Vaizdo konferencijos įgyvendinimas, priemonės ir teisinis pagrindas

Iš namų palaikykite ryšį su pasauliu

Vėliausiai, prasidėjus koronos pandemijai ir susijusiam namų biurui, vaizdo konferencijos daugeliui darbuotojų tapo neatsiejama kasdienio darbo dalimi. Todėl atidžiau panagrinėjame, kokie techniniai reikalavimai yra reikalingi, kokios priemonės yra tinkamos ir kokios teisinės sąlygos taikomos vaizdo konferencijai.

Kas yra vaizdo konferencija?

Vaizdo konferencija yra dviejų ar daugiau žmonių susitikimas, vykstantis praktiškai internetu. Vaizdo konferencijos dalyviai bendrauja per internetinę kamerą ir mikrofoną.

Norint organizuoti vaizdo konferenciją, reikalingas vaizdo serveris, prie kurio gali prisijungti visi dalyviai. Vaizdo susitikimo metu visi dalyvaujantys dažniausiai mato vienas kitą.

Moderatorius dažnai perima dalyvių kvietimą į vaizdo konferenciją ir pats moderuoja konferenciją. Šis asmuo, pavyzdžiui, gali leisti kitiems dalyviams paleisti savo monitorių ar mikrofoną kalbėjimui.

Priklausomai nuo vaizdo konferencijos programinės įrangos, žmonės gali dalyvauti renginyje savo kompiuteriu arba išmaniuoju telefonu.

Rinkoje yra nemokamų ir mokamų vaizdo konferencijų įrankių.

12 internetinių susitikimų teikėjų

1. Mikogo

„Mikogo“ yra Vokietijos internetinių konferencijų ir virtualių pristatymų teikėjas. Ypatingas „Mikogo“ dalykas yra tas, kad vaizdo konferencijoje bendrinamas tik ekranas, tačiau dalyviai tarpusavyje bendrauja ne tiesiogiai per vaizdo įrašą, o tik per garsą.

„Mikogo“ susitikimo vedėjas turi susikurti paskyrą. Tada kiti vartotojai gali būti pakviesti el. Paštu bendrinti arba valdyti ekraną. Dalyvauti galima per HTML peržiūros priemonę per naršyklę su išmaniuoju telefonu ar darbalaukiu.

Ryšiai per „Mikogo“ yra užšifruoti 256 bitais.

Daugiau informacijos: www.mikogo.de

2. „GoToMeeting“

„GoToMeeting“ skirtas didelės raiškos vaizdo konferencijoms. Priklausomai nuo pasirinkto paketo, vaizdo susitikime gali dalyvauti iki 250 žmonių, o daugiausia 25 gali būti prijungti per vaizdo įrašą.

Susitikimo sudarymas yra lengvas ir gali būti įgyvendintas spontaniškai. Moderatoriai vartotojams gali įjungti atskiras funkcijas, tokias kaip mikrofonas ar ekrano bendrinimas.

Be dalyvavimo per naršyklę ar programą, taip pat galima skambinti telefonu.

Daugiau informacijos: www.gotomeeting.com

3. „TeamViewer“

„TeamViewer“ yra įrankis, iš pradžių sukurtas nuotoliniam kompiuterių valdymui. „TeamViewer“ dabar siūlo savo įrankį vaizdo konferencijoms su „Susitikimais“. Dėl visiško šifravimo programinė įranga siūlo aukštus saugumo standartus ir leidžia spontaniškus susitikimus bei balso skambučius. Bendravimas galimas tiesiogiai per garsą ar pokalbį. Vaizdo susitikime su „TeamViewer“ gali dalyvauti iki 300 žmonių.

