Darbas su Microsoft Office programomis yra praktiškas ir efektyvus. Tačiau ypač „Microsoft Excel“ pasikartojantys darbo žingsniai gali varginti. Galite įrašyti ir kurti vadinamąsias „makrokomandas“ Microsoft Excel ir kitose Office programose, kad šias užduotis atliktumėte greičiau ir netgi atliktumėte automatiškai. Bet kas tiksliai yra makrokomandos? O kaip jums sekasi kurti makrokomandas skirtingose Office programose?
Kas yra „Microsoft“ makrokomandos?
Paprasčiau tariant, makrokomandos yra nedidelės programinės įrangos programos, egzistuojančios Microsoft Office kosmose.Šių makrokomandų pagalba galima automatizuoti vadinamąsias „rutinines užduotis“. Tai, be kita ko, reiškia, kad daug laiko reikalaujančias, pasikartojančias užduotis, kurias atliekate programoje „Microsoft Excel“, galima supaprastinti naudojant makrokomandas.
Sąvoka „makro“ kilusi iš graikų kalbos ir reiškia „didelė“. „Microsoft“ makrokomandos taip vadinamos, nes laikomos didelėmis komandomis. Jos savo ruožtu sujungia kelias mažas komandas iš programinės įrangos ir vykdo jas vienu metu, kai tik duodama tai daryti. Pirmiausia reikia rasti konkretų makrokomandos procesą, kurį norite automatizuoti naudodami „Excel“, „Word“ ar kitą „Microsoft“ programą.
Sugrupavimo ir atkūrimo darbo žingsniai: taip veikia makrokomandos
Makrokomandoms svarbiausia yra tai, kad yra tam tikra darbo žingsnių seka, kuri vėl ir vėl atliekama vienodai. Naudodami makrokomandą jums nebereikia atlikti šių darbo žingsnių atskirai, o galite juos įrašyti kaip filmą.Tada šį fiksuotą programavimą galima atkurti naudojant tam tikrą klavišų kombinaciją, kad jūsų darbo žingsniai būtų atliekami automatiškai ir sujungiami su kuo trumpiau.
Makrokomandos pagrindas yra šios funkcijos:
- Jūs nustatote konkrečią darbo eigą, kuri dažnai atliekama ir turėtų būti automatizuota. Makrokomandas naudinga, pavyzdžiui, jei reikia nuolat įterpti darbuotojo, nario ar draugo duomenis į skaičiuokles.
- Dabar sukurkite makrokomandą. Tai darydami įrašote darbo veiksmus, kuriuos įprastai vėl ir vėl turėtumėte atlikti rankiniu būdu. Tokiu būdu „Office“ programa vėliau galės pasiekti šį vadovą ir paleisti jį automatiškai.
- Tada galite sukurti sukurtą makrokomandą paleisti tiesiogiai vienu pelės paspaudimu arba konkrečiu sparčiuoju klavišu. Taip sutaupysite daug mažų darbo žingsnių.
| Patarimas: net jei ilgai nedirbote su Microsoft Office programomis, makrokomandos gali palengvinti jūsų darbą. Kadangi net ir labiausiai paplitusias funkcijas galima supaprastinti didelėmis komandomis. |
Kam „Excel“ gali būti naudojamos makrokomandos?
Iš pirmo žvilgsnio makrokomandų tema atrodo gana abstrakti. Tačiau atidžiau pažvelgus ir pateikus keletą pavyzdžių, greitai tampa aišku, kad mažos programinės įrangos programos gali būti naudingos daugelyje sričių. Pavyzdžiui, „Microsoft Excel“ programoje galite sukurti makrokomandas šioms funkcijoms:
- Duomenų užklausos iš duomenų bazių
- Perkelti darbaknyges arba darbalapius
- Teksto, langelių ar diagramų formatavimas
- Ląstelių turinio, nuorodų ar formulių tinkinimas
- Duomenų rūšiavimas ir filtravimas
- Lentelių, PDF failų ar grafikos kūrimas
- Duomenų konvertavimas
Didelių komandų įvairovė rodo: beveik visi Microsoft Excel įmanomi veiksmai taip pat gali būti automatiškai atkurti kaip makrokomandos. Bet ir Microsoft Word programoje specialiai priskirti makrokomandų klavišai siūlo daugybę galimybių.
