlius, diagramas, teksto laukus ar 3D objektus. Tinkamų iliustracijų ir diagramų įterpimo parinktis rasite skirtuke „Įterpti“. Taip pat praktiška įterpti nuorodas į „Excel“ lentelę, pavyzdžiui, norint nurodyti įmonės vidinę svetainę ar išorinį projektą.

Kaip ir visos kitos „Office“ programos, „Microsoft Excel“ daro įspūdį galimybe vizualizuoti lenteles atskirai. Kiekvienas, kuris naudoja „Excel“ profesionalioje aplinkoje, yra priklausomas nuo duomenų ir numanomos informacijos pateikimo faktais ir tuo pačiu vizualiai. „Excel“ siūlo visas funkcijas ir parinktis. Be kitų dalykų, galite:

• Pasirinkite iš skirtingų, paruoštų stalo dizaino,
• Taip pat sureguliuokite paraštes ir spausdinimo sritį
• Specialiai keiskite spalvas ir šriftus.

Naudodamiesi skirtuko „Puslapio išdėstymas“ funkcijomis, galite sukurti unikalias, informatyvias ir patrauklias lenteles. Jie atspindi faktus ir tuo pat metu daugiausia dėmesio skiria pagrindiniams skaičiavimų dalykams ir pagrindiniams teiginiams. Kartu su schemomis šimtai ar tūkstančiai atskirų duomenų naudojami kuriant profesionalią, numanomą apžvalgą, kuri suteikia žiūrovui ilgalaikę informaciją.

Vartotojai taip pat gali pridėti matematines funkcijas į savo skaičiuoklę skirtuke Formulės.

„Excel“ siūlo svarbiausias funkcijas iš populiariausių kategorijų meniu punkte „Funkcijų biblioteka“. Skiltyje „Įterpti funkciją“ galite naudoti parinktį „Laisvas tekstas“ ir savo žodžiais apibūdinti funkcijos tikslą. Tada programa pasiūlys jums tinkamą matematinę formulę.

Naujiems ir nepatyrusiems „Microsoft Excel“ vartotojams, kurie turi mažai patirties naudojant formules, darbas su „Excel“ reiškia ilgalaikę praktiką, kad būtų galima protingai naudoti formules. Naudingos „Excel“ pagalbos funkcijos ir paruoštos funkcijos bei matematinės formulės, kurias kiekvienas vartotojas paprastai randa, ko ieško. Specialios formulės aprašytos daugelyje interneto forumų ir dažniausiai jas galima nukopijuoti ir įklijuoti į savo lentelę.

Galimas duomenų perdavimas iš skirtingų šaltinių

Ypač profesionalioje aplinkoje, norint apskaičiuoti „Excel“, reikia perimti duomenis iš skirtingų šaltinių. Čia labai padeda skirtukas Duomenys. Tai garantuoja, kad galite įrašyti ir integruoti duomenis iš kitų „Excel“ lentelių, duomenų bazės informaciją ir skaičius iš išorinių programų.

Skiltyje „Gauti duomenis“ yra daugybė šaltinių, kurių duomenis galite susieti su lentele. Be kitų dalykų, galite įtraukti duomenis iš „Microsoft Access“ duomenų bazių. Nemokamuose vadovėliuose parodysime, kaip sukurti nuorodas tarp dviejų programų ir kaip apskritai teisingai naudoti „Access“.

Šiame skirtuke taip pat yra dvi praktinės funkcijos, kurias galite rasti meniu punkte „Prognozė“.

Viena vertus, skirtingiems scenarijams pateikti galite naudoti analizę „kas būtų, jei būtų“. Toks įvertinimas gali būti ypač svarbus apskaičiuojant prognozinius tikslus, kad būtų galima priimti kompetentingus sprendimus. Funkcija „prognozės lapas“ gali būti naudojama panašiai kuriant tendencijas ir prognozes iš turimų duomenų.

