Sukurkite savo šabloną vos keliais žingsniais
Dabar projektai yra kasdienio gyvenimo dalis įvairiose verslo srityse, tokiose kaip teisinis, statybų, rinkodaros ar IT skyrius. Norint valdyti projekto eigą ir būtinas užduotis, naudingas projekto planas. „Office“ programa siūlo įvairius „Excel“ šablonus, skirtus projektams planuoti, kuriuos galima formatuoti ir pritaikyti individualiam projektui.
Kas yra projekto planas?
Projekto planas yra naudinga darbo priemonė, kuria naudojasi projekto vadovybė arba projekto komanda. Atitinkamas planas turėtų pagerinti bendravimą tarp atskirų suinteresuotųjų šalių ir aiškiai parodyti visas planuojamas procedūras ir vertinimus.
Projekto planas yra gyvas informacinis dokumentas, kuriame, pavyzdžiui, įrašomi šie punktai:
- visų suinteresuotųjų šalių sąrašas
- Pareiškimai dėl projekto apimties
- su projektu susijęs planavimas ar planuojamas procesas
- Sąnaudų skaičiavimai
- išteklių planavimas
- Išlaidų valdymo planai
- Komunikacijos planai
Be tikrosios darbo suskirstymo struktūros, ji taip pat apima tikslią projekto eigą. Galiausiai pateikta informacija yra skirta atsakyti į visus jūsų projekto klausimus:
- Ką reikėtų pasiekti įgyvendinant savo projektą?
- Kodėl turėtų vykti jūsų projektas?
- Kaip galima įgyvendinti jūsų projektą?
- Kokios jūsų planuojamo projekto išlaidos?
- Kas dalyvauja jūsų projekte? Kas imasi įvairių užduočių?
- Kada prasideda ir baigiasi jūsų projektas? Ar yra svarbių etapų, į kuriuos reikia atsižvelgti?
4 projekto planavimo etapai
Projekto valdymui yra įvairių variantų, kad projektą būtų galima padalyti į kelis etapus. Dažnai naudojamas 4 fazių modelis, kurį sudaro projekto apibrėžimas, projekto planavimas, projekto įgyvendinimas ir kontrolė bei projekto užbaigimas.
Kodėl projekto planavimas yra svarbus
Projekto planas yra vadovas projekto metu. Jis naudojamas dokumentuoti, bendrauti, apskaičiuoti ir valdyti. Išsamus projekto planas pagerina klientų bendravimą ir visada gali būti pritaikytas prie suinteresuotųjų šalių pageidavimų, naudojant paskelbtus etapus ar terminus. Visi puslapiai žino, kur rasti dabartinę informaciją apie projektą. Projekto lūkesčiai ir prioritetai fiksuojami raštu. Atsižvelgdami į laiko planavimą, visi projekte dalyvaujantys asmenys žino, kada reikia atlikti užduotį ir kiek laiko jie turi.
Kur rasti projekto planavimo šablonus
Tinkami projektų planavimo „Excel“ šablonai padeda jums planuoti savo projektą. Galite rinktis iš dviejų variantų: Viena vertus, galite sukurti nemokamą projekto planą naudodami „Office“ programą „Excel“. Kita vertus, internete galite rasti nemokamų paruoštų naudoti „Excel“ šablonų. Galite lengvai juos atsisiųsti į savo kompiuterį, kad galėtumėte nedelsdami juos naudoti.
Ką „Excel“ šablonai siūlo planuojant projektus?
Tie, kurie naudoja „Excel“ šablonus savo projektui planuoti, gauna naudos iš integruotų skaičiavimo įrankių ir „Excel“ funkcijų. Naudojant šias programos funkcijas, projektą galima ne tik efektyviai valdyti, bet ir patraukliai. Paruoštoje lentelėje vartotojai turi galimybę
- Fazės ir susijusios (papildomos) užduotys
- atsakingas
- pradžios ir pabaigos datos
- progresas
- Kaina ir biudžetas
įvesti. Projekto planavimo „Excel“ šablonus galima pritaikyti pagal poreikį, pavyzdžiui, jei reikia pažymėti vėlavimus ar atliktas užduotis.
„Excel“ projekto planas taip pat gali būti pateiktas su statine laiko ašimi arba diagrama. Taip pat galima sukurti ir vizualiai parodyti kaštų tendenciją arba gairių tendencijų analizę. Gairės gali būti įtrauktos į projekto planą su trukme arba be tam tikro laikotarpio.