Daugiau informacijos: www.teamviewer.com

4. „Google Hangouts“ / „Google Meet“

Naudodama „Google Hangout“, „Google“ siūlo įmonėms mokamą įrankį kaip „G-Suite“ dalį. Tai leidžia tiesiogiai surengti vaizdo konferencijas. Arba taip pat yra galimybė surengti vaizdo susitikimus naudojant „Google Meet“. Tada vartotojai netgi turi galimybę subtitruoti pokalbius arba juos išversti tiesiogiai. Tačiau vertimo funkcija dar nėra visiškai išvystyta.

Kad galėtų naudoti „Google Meet“, naudotojams reikia „Google“ paskyros. Dalyvauti galima ir be programos per naršyklę ar „Gmail“. Vienas iš „Google“ vaizdo konferencijų įrankio pranašumų yra tas, kad visus kitus „Google“ produktus, pvz., „Google“ skaičiuokles ar dokumentus ir kalendorius, galima lengvai derinti su vaizdo įrašų įrankiu.

Daugiau informacijos: meet.google.com

5. „Cisco Webex“

„Webex“ iš „Cisco“ yra skirtas profesionaliam naudojimui. Teoriškai iki 40 000 žmonių gali dalyvauti susitikime, pvz., Didelėse konferencijose ar mugėse. Dalyvauti taip pat galima be atitinkamos paskyros naudojant nuorodos kvietimą. Tačiau kaip registruotas vartotojas turi papildomų funkcijų.

Daugiau informacijos: www.webex.com

6. Padidinti

„Zoom“ yra viena populiariausių vaizdo konferencijų priemonių tiek privačioje, tiek verslo srityje. Susitikimus galima sinchronizuoti ir iš karto sukurti naudojant savo kalendorių. Gavus visų dalyvių sutikimą, vaizdo konferencijos gali būti įrašomos labai lengvai. Kitas privalumas yra tas, kad ekranais gali dalintis keli dalyviai. Taip pat, pavyzdžiui, galite sukurti savo susitikimų kambarius.

Dalyvauti konferencijose galima naudojant darbalaukio ir išmaniojo telefono programą bei naršyklę.

Daugiau informacijos: www.zoom.us

7. „Microsoft Teams“

„Microsoft Teams“ yra „Microsoft Office365“ rinkinio dalis. Įrankis visų pirma specializuojasi komandiniame darbe. Taigi tai ne tik vaizdo konferencijų įrankis, bet ir siūlo projektų valdymo elementus tuo pačiu metu.

Viename susitikime gali dalyvauti iki 10 000 žmonių.

Daugiau informacijos: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. „Adobe Connect Meetings“

„Adobe“ vaizdo konferencijų įrankis pirmiausia buvo sukurtas profesionaliems vartotojams. Pavyzdžiui, posėdžių salės gali būti suprojektuotos pagal įmonės dizainą. Įrankis taip pat siūlo daug specialių funkcijų, tokių kaip anoniminis dalyvavimas konferencijoje.

Daugiau informacijos: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. „Skype“

„Microsoft“ „Skype“ iš pradžių buvo paleista kaip pokalbių ir vaizdo skambučių paslauga. Šis įrankis naudojamas nuo 2003 m. Tačiau dabar daugelis žmonių taip pat naudoja „Skype“ vaizdo konferencijoms. Tai reiškia, kad failus taip pat galima lengvai bendrinti čia. Bendravimas galimas ir per integruotą „Messenger“.

Daugiau informacijos: www.skype.com

10. Jitsi Meet

„Jitsi“ siūlo visą nemokamos komunikacijos programinės įrangos kolekciją. Tai taip pat apima vaizdo konferencijų įrankį „Jitsi Meet“. Vaizdo susitikimus galima pradėti spontaniškai be programos ar registracijos. Prisijungti prie susitikimo galima naudojant individualiai sukurtą programą.

Susitikimus per „Jitsi“ galima planuoti ir organizuoti naudojant įprastus kalendorius. Įrankis taip pat gali būti prijungtas prie projektų valdymo programinės įrangos, tokios kaip „Slack“.

Vienintelis trūkumas: gamintojo teigimu, tik iki 35 dalyvių gali bendrauti kokybiškai.