Skirtuke „Rodinys“, kuris yra paskutinis pasirinkimas „Excel“ meniu srityje šalia pagalbos puslapių, galite pasirinkti vieną iš šių parinkčių:

• Pasirinkite skirtingus darbaknygės rodinius
• Norėdami nustatyti, ar tinklelio linijos ir antraštės turėtų būti išvestos, ar
• Nustatykite savo stalo mastelio keitimo koeficientą.

Kaip užšaldyti langą - svarbi „Excel“ parinktis

Meniu elementas „Pataisyti langą“ yra nepastebima ir tuo pat metu esminė „Microsoft Excel“ funkcija. Ypač su lentelėmis, kurios tęsiasi per kelis puslapius ekrane, dažnai kyla problema, kad slinkdami antraštės išnyksta. Naudodami „Užšaldyti langą“ nustatote, kad antraštės būtų įvestos kiekvieno lentelės puslapio viršutinėje eilutėje. Arba taip pat galite nustatyti, ar pirmasis stulpelis yra fiksuotas.

Kurkite profesionalias lenteles „Excel“ - naudokitės idėjų funkcija

Kaip ir naudojant „Microsoft PowerPoint“, „Microsoft Excel“ taip pat siūlo funkciją, pagal kurią automatiškai gaunate idėjų dėl savo stalo dizaino ar profesionalaus pristatymo. Vos keliais veiksmais galite gauti „Excel“ lenteles, kurios yra įtikinamos ir padaro faktus suprantamus per vizualizacijas.

1. Naudokite savo duomenis kurdami lentelę programoje „Excel“, pvz., Produktų lentelių pardavimo palyginimą per kelis kalendorinius metus. Įveskite duomenis „Excel“ be papildomo formatavimo.

   

2. Skirtuke „Pradėti“ dukart spustelėkite „Idėjų“ funkciją.

   

3. Programa automatiškai pateikia jūsų stalo dizaino idėjas dešinėje pagrindinio lango pusėje. Nuspręskite apie tinkamą ir patrauklų pristatymą, suaktyvinę jį dukart spustelėdami.

   

Dėl „Excel“ integruotų idėjų galite efektyviai profesionalizuoti lenteles. Vienai lentelei rodoma daugiau nei 20 modelių, kad galėtumėte pasirinkti geriausią vaizdą. Ši procedūra sutaupo daug laiko kuriant ir formuojant diagramas, diagramas ir lenteles. Tuo pačiu metu galite pateikti svarbiausią informaciją, pagrįstą faktais.

Apibendrinant, „Microsoft Excel“ yra žinoma kaip profesionali skaičiuoklės programa. Elementarių lentelių įterpimas, informacinių diagramų rodymas ir sudėtingų matematinių funkcijų įterpimas yra trys iš daugelio kitų „Excel“ siūlomų galimybių. Turėdami pakankamai praktikos ir išbandydami naujas parinktis, „Excel“ vartotojai laikui bėgant įgyja ekspertinių žinių ir gali profesionaliai naudotis programinės įrangos funkcijomis.

„Microsoft Word“: modernus teksto apdorojimas kiekvienam biurui

Be „Microsoft Excel“ ir „PowerPoint“, „Microsoft Word“ yra viena žinomiausių „Office“ serijos programų. Naudodami „Microsoft Word“, vartotojai naudoja veiksmingą ir į praktiką orientuotą programą tekstų apdorojimui. Be tekstų kūrimo, kuris yra svarbiausia „Word“ funkcija, taip pat galima sukurti formos raides, o lenteles galima integruoti į raides ar dokumentus.

„Microsoft Word“ struktūra panaši į „PowerPoint“ ir „Excel“, todėl naujiems vartotojams lengviau pradėti. Skirtuke „Pradėti“ vartotojai ras svarbiausias naujo laiško ar teksto dokumento kūrimo parinktis ir funkcijas.

