Naudodami šias instrukcijas lengvai sukurkite formos raides
Kad tekstinis dokumentas atitiktų nurodytus reikalavimus ar jūsų individualius pageidavimus, reikia atlikti keletą veiksmų. Tai gali užtrukti. Tačiau darbas yra vertas, jei baigtas failas galų gale atrodo patraukliai ir taip pat įtikina turinį. Ypač jei norite išsiųsti dokumentą skirtingiems gavėjams arba jums to reikia įvairiomis progomis, jums naudinga „Microsoft Word“ funkcija „formuoti raides“. Bet kaip galima sukurti šiuos laiškų sujungimus?
Formos raidžių kūrimas „Word“: praktinis „Office“ programos asistentas
Tarkime, kad sukūrėte tekstą visiškai pagal savo idėjas - formato ir kalbos nustatymai, taip pat grafika, antraštės, poraštės ir hipersaitai atitinka atitinkamas specifikacijas. Jūs taip pat įtraukėte svarbias citatas ir jau paruošėte turinį bei šaltinių sąrašą ir pridėjote juos prie teksto. Failas paruoštas ir turėtų būti išsiųstas ilgam žmonių sąrašui.
Jei turėsite koreguoti tekstą su kiekvienu gavėju, svarbūs nustatymai, tokie kaip puslapių numeriai ar data, gali pasikeisti arba pasikeisti automatiškai. Laimei, „Microsoft Word“ šiuo metu taip pat turi praktinių formų raidžių kūrimo funkcijų.
Tokia funkcija turi būti suprantama kaip funkcija, kuri yra integruota į „Office“ programą ir yra prieinama vartotojui norint redaguoti tekstą. Be formos raidės funkcijos, galite naudoti, pavyzdžiui, makrokomandas. Naudodami tam tikrą klavišų kombinaciją, galite greičiau vykdyti reguliariai naudojamas komandas. Funkcija „Rasti ir pakeisti“ taip pat yra populiari funkcija: galite naudoti šią funkciją, kad vienu veiksmu ištaisytumėte įprastas klaidas.
Žingsnis po žingsnio sujungdami laiškus: instrukcijos ir patarimai
„Microsoft Word“ palengvina darbą su teksto dokumentais įvairiais būdais. Tai taip pat apima serijinės raidės funkciją. Kad galėtumėte naudotis šia programa, pirmiausia spustelėkite skirtuką „Programos“, esančią „Office“ programos meniu juostelėje. Galite rinktis iš įvairių variantų: Be laiškų, serijiniu būdu gali būti gaminami ir kitų tipų dokumentai, pvz., El. Pašto pranešimai ar etiketės. Net adresų knyga gali būti naudojama kaip laiškų suliejimo dokumentas. Kaip elgtis, jei norite sukurti formos laišką:
Atidarykite laiškų suliejimo dokumento skirtuką „Laiškai“.
Eikite į „Pradėti laiškų suliejimą“ ir pasirinkite, pavyzdžiui, „Laiškas“.
Kai „Word“ atliks automatinius nustatymus, spustelėkite lauką „Pasirinkti gavėją“.
Sukurkite naują sąrašą arba naudokite esamą sąrašą arba „Outlook“ kontaktus - „Word“ kiekvienam adresatui automatiškai sukuria individualizuotus blankus ir pan.
Patikrinkite viską peržiūroje ir kartu atsispausdinkite raides.
Tai labai taupantis laiką kuriant ir spausdinant formos raides. Išsaugodami kontaktus galite tikėtis individualizuotos vartotojo sąsajos su kita raide. Greitai išplatinkite pranešimus kolegoms, klientams, draugams ir šeimos nariams.
arbatpinigių: Pasiekite laiškų suliejimo vedlį. Tai padės jums sukurti pašto suliejimo dokumentą šešiais žingsniais. Tai automatiškai apeina galimas problemas siunčiant serijinius el. Taip pat galite išvengti su sistema susijusių klaidų pranešimų, apibrėždami tam tikrus nustatymus.
