Profesionaliai sukurkite „Outlook“ parašus

Vos keliais paspaudimais prie „Outlook“ parašo

„Outlook“ parašas gali būti vadinamas teksto dalimi, kuri pridedama rankiniu būdu arba kaip numatytoji el. Į darbo el. Laiškus įprasta įtraukti parašus. Įmonės el. Pašto parašas įvardija pranešimo autorių ir pateikia svarbiausią kontaktinę informaciją. Jį galima pavadinti elektronine vizitine kortele.

Parašus verslo el. Laiškuose reikalauja įstatymai. Be siuntėjo ir bendrų kontaktinių duomenų, taip pat turi būti pateikta privaloma informacija apie įmonės pavadinimą ir teisinę formą, lygiavertę firminiam blankui.

Parašas nėra privalomas pagal įstatymus privačioje aplinkoje. Dėl suprantamų priežasčių parašą tikslinga įtraukti ir į privačius el.

• Tai neabejotinai nurodo jus kaip pranešimo siuntėją
• Parašas leidžia jūsų el. Paštui atrodyti profesionaliai
• Pasirašius ir nurodant kontaktinius duomenis, laiško paprastai nefiltruoja šiukšlių filtras

Apibendrinant, logiška ir atrodo autentiška pridėti parašą prie kiekvieno el. „Microsoft Outlook“ siūlo daugybę skirtingų parašų kūrimo, pritaikymo ir individualizavimo galimybių.

Sukurkite parašą „Outlook“: kaip sukurti parašą vos keliais pelės paspaudimais

„Outlook“ parašą sukuriate pagal šį modelį:

1. Atidarykite naują el. Laišką ir eikite į skirtuko „Parašas“ meniu Įterpti.

   

2. Atsidaro langas, kuriame galite redaguoti esamus parašus arba sukurti naują parašą su individualiu formatavimu. Toliau nurodyta informacija yra ypač tinkama kaip privataus parašo turinys:

   • Tavo vardas.
   • Jūsų adresas.
   • Kontaktinė informacija, tokia kaip telefonas, faksas ir el.
   • Neprivaloma: jūsų privačios svetainės adresas.

   Be to, į savo parašą kaip logotipą taip pat galite įtraukti vaizdus ar animuotus GIF.webp failus, kad individualiai ir unikaliai sukurtumėte parašą html.

   

3. Teksto lauke, kuriame kuriate savo parašą, siūlomos įvairios tinkinimo parinktys. Be kitų dalykų, galite žingsnis po žingsnio:

   • Pasirinkite šriftą, šrifto spalvą ir šrifto dydį.
   • Nustatykite teksto lygiavimą: kairysis pagrįstas, dešinysis pagrįstas arba centre.
   • Įtraukite nuotraukas ir nuorodas.
   • Lauke „Vizitinė kortelė“ įdėkite vizitinę kortelę vcf formatu.
   • Pasirinkite el. Pašto paskyrą, su kuria turi būti įteiktas parašas.
   • Nuspręskite, ar parašas taip pat turėtų būti naudojamas atsakant į el. Laišką ir persiunčiant.

Kai atliksite visus įrašus, baigite kurti parašą naudodami Gerai. Parašas dabar pateikiamas kaip standartinis parašas naudojamai el. Pašto paskyrai. Taip pat yra galimybė sukurti kelis parašus vienai el. Pašto paskyrai arba kelioms paskyroms. Nors parašas pateikiamas kaip standartinis parašas, jei reikia, alternatyvius parašus galite įterpti rankiniu būdu.

Kaip pakeisti parašą

Jei norite pakeisti parašą, „Outlook“ yra dvi patogios alternatyvos:

1. Viršutinėje „Outlook“ srities paieškos juostoje įveskite paieškos terminą „Parašai“ ir atidarykite savo parašą spustelėdami „Veiksmai / parašas“.

   

2. Kaip ir kurdami naują parašą, atidarykite naują pranešimą ir meniu juostoje eikite į skirtuką Parašas.

   Parašo pakeitimus reikia išsaugoti spustelėjus pelės mygtuką su „Gerai“. Tada pakeistas parašas automatiškai pridedamas prie jūsų el. Laiškų, atsižvelgiant į konkrečius nustatymus.

Kur galite rasti tinkamus parašų šablonus

Internete yra naudingų nuorodų ir pasiūlymų parašams kurti. „Microsoft“, kaip „Microsoft Outlook“ gamintoja, taip pat siūlo parašų šablonus, kurie atrodo profesionaliai ir tinka verslo ar asmeniniams tikslams. Eikite į „Microsoft“ parašų šablonus spustelėdami parašo kūrimo dialogo lango apačioje esančią nuorodą: "Gaukite parašų šablonus„Spustelėkite. Internete taip pat rasite papildomų parašų pasiūlymų ir šablonų.