Be teksto „įklijavimo“ iš mainų srities, „Word“ ypač intensyviai naudojama meniu sritis „Šriftas“. Tai būtina

• Pakeiskite šriftą ir šrifto dydį,
• Padarykite teksto žymes arba
• Įtraukite teksto efektus.

Panaši situacija ir su meniu elementu „Pastraipa“. Šiame parinkčių meniu galima nustatyti taškų įterpimą, įterpimų naudojimą ir pagrindinį teksto lygiavimą.

Norėdami efektyviau dirbti su „Word“, naudokite „Rasti ir pakeisti“ ir diktavimo funkciją

Funkcijos „Paieška“ ir „Pakeisti“ gali būti naudingos ir veiksmingos sudėtingiems tekstams. Pvz., Jei norite sužinoti, kaip dažnai tekste pasitaiko svarbus terminas, tai galite sužinoti naudodami padidinamąjį stiklą meniu „Ieškoti“. Kairėje atidaromas teksto laukas, kuriame galite ieškoti žodyno.

Funkcija „Pakeisti“ leidžia vienu veiksmu pakeisti terminus ar žodžius su neteisinga rašyba. Pavyzdžiui, jei keletą kartų į savo tekstą įtraukėte terminą „esminis“ ir pagal dabartinę Dudeno rekomendaciją norėtumėte jį pakeisti į „būtinas“, jums nereikia rankiniu būdu ieškoti ir keisti kiekvieno teksto ištraukos. Jei įvedate abi rašybos funkcijas „Pakeisti“, visus pakeitimus galite atlikti be tarpinio veiksmo.

Taip pat praktiška galimybė diktuoti tekstus tiesiogiai „Word“. Tai gerai veikia su funkcija „Diktuoti“ meniu „Kalba“. Tuo pačiu metu profesionali programinė įranga, skirta diktavimams, turi didesnę naudą įmonių vartotojams, kurie remiasi diktavimu be klaidų. Asmeniniam naudojimui ar retkarčiais naudoti „diktavimą“ naudojant „Microsoft Word“ tikrai rekomenduojama.

Lentelių ir grafikos įterpimas į „Word“

Skirtuke „Įterpti“ turite visas galimybes, lygiavertes kitoms „Office“ programoms, profesionalizuoti savo dokumentą naudodami lenteles, diagramas, įrašus iš Vikipedijos, internetinį vaizdo įrašą, komentarus ir žymes, simbolius ir formules. Tikslinga naudoti teksto laukus, kurie naudojami kaip dokumento vaizdų ar formų vietos rezervavimo ženklai.

Informacija:

Jei spustelėję „Word“ ar „Excel“ nuorodą gaunate šią klaidą: „Šis procesas buvo atšauktas dėl šio kompiuterio apribojimų“, turite pakeisti įrašus registre. Tada galite lengvai įterpti ir spustelėti nuorodas „Word“ ir kitose „Office“ programose.

Pritaikykite dokumento dizainą ir išdėstymą - tai yra jūsų galimybės

Skirtuke „Dizainas“ galite vos keliais žingsniais pritaikyti dokumentą prie paruošto dizaino ir pasirinkti dizaino šablonus. Taip pat galima pritaikyti spalvas, šriftus, atstumą tarp pastraipų ar vandens ženklus.

Kiekvienam dokumentui reikia specifinio išdėstymo. Nors verslo laiškai turi būti kuriami pagal DIN specifikacijas, kvietimai ar skrajutės gali būti kuriami individualiai. Visi parametrai, susiję su paraštėmis, pagrindiniu lygiavimu, formatu ar įterpimu, atliekami skirtuke „Išdėstymas“.

Patarimas:

Studentai, rengiantys mokslinį darbą ar daktaro disertaciją, gali gerai pasinaudoti skirtuku „Nuorodos“. Jis gali būti naudojamas, pavyzdžiui, kuriant turinį. Siekiant išvengti plagiato, citatos gali būti aiškiai įterptos į tekstą kaip išoriniai šaltiniai ir įtrauktos į teisinių pagrindų sąrašą. „Word“ taip pat gali būti naudojamas protingai ieškoti citatų.