„Excel“ šablonai: projekto planavimas naudojant Ganto diagramą
Sąžininga darbo suskirstymo struktūra yra planavimo paskyrimų pagrindas, tačiau projekto grafiką galima aiškiau parodyti naudojant Ganto diagramą. „Excel“ siūlo keletą projektų planavimo šablonų Ganto diagramos pavidalu. Čia projekto veikla rodoma ant sumažintos laiko ašies, naudojant juostas. Įvairias projekto užduotis galima pavaizduoti horizontaliomis juostomis atitinkamose eilutėse ir sekti jų eigą.
Kaip sukurti savo projekto planą vos keliais žingsniais
Vos keliais veiksmais galite patys sukurti ir formatuoti „Excel“ šabloną, skirtą projektams planuoti.
-
„Excel“ atidarykite naują darbaknygę ir įveskite šias stulpelių antraštes eilutėse A6 – E6:
a) Etapas / užduotys / veikla / etapai
b) Tipo aprašymas arba užduoties kategorija
c) atsakingas
d) pradžios ir pabaigos datos bei trukmė
-
Įveskite planuojamą veiklą ir nustatykite etapus, taip pat jų pradžios datą, pabaigos datą ir trukmę atitinkamuose stulpeliuose esančiuose langeliuose. Pavyzdžiui:
užduotis
Kategorija
Atsakingas
pradėti
trukmės
galas
Sukurkite apytikslę koncepciją
Copywriting
Sandra Meška
07.09.2020
5
11.09.2020
Teksto gamyba
Copywriting
Sandra Meška
12.09.2020
11
22.09.2020
Korektūra
Copywriting
Sandra Meška
23.09.2020
2
24.09.2020
Paskelbti
Copywriting
Sandra Meška
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Pasirinkite eilutes po stulpelio antrašte „Pradėti“ ir pasirinkite per „Įdėti > Diagramos “ir sukrauti strypai.
-
Tada eikite į „Pasirinkti duomenis“ spustelėdami diagramą. Čia pirmiausia pakeisite horizontalių ašių etiketes (rubriką) spustelėdami „Redaguoti“ ir pažymėdami duomenų seriją po stulpelio antrašte „Užduotis“. Patvirtinkite savo įrašą.
-
Tada spustelėkite „Pridėti“ skiltyje „Legendos įrašai (serija)“ ir pridėkite trukmę. Eilutės pavadinimui kaip diapazoną pasirinkite stulpelio antraštę „Trukmė“. Pažymėkite duomenų seriją skiltyje „Trukmė“ kaip serijos reikšmes. Patvirtinkite savo įrašą.
-
Dabar suformuosite diagramą ir ašis. Pirmiausia spustelėkite ašies etiketes y ašyje ir šoninėje juostoje „Formatuoti ašį“ eikite į „Ašies parinktys> Kategorijos atvirkštine tvarka“.
-
Tada spustelėkite mėlynas duomenų serijos „Pradėti“ juostas ir eikite į „Formatuoti duomenų seriją> Užpildymas> nėra užpildymo“ ir „Rėmelis> be eilutės“. Juostos dabar nematomos.
-
Tada suformatuokite x ašį spustelėdami datas ir eikite per „Formatuoti ašis> Ašių parinktys“ į „Minimalus“ ir įveskite pirmosios užduoties pradžios datą.
Sukurkite nemokamus „Excel“ šablonus, skirtus projektams planuoti, ir atlikite apžvalgą
Skaičiuoklės programinė įranga „Excel“ tinka projektams planuoti ir valdyti. Be išlaidų ir tvarkaraščių planų, galima sukurti darbo suskirstymo struktūras, proceso trukmės skaičiavimus ir naudingas analizes. Įterptos diagramos iliustruoja norimus duomenis arba tam tikrų projekto plano užduočių chronologinę seką. Tai leidžia jums sekti svarbias užduotis, atsakomybės sritis ir projekto eigą.
DUK
Kur galiu rasti „Excel“ šablonų, skirtų projektams planuoti?
Atidarykite „Excel“ ir pagrindiniame puslapyje spustelėkite „Daugiau šablonų“. Paieškos juostoje įveskite „projekto planavimas“, projekto planas “arba„ projekto planuotojas “ir pasirinkite norimą šabloną.
Kaip pridėti progreso juostą prie „Excel“ projekto plano?
Prie tuščių langelių pridėkite bet kokį skaičių, pvz., 0, 25, 50, 75 ir 100. Eikite į „Pagrindinis> Stiliai> Sąlyginis formatavimas> Duomenų juostos> Papildomos taisyklės“. Įveskite mažiausią ir didžiausią vertę, pasirinkite bet kurią spalvą ir patvirtinkite.
