Užuot rašę tuos pačius el. Laiškus vėl ir vėl, pavyzdžiui, atsakydami į klientų užklausas, galite išsaugoti jau suformuotus el. Laiškus kaip šablonus ir bet kada juos paskambinti.
Nesvarbu, ar dirbate palaikymo skyriuje, klientų aptarnavime, žmogiškųjų išteklių skyriuje, buhalterinėje apskaitoje ar kaip laisvai samdomas vertėjas: tikrai turėsite vėl ir vėl siųsti to paties ar panašaus turinio el. Laiškus ir galbūt su tais pačiais priedais . Tai gali būti atsakymai į klientų užklausas, paraiškų atmetimas, reguliarios ataskaitos (kiekviena su naujais priedais) arba kvietimai į susitikimus.
Tokiais atvejais „Outlook“ siūlo galimybę išsaugoti gatavus (arba pusiau baigtus) el. Laiškus kaip šablonus ir juos bet kada gauti. Jei reikia, galite rašyti papildymus prie el. Laiškų, pridėti failų ar pan. „Outlook“ šablono funkcija taip pat tinka, jei daugiau informacijos saugote paskyrimų ar užduočių įrašuose arba susitikimų užklausose, kurios dažnai laikosi to paties modelio. Taip pat galima sukurti ir gauti užrašų šablonus.
Nustatykite el. Laiškų šablonus
El. Laiškų šabloną apibrėžiate taip:
- Rašykite ir formatuokite el. Jei naudinga, pridėkite reikiamus failus. Naudojant daugybę pašto šablonų, gali būti praktiška iš karto įvesti pašto gavėjus.
- Kai tik baigsite el. Laišką, iškvieskite komandą FILE >> SAVE as.
- Lauke FILE TYPE pasirinkite OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Įveskite prasmingą failo pavadinimą ir spustelėkite IŠSAUGOTI.
- Dabar galite išsiųsti atidarytą laišką arba jį uždaryti.
Šablonų apibrėžimo procedūra skirtinguose „Outlook“ moduliuose yra ta pati. Todėl šiame straipsnyje juos aprašome tik naudodami el. Pašto šablonus.
Jei naudojate „Word“ kaip pašto redaktorių, negalite išsaugoti suformatuotų el. Laiškų kaip „Outlook“ šablonų iki 2003 m. Jei „Outlook“ pranešimų lange iškviesite komandą FILE >> SAVE as, kaip aprašyta aukščiau, galite pasirinkti iš daugybės failų formatų, bet ne OFT formatą („Outlook“ šabloną).
Žinoma, galite išsaugoti suformatuotą pranešimo tekstą „Word“ faile ir vėliau jį nuskaityti. „Word“ neįrašo nustatymų, pvz., Temos, gavėjo ar failo priedų, todėl šią informaciją turėsite įvesti rankiniu būdu.
Tačiau nedidelis triukas padeda išsaugoti el. Laiškus kaip šablonus, net jei naudojate „Word“ kaip pašto redaktorių: laikinai išjunkite „Word“ kaip pašto redaktorių. Norėdami tai padaryti, programoje „Outlook“ iškvieskite komandą PAPILDOMI >> PARINKTYS >> EL. PAŠTO FORMATAS ir išjunkite atitinkamą parinktį, esantį pranešimų formoje.
Jei jau sukūrėte ir suformatavote el. Laišką, vis tiek negalėsite jo išsaugoti kaip „Outlook“ šablono-„Word“ išjungimas įsigalios tik naujiems el.
Tačiau jūsų nuveikti darbai nenuėjo veltui:
- Pirmiausia išsaugokite laišką kaip juodraštį paspausdami CTRL + S arba naudodami komandą FILE >> SAVE.
- Jei to dar nepadarėte, išjunkite „Word“ kaip pašto redaktorių, kaip nurodyta aukščiau.
- Dabar atidarykite išsaugotą el. Laišką aplanke „Juodraščiai“ ir iškvieskite komandą FILE >> SAVE as - „Outlook“ šablonas (* .oft) “dabar yra išsaugojimo formatas.
- Nustatę visus šablonus, iš naujo suaktyvinkite „Word“ kaip pašto redaktorių.
Greita prieiga prie šablonų
Jei naudojate „Outlook“ šablonus, kad bendravimas el. Paštu būtų efektyvesnis, tikriausiai jau susierzinote dėl sudėtingo šablonų iškvietimo būdo „Outlook“.
Šablonus galite pasiekti daug patogiau, jei gautuosiuose nustatysite atskirą aplanką. Tada tiesiog atidarykite šablonus dukart spustelėdami norimą įrašą šablonų aplanke.
Taip pat galite kurti aplankus atitinkamiems šablonams kituose „Outlook“ moduliuose. Šablono aplanką galite gauti taip:
- Norėdami sukurti naują aplanką gautuosiuose arba asmeniniame aplanke, naudokite Failas >> Naujas >> Aplankas arba CTRL + SHIFT + E. Kad aplankas būtų aplankų sąrašo viršuje, įveskite pabraukimą kaip pirmąjį simbolį, pavyzdžiui, „ŠABLONAI“.
- „Outlook“ atidarykite naujai sukurtą aplanką.
- „Windows Explorer“ atidarykite aplanką, kuriame išsaugomi „Outlook“ šablonai. Paprastai tai yra aplankas „C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates“.
- Dabar sutvarkykite „Explorer“ ir „Outlook“ langus, kad abu būtų matomi vienas šalia kito ekrane.
- Pasirinkite savo el. Pašto šablonus naršyklėje ir vilkite juos paspaudę kairįjį pelės mygtuką į naują grupę MANO ŠABLONAI.
Programoje „Outlook 2007“ atidarę šabloną turite atsakyti į saugos klausimą iš paveikslėlio naudodami OPEN. Kad ši užklausa nebūtų rodoma kiekvieną kartą, kai iš aplanko iškviečiamas šablonas, išjunkite parinktį VISADA PATVIRTINTI Prieš atidarant šį failo tipą. Tačiau būkite atsargūs gaudami šablonus el. Paštu ir atidarykite tik gerai žinomų šaltinių šablonus.