Siųsti serijinius laiškus kaip laišką ar el. Laišką - štai kaip tai veikia

Kasdieniniame verslo gyvenime skirtukas „Siuntos“ yra labai populiarus daugelyje įmonių. Su juo formos laiškus galima sukurti ir susieti su duomenų šaltiniais, pvz., „Excel“ failu. Vokai ir etiketės gali būti sukurti tuo pačiu būdu ir atspausdinti bet kuriame spausdintuve. Meniu elemento „Peržiūrėti rezultatus“ peržiūra yra orientuota į praktiką. Užuot pradėjus brangų bandomąjį spausdinimą, peržiūrą galima išvesti skaitmeniniu būdu. Jei aptinkama klaidų, jas galima ištaisyti prieš spausdinant formos raides, negaištant išteklių.

Skirtuke „Tikrinti“ „Microsoft“ įtraukė rašybos tikrinimą į „Word“ ir kitas programas, pvz., „Microsoft Outlook“. Naudojant integruotą tezaurą, kartu su „Word“ pateikiama plati sinonimų duomenų bazė. Be to, šioje pasirinkimo srityje galite:

• Tekstą skaitykite garsiai
• Patikrinkite prieinamumą ir
• Apsaugokite dokumentą atskirai.

Naudodami „Word“ internetinius šablonus kurkite profesionalius dokumentus

Vietoj to, kad kiekvienas dokumentas būtų kuriamas asmeniškai ir kruopščiai išsamus darbas, gali būti prasminga naudoti internetinius „Microsoft Word“ šablonus kuriant tokius tekstinius dokumentus:

• Santrauka.
• Verslo laiškas.
• Brošiūra.
• Dalomoji medžiaga arba
• Norėdami sukurti sertifikatą.

Skirtuke „Failas“, kuriame galite atlikti daug pagrindinių „Word“ nustatymų, perjunkite pasirinkimo lauką „Naujas“. Be asmeninių šablonų, šioje pasirinkimo srityje taip pat yra daugybė internete prieinamų šablonų ir paieškos laukas, kuriame gali ieškoti kitų pasiūlymų gali ieškoti.

Naudodami „Microsoft“ internetinius šablonus, galite sukurti daugumą dokumentų profesionaliems ir asmeniniams tikslams naudodami „Word“. Nemokami šablonai taip pat galimi kitoms „Office“ programoms, todėl galite nemokamai naudoti šimtus „Word“, „PowerPoint“ ir „Excel“ šablonų.

Apibendrinant galima pasakyti, kad „Microsoft Word“ siūlo daugybę profesionalių teksto dokumentų kūrimo ir siuntimo galimybių. Be teksto įterpimo grafikos ir kitų stilistinių įrenginių, vartotojai vertina laiškų suliejimo funkciją arba galimybę automatiškai taisyti ir profesionalizuoti tekstus.

Nepaisant plataus „Microsoft Office“ naudojimo ir daugybės praktinių funkcijų, ne kiekvienas vartotojas nori ar gali mokėti kas mėnesį už programų šeimą ar įsigyti komercinę „Office“ versiją. Tokiu atveju galima pasirinkti nemokamas „Microsoft Office“ alternatyvas, kurios savo funkcine apimtimi yra panašios į „Microsoft Office“.

„Libre Office“ - nemokamos biuro funkcijos atvirojo kodo programinėje įrangoje

Viena programinė įranga, kurią galima nemokamai įdiegti biure ir kuri atlieka didelę dalį „Microsoft Office“ biuro funkcijų, yra „Libre Office“. Su „LibreOffice“ gausite galingą biuro paketą su funkcionalia sąsaja ir būtinomis funkcijomis kasdieniame biuro gyvenime. Kaip ir „Microsoft Office“, „LibreOffice“ sujungia įvairias programas viename biuro komplekte.