Praktiška kasdieniame gyvenime: „Microsoft Word“ makrokomandų parinkčių pavyzdžiai
„Microsoft Word“, populiarioje teksto apdorojimo programoje, taip pat yra galimybė įrašyti veiksmus ir apibrėžti juos kaip makrokomandą su konkrečia komanda. Programų pavyzdžiai rodo, kad didelės komandos gali būti naudingos kasdieniame gyvenime, pavyzdžiui:
- automatinis datos arba failo pavadinimo koregavimas
- Slėpti atskirus elementus, pavyzdžiui, visus vaizdus dokumente
- Įklijuokite vardus, adresus arba telefono numerius atitinkamuose laukuose
- apskaičiuokite vidutinį sakinių ilgį
- Pataisykite dažnai susuktas raides
Nesvarbu, ar „Office“ programas naudojate profesionaliame, ar privačiame kontekste: makrokomandos gali atimti dalį darbo. Galite sukurti individualizuotas komandas, kurios atitiks jūsų asmeninius poreikius.
Kaip sukurti makrokomandą „Excel“?
Makrokomandos kūrimas veikia įvairiais būdais. Žmonės, kurie yra susipažinę su programavimo kalba, gali kurti makrokomandas „Microsoft“ vadinamuosiuose kūrėjo įrankiuose su VBA („Visual Basic for Applications“).
VBA yra programavimo kalba, naudojama specialiai Microsoft. Tačiau net su programavimu nesusipažinę vartotojai gali lengvai kurti makrokomandas Microsoft Excel arba Word.Kadangi įrašymas vyksta vos keliais žingsniais – ir sutaupysite daug darbo, naudodami gerai suprojektuotus klaviatūros makrokomandos klavišus.
Makrokomandos kūrimas: kaip tęsti
Net be VBA galite lengvai įrašyti makrokomandą Microsoft programose, pvz., Excel. Norėdami tai padaryti, juostelės skirtuke „Rodinys“ rasite elementą „Kūrėjo įrankiai“. Kitose versijose skirtuke taip pat gali būti atskiras elementas „Makrokomandos“. Kai suprasite, kokią funkciją norite atlikti savo makrokomandoje, atlikite šiuos veiksmus:
- Skirtuko Rodinys makrokomandų srityje spustelėkite Įrašyti makrokomandą.
- Atsidaro langas, kuriame galite nurodyti makrokomandos pavadinimą. Tai suteiks jums geresnę apžvalgą vėliau ir, pavyzdžiui, galėsite nurodyti makrokomandos veiklą. Jei nepateiksite makrokomandos pavadinimo, makrokomandos pavadinimas bus automatiškai sunumeruotas.
- Lange taip pat nurodote, kokia klavišų kombinacija turi būti makrokomandoje. Atitinkamame lauke rasite iš anksto nustatytus klavišus su pavadinimais „parinkčių klavišas“ ir „komandos klavišas“ (pvz., CTRL), taip pat kito pasirinkto klavišo įvesties lauką. Vėliau vienu metu paspauskite visus rodomus makrokomandos klavišus, suteikdami komandą naudoti makrokomandą.
- Taip pat galite pasirinkti, kurioje „Excel“ srityje turėtų būti pasiekiama jūsų makrokomanda. Jei jo reikia tik darbaknygėje, kurioje jį įrašote, spustelėkite Ši darbaknygė. Jei norite turėti prieigą prie jos, kai naudojate „Excel“, pasirinkite „Asmeninė makrokomandų knyga“.
- Be to, b altame lauke galite įvesti trumpą makrokomandos aprašymą. Tai gali būti naudinga, jei retai naudojate „Excel“ ir norite pamatyti, kokias makrokomandas jau sukūrėte ir kam jos naudojamos.
- Dabar spustelėkite „Gerai“. Tada bus pradėta įrašyti makrokomandą.
- Dabar atlikite tiksliai tuos darbo veiksmus, kuriuos vėliau makrokomandos turėtų perimti už jus.
- Baigę visus darbo žingsnius, tiesiog spustelėkite funkciją „Stabdyti įrašymą“, esančią skirtuko makrokomandose.
Kai atliksite visus šiuos veiksmus, jūsų užprogramuota makrokomanda bus pasiekiama programoje "Excel" . Dabar galite naudoti komandą bet kuriuo metu paspausdami makrokomandos klavišus ir optimizuoti savo darbo veiksmus. Norėdami tai padaryti, jums reikia tik jūsų apibrėžtų makrokomandų klavišų.
Pažengusiems: skirtukas Kūrėjas
Jei dažnai įrašote makrokomandas, patartina juostelėje integruoti skirtuką "Kūrėjo įrankiai" . Jums nebereikia peržiūrėti kortelės „Peržiūrėti“, bet galite tiesiogiai pasiekti makrokomandos kūrimą. „Office 365“ atlikite šiuos veiksmus:
- „Excel“ atkreipkite dėmesį į žalią juostą pačiame viršuje virš skirtukų. Be failo išsaugojimo arba siuntimo el. paštu simbolių, taip pat matysite tris taškus. (Kitose „Office“ versijose piktograma taip pat gali atrodyti kaip brūkšnys su rodykle žemyn). Spustelėkite tą mažą mygtuką.