Daugiau informacijos: meet.jit.si

11. Pagal tai

Tokiu būdu vaizdo konferencijas galima pradėti tiesiogiai naršyklėje be paskyros ar programos. Dalyvavimas yra lengvai įmanomas naudojant išmanųjį telefoną ar stalinį kompiuterį.

Daugiau informacijos: whereby.com

12. SocialHub Meet

„SocialHub Meet“ įrankis, sukurtas Vokietijoje, visų pirma daro įspūdį dėl jo įgyvendinimo, atitinkančio GDPR. Todėl jis tinka įmonėms, kurios labai vertina duomenų apsaugą. Pavyzdžiui, visos paslaugos yra priglobtos serveriuose Vokietijoje, o atskiri kambariai gali būti apsaugoti slaptažodžiais.

Daugiau informacijos: socialhub.io

Svarbūs vaizdo konferencijų įrankio atrankos kriterijai

Pirma, turėtumėte apsvarstyti, kokie yra jūsų reikalavimai virtualiai susitikimų programinei įrangai. Ar norėtumėte naudoti įrankį palaikyti ryšį su neatvykusiais darbuotojais? O gal norite sukurti bendravimo platformą išsamiems pokalbiams su klientais? Norėdami teisingai pasirinkti savo poreikius, turėtumėte tiksliai žinoti, kokie yra jūsų poreikiai. Svarbūs dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti kada Funkcijų spektras reikėtų atkreipti dėmesį į:

• Didelės raiškos arba mažos raiškos vaizdo kokybė,
• Maksimalus galimų dalyvių skaičius,
• Funkcija padalinti ekraną,
• Galimybę dirbti kartu su dokumentais,
• Duomenų šifravimas ir
• Kaina ir privaloma sutartis.

Kokie yra mokamų vaizdo konferencijų įrankių pranašumai?

Daugelis kompanijų siūlo savo vaizdo konferencijų įrankius nemokamai ir net be registracijos. Tačiau šių įrankių funkcionalumas dažnai yra ribotas. Be to, gali atsitikti taip, kad nemokamos versijos yra „apmokamos“ naudojant duomenis, kuriuos renka programos.

Mokamos versijos atveju įrankių „alkis gauti duomenis“ dažniausiai yra ribotas.

Jei įmonėms vaizdo konferencijų įrankių reikia reguliariai, geriausia pereiti prie mokamų versijų. Jūs gaunate didesnį duomenų saugumą ir visas reikalingas funkcijas.

Kokios įrangos man reikia vaizdo konferencijai?

Kad vaizdo konferencija vyktų sėkmingai, turi būti laikomasi šių techninių reikalavimų:

• pakankamai greitas interneto ryšys
• pakankamai didelės skiriamosios gebos fotoaparatas
• veikiantis mikrofonas

Norint surengti vaizdo konferenciją ar joje dalyvauti, reikalingas mažiausiai 3 megabitų pralaidumas. Tai užtikrina, kad vaizdas gali būti matomas netrūkčiojant. Bet kokiu atveju vaizdo konferencijos metu patartina išjungti visas programas, kurioms reikia daug pralaidumo. Netgi vaizdo ar muzikos transliacija neturėtų būti naudojama vaizdo susitikimo metu, jei pralaidumas yra mažas.

Netiketas vaizdo susitikimuose

Kad vaizdo konferencijos vyktų sklandžiai, dalyviai turėtų laikytis tam tikrų taisyklių. Geriausia moderatoriams iš anksto pranešti susitikimo taisykles. Galimos taisyklės yra šios:

• Apie tai nekalbama be išankstinio įspėjimo. Priešingu atveju gali atsitikti taip, kad visi kalba vienu metu.
• Kai prisistato vienas žmogus, kiti išjungia mikrofoną. Tokiu būdu dėstytojui netrukdo tokie triukšmai kaip ošimas.
• Jei dalyvauja visi, turintys fotoaparatą, visi taip pat turėtų įjungti savo fotoaparatus. Visa kita būtų nemandagu.
• Visi turėtų rengtis vaizdo susitikimui, kaip rengtųsi susitikimui vietoje. Juk niekas į biurą neateitų apsirengęs bėgimo kostiumu.