Išsami informacija iš pirmo žvilgsnio: taip stebite dalykus
Norint ištaisyti klaidas, svarbu išsamiai išnagrinėti dokumentą. Kadangi ruošiate failą, kuris bus išsiųstas kaip laiškas daugeliui skirtingų gavėjų, ne tik turinys, sveikinimas ir sveikinimo eilutė turėtų būti teisingi. Automatiškai kurdamas teksto elementus, vedlys naudoja jūsų duomenų šaltinį, kuriame yra gavėjo duomenys. Todėl pavadinimai ir adresai turi būti įvesti teisingai, kad nė vienas adreso blokas nebūtų neteisingas pabaigoje.
Siekiant išvengti dokumento pabaigos, kuriame yra klaidų, taip pat naudinga apsvarstyti duomenų šaltinio formatą. Pvz., Jei tai „Excel“ failas, turėtumėte suformatuoti laiškų suliejimo laukų skaičius. Čia reikia jūsų dėmesio. Tai reiškia, kad nėra problemų dėl informacijos apie valiutą formos laiškuose. Žingsnis po žingsnio vedlio palaikymas palaiko jus, kai nustatote atitinkamą puslapį.
Paprastas procesas: išsaugokite atskiras idėjas ir bet kuriuo metu jas iškvieskite
Kiekvienoje įmonėje ir pagal asmeninius pageidavimus sveikinimas, gavėjo duomenys, sveikinimo eilutė ir adreso blokas gali būti išdėstyti skirtingose dokumento vietose. Jei visada naudojate tą pačią struktūrą, galite, pavyzdžiui, tvirtai įtvirtinti pasveikinimo linijos padėtį raidės formoje.
Be to, galite sunumeruoti nuosekliai sukurtas serijines raides ir taip suteikti daugiau aiškumo. Reikalavimus ir individualius pageidavimus galima išsaugoti šablone. Ši parinktis yra viena iš daugelio „Word“ funkcijų, kuriomis galima supaprastinti ir pagreitinti rašymo procesus.
Be galimybės pasirinkti laiškų suliejimo laukus iš savo asmeninių duomenų šaltinių ir vos keliais žingsniais integruoti juos į savo tekstą, taip pat galite naudoti „Microsoft Word“ vertimams įterpti arba išsaugoti failą kaip PDF.
Koregavimai ir pataisymai - tai taip paprasta
Prieš išsaugodami „Word“ dokumentą kaip PDF, dar kartą patikrinkite, ar norite atlikti pakeitimus. Tai padės konkrečiau surasti laiškų suliejimo laukus, juos paryškinant. Įvairios „Office“ programos lauko funkcijos gali būti naudojamos elementams įterpti iš skirtingų duomenų šaltinių: „Excel“ lentelės, teksto laukai iš kitų duomenų ir grafikos gali būti lengvai integruoti į jūsų laiškų suliejimą.
Peržiūroje galite pamatyti, kaip nauji moduliai tilps į pradžios dokumentą. Jei reikia, atitinkami adresai ar pavadinimai gali būti peržiūrėti.
Gera žinoti: Nors formos laišką galite sukurti iš įprasto dokumento, šį procesą galima įgyvendinti ir atgal. Priešingai, laiškų suliejimo dokumentą taip pat galima konvertuoti į įprastą dokumentą.
Serijinės raidės: greičiausias būdas gauti daug pašto siuntų
Formos laiškai suteikia galimybę greitai ir efektyviai sukurti pašto siuntas skirtingiems gavėjams. Konkrečios programos nustatymų dėka jūs gaunate vienodą išdėstymą - nesvarbu, ar rašote laiškus, kuriate etiketes, ar dar kartą sujungiate laiškus.
DUK
Kodėl jums reikia formos laiško?
Jei dokumentai turi būti siunčiami skirtingiems gavėjams ir naudojami panašūs teksto elementai, verta naudoti serijinės raidės funkciją. Čia galite įterpti atskirus blokus tiesiai į tekstą ir pasiekti duomenų šaltinį, kuriame yra gavėjų adresai ir vardai. Taip sutaupysite laiko kurdami individualius pranešimus.
Kaip galiu patikrinti, ar užpildytas formos laiškas tinka?
Naudojant peržiūros funkciją, serijinės raidės turinys ir formatas gali būti aiškiai parodyti ir patikrinti galutinėje versijoje.
