Kaip eksportuoti žurnalą iš „Outlook“ į „Excel“, kad galėtumėte jį ten įvertinti.
„Outlook“ žurnalas gali būti naudojamas norint įrašyti, kiek laiko praleidote konkrečiai užduočiai ar klientui. Tačiau žurnalas neturi aritmetinės funkcijos, todėl jūs turite naudoti skaičiuotuvą, kad susumuotumėte, kiek laiko visos užduotys užėmė konkrečiam klientui.
Vietoj to, vertinimui, žinoma, taip pat galite naudoti „Excel“, o tai ypač naudinga projektams su daugybe papildomų užduočių. Norėdami tai padaryti, eksportuokite žurnalo duomenis į „Excel“, kaip aprašyta toliau.
1. Pirmiausia parodykite žurnalą sąrašo forma. Norėdami tai padaryti, atidarykite žurnalą ir iškvieskite komandą „Peržiūrėti, sutvarkyti pagal dabartinį vaizdą“ (iš „Outlook 2003“) arba „Peržiūrėti, dabartinis vaizdas“ (ankstesnėse „Outlook“ versijose) ir pasirinkite „Įrašų sąrašas“.
2. Dabar įsitikinkite, kad žurnale matoma visa informacija, reikalinga „Excel“ vertinimui. Jei kiekvienai užduočiai pradėti ir užbaigti reikia datos ir laiko, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite Temą arba Aplanke ir naudokite komandą Tinkinti dabartinį vaizdą. Tada spustelėkite „Laukai“.
3. Skiltyje „Pasirinkite galimus laukus“ pasirinkite „Visi žurnalo laukai“. Tada spustelėkite „Galimi laukai“ „Pradžia“ arba „Pabaiga“, tada - „Pridėti“. Įdėkite visus būtinus laukus ir nustatykite jų tvarką mygtukais „Perkelti aukštyn“ ir „Perkelti žemyn“. Tada uždarykite du dialogus.
4. Dabar suformatuokite datos laukus, kad „Excel“ taip pat galėtų juos įvertinti: Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelio antraštę „Pradėti“ ir iškvieskite komandą „Formatuoti stulpelius“.
5. Kairėje pasirinkite „Pradėti“, tada formatą su dviejų skaitmenų diena ir mėnesiu, keturių skaitmenų metus ir paprastą laiką 24 valandų formatu (žr. Paveikslėlį). „Pabaigai“ pasirenkate tą patį formatą. Atminkite: „Excel“ nieko negali padaryti su formatais, kuriuose yra savaitės dienų pavadinimai.
6. Dabar pele pažymėkite žurnalo įrašus, kuriuos norite redaguoti „Excel“, ir nukopijuokite juos naudodami CTRL + C.
7. Atidarykite „Excel“ ir įklijuokite duomenis į norimą „Excel“ lentelę naudodami CTRL + V.
8. Lauke „Trukmė“ esančią informaciją vis tiek turite paversti skaitmeninėmis reikšmėmis, kurias gali valdyti „Excel“ („Excel“ negali apskaičiuoti naudodami tokią informaciją kaip „30 minučių“).