- Dabar atsidaro pilkas langas, kurio apačioje pasirenkate teksto laukelį „Daugiau komandų“.
- Dabar rodomame lange „Daugiau komandų“ kairėje galite pasirinkti tarp „Juosta (tinkinti)“ ir „Greitos prieigos įrankių juosta“. Čia spustelėkite stulpelį „Juosta (tinkinti)“.
- Dešinėje pusėje dabar matysite skirtingų skirtukų pavadinimus. Kai kurie iš jų pažymėti mėlyna varnele – tai tie, kurie jums rodomi „Excel“. Dabar sąrašo apačioje ieškokite „Kūrėjo įrankiai“ ir ten pažymėkite kitą mėlyną varnelę.
- Dabar spustelėkite mygtuką "Gerai" apačioje dešinėje, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Atlikę šiuos veiksmus pagrindiniuose skirtukuose galite rasti „Excel“ skirtus kūrėjo įrankius. Procesas Word ar kitose Office programose veikia taip pat. Spustelėję skirtuką dabar pamatysite parinktis, kurių reikia makrokomandoms kurti: „Įrašyti makrokomandą“.
Kaip sukurti makrokomandą „Word“?
Jei norite užprogramuoti makrokomandą kitose Office programose, pvz., Microsoft Word, LibreOffice ar OpenOffice, galite tai padaryti panašiai kaip Microsoft Excel. Tai paaiškėja naudojant Word pavyzdį:
- Orientuokite juostoje ir pasirinkite skirtuką „Peržiūrėti“.
- Ten rasite "Makrokomandas" dešinėje. Dabar vienu spustelėjimu galite pasirinkti „Rodyti makrokomandas“ arba „Įrašyti makrokomandas“.
- Spustelėjus „Įrašyti makrokomandas“ atsidarys langas. Ten įveskite makrokomandos pavadinimą, klavišų kombinaciją ir trumpą aprašą.
- Pradėkite įrašyti makrokomandą spustelėdami "Gerai" .
- Pasirinkę "Stop Recording" nustosite programuoti makrokomandą ir dabar galėsite ją naudoti Microsoft Word.
Kitose „Microsoft Office“ programose atskiri rodiniai gali šiek tiek skirtis, tačiau procesas dažniausiai yra tas pats. Tai leidžia lengvai kurti makrokomandas nenaudojant VBA ar kitos programavimo kalbos.
Kaip redaguoti makrokomandas naudojant „Visual Basics“?
Jei įrašėte makrokomandą ir naudojate ją kelis kartus, galite būti ne visiškai patenkinti. Galbūt norite pridėti žingsnį arba pakeisti kai kurias komandas.Tokiu atveju vėliau makrokomandą galima redaguoti dar kartą. Tačiau tai yra šiek tiek sudėtingiau nei sukurti makrokomandą, nes tam reikia „Visual Basics“ (VB) programavimo kalbos.
„Excel“ galite pajusti VB, skirtuke Kūrėjas spustelėję makrokomandas (parodyta aukščiau), pasirinkę atitinkamą makrokomandos pavadinimą ir spustelėję Redaguoti. Dabar atidaromas „Visual Basics Editor“. Čia matote komandas ir darbo žingsnius, kuriuos įrašėte kaip makrokomandą programavimo kalba, t.y. kaip kodą. Jei kas nors šiek tiek supranta angliškai, tai gana greitai galima suprasti VB tekstus ir galbūt juos ištrinti ar pakeisti. Tačiau jei neturite jokių žinių, galite tiesiog iš naujo įrašyti makrokomandą įprastu būdu.
Išvada: makrokomandų kūrimas – jokių problemų naudojant „Microsoft Office“.
Jei daug dirbate su Microsoft Office programomis, galite daug ką supaprastinti naudodami dideles komandas. Surinkus visus darbo etapus, juos galima atlikti per trumpą laiką, paspaudus tam tikrą klavišų kombinaciją.
Ypač praktiška: kiekvienas Microsoft Office vartotojas gali pats įrašyti makrokomandas. Tai leidžia individualiai nustatyti, kurie darbo žingsniai kuriam vartotojui turi būti vykdomi automatiškai. Taip sutaupysite ne tik daug laiko, bet ir bereikalingo darbo krūvio.
