„Outlook“ kontaktų grupės - efektyvus bendravimas grupėje

Kaip sukurti platinimo sąrašus

Kiekvieną dieną profesinėje ar privačioje aplinkoje atsiranda poreikis siųsti el. Laiškus įvairių tipų žmonėms ar žmonių grupėms. Daugeliu atvejų vieno pranešimo turinys turi pasiekti skirtingus gavėjus. Nepatyrę „Outlook“ vartotojai gali dirbti su „kopijuoti ir įklijuoti“ tokiai užduočiai atlikti ir tokiu būdu siųsti pranešimo turinį skirtingiems kontaktams.

Pranešimų siuntimas keliems gavėjams naudojant „kopijuoti ir įklijuoti“ yra daugiausiai antras geriausias sprendimas. Be to, kad tekstų kopijavimas ir įklijavimas yra linkęs į klaidas, reikia atsižvelgti ir į laiko veiksnį. Geriausia alternatyva yra sukurti kontaktų grupę arba platinimo sąrašus „Outlook“. Terminai paskirstymo sąrašas ir kontaktų grupė turi lygiavertę reikšmę. Iki „Outlook 2007“ versijos buvo naudojamas terminas „platinimo sąrašas“. Nuo „Microsoft Outlook 2010“ platinimo sąrašas buvo pakeistas terminu „kontaktų grupė“, kuris taip pat naudojamas dabartinėje „Office Outlook 365“ versijoje. Naudodami „Microsoft Outlook“ platinimo sąrašą, vienu paspaudimu galite prie pranešimo pridėti gavėjų grupę. Sukurti kontaktų grupę ir platinimo sąrašus „Outlook“ nėra sunku ir sutaupo daug laiko profesionaliam el. Pašto bendravimui.

„Outlook“ kontaktų grupės sukūrimas - praktiniai patarimai, kaip pakartotinai dirbti

Norėdami sukurti naują kontaktų grupę programoje „Microsoft Outlook“, pirmiausia pereikite prie skirtuko „Pradėti“. Tada galite sukurti naują platinimo sąrašą naudodami mygtuką „Nauji elementai“. Dabartinėje „Outlook“ versijoje meniu punktas „Kontaktų grupė“ yra labiau įtrauktas į meniu juostą nei senesnėse „Outlook“ versijose. Mygtuką rasite skiltyje „Papildomi elementai> Kontaktų grupė“.

Spustelėjus mygtuką „Kontaktų grupė“, atsidaro pasirinkimo langas, kuriame galite atlikti individualius naujo platinimo sąrašo nustatymus. Naudodami klaviatūrą pasirinkite sparčiuosius klavišus „Ctrl“ + „Shift“ + L.

Turite šias parinktis ir parinktis:

mygtuką

Išraiška

Išsaugoti arti

Meniu elementas „Išsaugoti ir uždaryti“ yra būtinas kuriant naują kontaktų grupę. Mygtuku galite išsaugoti visą informaciją apie naujus narius ir gavėjus. Dėl to kontaktų grupė yra prieinama bet kuriuo metu siunčiant įprastus el. Svarbu: Prieš siunčiant pranešimą į „Outlook“ platinimo sąrašą, kontaktų grupė turi būti išsaugota. Tai daroma priskiriant unikalų pavadinimą ir patvirtinant tai spustelėjus mygtuką „Išsaugoti ir uždaryti“.

Ištrinti grupę	Ištrina platinimo sąrašą.
Persiuntimo grupė	„Microsoft Outlook“ sukurtas platinimo sąrašas gali būti persiųstas kitiems žmonėms. Platinimo sąrašą galima siųsti interneto formatu kaip „vCard“ failuose arba kaip „Outlook“ kontaktą.

Nariai ir pastabos

Lango vaizdą galite pasirinkti skirtuke „Ekranas“. Mygtuku „Nariai“ galite pamatyti informaciją apie visus grupės narius. Paskirstymo sąrašo komentarus galite įvesti pastabose.

Pridėti narių

Mygtukas „Pridėti narių“ gali būti suprantamas kaip „Microsoft Outlook“ kontaktų grupės širdis. Grupuoti narius galite iš: „Outlook“ kontaktai, Į programinę įrangą integruota adresų knyga arba Naujas el. Pašto adresas pridėti prie platinimo sąrašo.

Pašalinti narį	Norėdami pašalinti grupės narį iš platinimo sąrašo, pasirinkite įrašą ir spustelėkite mygtuką „Pašalinti narį“.
Atnaujinti dabar	Spustelėkite mygtuką „Atnaujinti dabar“, kad atnaujintumėte lango rodinį. Visi įrašai atnaujinami.
Skirtukas "Bendrauti"	Skirtuke „Bendrauti“ galite pasirinkti kontaktą iš platinimo sąrašo ir parašyti asmeninį el. Laišką šiam asmeniui. Taip pat galima sukurti susitikimo užklausą konkrečiam kontaktui.
Skirtukas "Kategorijos"	Kaip ir „Outlook“ kalendoriuje, taip pat turite galimybę elementą priskirti platinimo sąrašų kategorijai. Be to, galite nustatyti, kad tolesni veiksmai būtų priminti apie kontaktų grupę vėliau. Taip pat galite pažymėti platinimo sąrašą kaip „privatų“.