„LibreOffice“ yra gerai žinomos „OpenOffice“ ir „Star Office“ programos, kuri taip pat yra nemokama, dalis. Naudodami „LibreOffice“ galite gauti keletą programų viename pakete:

• Rašytojas (teksto rengyklė),
• Calc (skaičiuoklė),
• Įspūdis (pristatymo programa),
• Piešimas (piešimo programa),
• Bazė (duomenų bazės valdymas),
• Matematika (formulės redaktorius).

Pagrindinis skirtumas tarp „LibreOffice“ kaip nemokamos ir laisvai prieinamos programinės įrangos ir mokamos „Microsoft Office“ yra šalia atskiros failų formatų meniu struktūros. „LibreOffice“ naudoja atviro dokumento formatą (ODT) - atvirą failo formatą, kurį gali naudoti ir importuoti daugelis kitų nemokamų biuro programų. „Microsoft Office“ taip pat gali išsaugoti dokumentus ODT formatu ir apdoroti ODT dokumentus.

Failų formatų skirtumai - štai ką turėtumėte žinoti

	„Microsoft Office“	„LibreOffice“
Teksto apdorojimas	*. docx	* .odt
Skaičiuoklė	* .xlsx	* .ods
Pristatymo failas	* .pptx	* .odp

Sąrašas: Nemokamos, nekomercinės ir nemokamos biuro programinės įrangos gamintojas

„Microsoft Office“, turinti daugiau nei 90%rinkos dalies, yra akivaizdi biuro programinės įrangos rinkos lyderė. Nepaisant mokamo pasiūlymo, vartotojai vertina „Microsoft Office“ pranašumus arba visada dirbo su „Microsoft“ biuro programine įranga. Jei ieškote alternatyvų, turėtumėte daugiau sužinoti iš šių paslaugų teikėjų, siūlančių nemokamą biuro programinę įrangą:

teikėjų	Nuoroda į pasiūlymą
„LibreOffice“	de.libreoffice.org
„Apache Open Office“	www.openoffice.org/de/
WPS biuras	www.wps.com/de-DE/
„Softmaker“ biuras (Vokietijos tiekėjas)	www.softmaker.de/softmaker-office
„Microsoft“ internetinis biuras (mažiau funkcijų nei „Office 365“)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
„Google Office“ ir „G-Suite“	www.google.de/intl/de/docs/about/
„Apple iWork“ (skirta „iOS“)	Įtraukta į „Apple App Store“ ir automatiškai su naujais „Apple“ įrenginiais

Santrauka: Biuro programinė įranga daro daug ir taupo brangų laiką kasdieniame biuro gyvenime

Programinės įrangos programos, tokios kaip „Microsoft Word“, „Excel“ ar „PowerPoint“, ir jų nemokamos alternatyvos tapo nepakeičiama biuro dalimi. Kasdienes užduotis ir iššūkius kasdieniame biuro gyvenime galima profesionaliai išspręsti naudojant specialią programinę įrangą pristatymams, skaičiuokles, tekstų apdorojimą ir duomenų bazes.

Biuro programinės įrangos funkcijos ir galimybės bėgant metams nuolat keitėsi. „Microsoft Office“ šiuo metu yra standartinė „Windows“ asmeninio kompiuterio versija ir dažniausiai naudojama įmonių. „Microsoft Office“ arba pačios platformos „Apple iWork“ programinę įrangą taip pat galima naudoti „Mac“ ir įrenginiuose su „iOS“ operacine sistema.

Kokį paketą vartotojai galiausiai pasirenka, priklauso nuo konkrečių reikalavimų, kuriuos reikia profesionaliai išspręsti biure. Bet kokiu atveju, biuro programinė įranga yra lemiamas indėlis į efektyvų ir tinklinį darbą biure ir privačioje aplinkoje.

Kitas straipsnis:

• Kas naujo „Microsoft Office Live Workspace“ ir „Office Live Small Business“