Tai pateks į „Microsoft“ palaikymo puslapį, kuriame patogiai aprašoma, kaip sukurti parašą naudojant „Microsoft Word“ šabloną ir kaip jį išsaugoti „Outlook“.

Svarbūs patarimai kuriant parašą

Parašas privačioje aplinkoje gali būti suprojektuotas individualiai. Leidžiama tai, kas patinka ir daro gerą įspūdį el. Laiško gavėjui.

Verslo el. Laiškai ir parašai visada turi būti suformatuoti pagal DIN standartą 5008. Kadangi el. Laiškai ir parašai yra skirti susirašinėjimui palengvinti, įstatymų leidėjas 2007-01-01 juos prilygino verslo laiškams ir faksogramoms. Dėl šios priežasties kuriant parašus turi būti laikomasi įstatymų leidėjo nuostatų. Verslo parašą paprastai turėtų sudaryti trys dalys:

1. Vardai ir galbūt bendras sveikinimas.
2. Įmonės kontaktiniai duomenys.
3. Legali informacija.

Jei parašas naudojamas verslo tikslais, taip pat turite užtikrinti, kad telefono ir fakso numeriai būtų įtraukti pagal DIN taisykles. Be to, labai svarbu, kad siuntėjai užrašytų visus savo vardus ir pavardes ir vengtų santrumpų.

Tarpai tarp eilučių, šrifto dydis ir tema

Kiekvienam parašui prasminga naudoti šriftą, kuris naudojamas teksto tekste. Daugeliu atvejų įmonės firminiams blankams ir visų rūšių susirašinėjimams naudoja įmonės šriftą. Standartiniai šriftai, tokie kaip „Calibri“, „Arial“ ar „Times New Roman“, tinka privatiems asmenims. Šie šriftai užtikrina, kad gavėjui parašas būtų įskaitomas.

Jei standartiškai naudojate puošnų kursyvų šriftą ar žaismingus šriftus, tai gali sukelti dirginimą. Kaip šrifto dydį reikia pasirinkti 10–12 taškų raidę. Tarpas tarp eilučių turėtų atitikti standartines vertes ir, kaip ir pats el. Laiškas, paprastai yra viena eilutė. Laiško niekada nereikėtų pamiršti el.

Kaip prie parašo pridėti logotipų ir vaizdų

Naudodami grafinį simbolį prie savo parašo galite pridėti logotipą ar atskirus vaizdus, pavyzdžiui, verslo nuotrauką. Prieš įterpdami įsitikinkite, kad paveikslėlis nėra per didelis ir ar jis gerai dera prie bendro jūsų parašo paveikslėlio. Senesnėse „Outlook“ versijose logotipų ir paveikslėlių įterpimo procedūra skiriasi - ypač „Outlook 2000“ ir „Outlook 2003“, galimybės skiriasi nuo dabartinių „Outlook“ versijų.

Taip pat galima naudoti savo parašą kaip informacijos ir reklamos priemonę. Nuoroda į jūsų svetainę, specialus pasiūlymas ar papildoma informacija apie jus ar jūsų įmonę gali būti naudinga norint sudominti gavėjus.

Raskite parašus „Windows“ aplanke

Pastaba: Jei norite išsaugoti asmeninį parašą, jums reikia saugojimo kelio. Parašai saugomi centralizuotai „Windows“ paslėptame aplanke, kurį galite pasiekti naudodami šią „Windows“ komandą:

Vienu metu paspauskite [Windows] ir [R] klavišus - atsidarys dialogo langas „Vykdyti“.

Dialogo lange įveskite šią komandą:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Jūs pateksite į savo parašų aplanką ir galėsite juos nukopijuoti bei išsaugoti.

Išvada apie profesionalų parašų naudojimą „Outlook“

„Outlook“ parašas yra profesionali ir patikrinta priemonė prisistatyti kaip pranešimo siuntėjui. Vardas ir pavardė, individualūs kontaktiniai duomenys, o verslo aplinkoje - teisinės informacijos įtraukimas yra esminis ir tikslingas.

Galite sukurti naują parašą „Outlook“ vos keliais pelės paspaudimais arba naudodami „Microsoft Word“ ir išorinius šablonus. Gali būti naudinga į parašą įtraukti nuotraukas ar logotipą. Taip pat būtina laikytis verslo parašų DIN 5008 taisyklių. Parašas visada turėtų informuoti gavėją, leisti greitai peržiūrėti siuntėją ir atitikti bendrą el. Laiško vaizdą.