Apibendrinant galima pasakyti, kad turite skirtingas parinktis ir nustatymų parinktis, kaip individualiai sukurti kontaktų grupę ir pritaikyti ją savo poreikiams. Jei norite vėliau pritaikyti sukurtą kontaktų grupę ir, pavyzdžiui, pridėti naujų narių iš adresų knygos, tai galite padaryti bet kuriuo metu naudodami mygtuką „Pradėti> Adresų knyga“.

Pasirinkę tinkamą adresų knygą, platinimo sąrašą galite atpažinti pagal piktogramą, rodančią dvi stilizuotas galvutes. Paskirstymo sąrašo specifikacijas galite pakeisti spustelėję mygtuką „Ypatybės“. Visi pritaikymai turi būti patvirtinti „OK“. Arba visus asmeninius platinimo sąrašus galite rasti „Microsoft Outlook“ skirtuko „Kontaktai“ meniu juostoje.

El. Laišką adresatų grupei atlikite keturiais veiksmais

Sukūrę naują kontaktų grupę, galite naudoti sukurtą platinimo grupę, norėdami vienu metu rašyti keliems gavėjams naudodami „Outlook“. Vykdydami 4 paprastus veiksmus, galite išsiųsti naują laišką platinimo grupei:

1. Atidarykite naują el. Laišką spustelėdami „Pradėti> Naujas el. Paštas“.

   

2. Atsidaro pažįstamas el. Pašto įvesties langas, kuriame galite sukurti ir išsiųsti naują el. Laišką.

   

3. Užuot rankiniu būdu įvedę gavėjo el. Pašto adresą, spustelėkite mygtuką „Kam“ ir adresatų knygoje ieškokite norimos kontaktų grupės. Jei vieną kartą išsiuntėte naują pranešimą platinimo grupei, pakanka įvesti paskirstymo sąrašo pavadinimo pirmas raides mygtuko „Kam“ įvesties lauke. Po kelių klavišų paspaudimų kontaktų grupė rodoma kaip pasiūlymas ir ją galima pasirinkti.

   Kaip ir įprastus el. Pašto pranešimus, siunčiant pranešimą kontaktų grupei, taip pat galite nuspręsti, ar jie:

   • Lauke „Kam“ jis siunčiamas paprastu tekstu visiems kontaktų grupės gavėjams. Tokiu atveju visų platinimo grupės narių el. Pašto adresai yra matomi visiems.
   • Kopija turėtų būti išsiųsta visiems gavėjams iš kontaktų grupės lauke „Cc“.
   • Turėtų būti nematomai perduodamas lauke „Bcc“. Jei pranešimas siunčiamas į platinimo sąrašą per „Bcc“, joks el. Pašto adresas nebus persiųstas.
   

4. Siųskite pranešimą spustelėdami mygtuką „Gerai“. Jis bus išsiųstas visiems grupės nariams pagal jūsų specifikacijas.

Pranešimo siuntimas per „Outlook“ platinimo sąrašą yra panašus į išbandytą el. Laiškų siuntimą skirtingiems gavėjams. Sujungus gavėjus iš platinimo grupės, pranešimas vienu žingsniu gali pasiekti daugelį adresatų. Ši procedūra yra ypač efektyvi, kai pranešimai turi būti siunčiami tai pačiai žmonių grupei nuolat. Pavyzdžiui, visi skyriaus darbuotojai arba visi verslo padalinio darbuotojai gali būti sugrupuoti į kontaktų grupę. Tada to paties turinio žinutės gali būti išsiųstos į platinimo sąrašą.

Santrauka ir išvada: darbas su „Outlook“ platinimo sąrašais yra veiksmingas ir paprastas

Tikslinga kurti kontaktų grupes „Microsoft Outlook“, jei fiksuota žmonių grupė nuolat gauna to paties turinio el. Profesinėje aplinkoje tikslinga sudaryti paskirstymo sąrašą kiekvienam skyriui ar paskirstymo grupei visiems įmonės darbuotojams. Tas pats pasakytina apie klubus ar privatų sektorių. Platinimo sąrašas sukuriamas „Outlook“ skirtuke „Pradėti“, naudojant mygtuką „Nauji elementai“.

Senesnėse „Outlook“ versijose mygtukų pavadinimai ir meniu struktūra skiriasi. Į žiniatinklio knygą galima įtraukti ir žinomus, ir išsaugotus adresų knygoje, ir naujus el. Pašto adresus.

Esama kontaktų grupė gali būti pritaikyta, perduota kitiems gavėjams arba ištrinta vos keliais paspaudimais. „Microsoft Outlook“ vartotojai, profesionalizuojantys bendravimą su kontaktų grupėmis arba senesnėse versijose - su platinimo sąrašais, taupo brangų laiką ir sumažina klaidų tikimybę kopijuojant ir įklijuojant el. Laiškus.