Vaizdo konferencijų privalumai ir trūkumai

Yra daug kompanijų, siūlančių vaizdo konferencijas privalumus:

• Kryžminis ryšys be ilgos kelionės
• Sutaupomos kelionės išlaidos
• trumpesnis atsakymo laikas
• optimizuotas bendravimas ir greitesnis sprendimų priėmimas
• geresnis krizių ir projektų valdymas

Tačiau yra ir tokių trūkumas kaip:

• didesnės techninės pastangos
• Bendrauti galima tik su pagalbinėmis priemonėmis
• sumažėjęs dėmesys ekrane
• neįpareigojančio pobūdžio nei tiesioginiame susitikime vietoje

Vaizdo konferencijų teisinės sąlygos

Kalbant apie duomenų apsaugos įstatymą, vaizdo konferencijoms taikomas Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas. Atitinkamai darbdaviai gali rinkti ir naudoti darbuotojų duomenis, jei jie tarnauja „darbo santykių tikslui“ (BDSG 26 straipsnio 1 dalis) arba jei darbdavys turi „teisėtą interesą“ (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas).

Darbdavio interesai prieštarauja darbuotojų interesams, kuriuos verta apsaugoti. Tai gali kilti pavojus, pavyzdžiui, jei vaizdo konferencijos įrankis naudojamas ne tik susitikimams, bet ir stebint darbą namų biure.

Venkite vaizdo konferencijų nuovargio

Teoriškai vaizdo konferencijas galima pradėti bet kada ir bet kur, tačiau praktiškai vaizdo susitikimų kaupimasis gali sukelti nuovargį.

Viena iš priežasčių yra didelis dirgiklių tankis, pvz., Susitikimuose su daugybe dalyvių. Tuo pačiu metu vaizdo susitikime su įjungta kamera niekada negali žinoti, kas į tave žiūri. Šis jausmas, kai jus nuolat stebi, gali dar labiau pabloginti nuovargio simptomus. Galų gale, nuolatinis žvilgsnis į ekraną padidina nuovargį, nesiblaškydamas.

Tai galima išspręsti padarius pertraukas ilgesnėse vaizdo konferencijose. Taip pat gali būti prasminga, kad dalyviai neprivalo visą laiką dalyvauti konferencijoje su savo vaizdo įrašu.

Įrašyti vaizdo konferencijas - kas leidžiama?

Nors vaizdo konferencijų įrašymas atrodo įprasta praktika daugeliui įrankių, siūlančių šią galimybę, yra rimtų teisinių problemų.

Pasak STGB, tai gali būti nusikalstama veika, jei nevieši pokalbiai ar vaizdo konferencijos įrašomi be leidimo. Dabartiniai duomenų apsaugos įstatymai taip pat draudžia įrašyti vaizdo susitikimus be dalyvių sutikimo.

Iš principo įstatymai vaizdo konferencijas laiko tiesioginio susitikimo pakaitalu. Kiekvienas, neturintis vaizdo įrašų, taip pat galės jame dalyvauti.

Argumentas įgyvendinti vaizdo susitikimo dokumentaciją su įrašu taip pat netaikomas, nes vaizdo konferencijoje taip pat galima registruotis tekstu.

Norint įrašyti vaizdo konferenciją, reikia pateikti:

• Savanoriškas visų dalyvaujančių šalių sutikimas, gautas prieš įrašymo pradžią.
• Rašytinė sutikimo forma arba sutikimo dokumentai.
• Dalyvių paaiškinimas apie įrašo prasmę ir tikslą.
• Nuoroda į teisę atsisakyti sutikimo.

Iš esmės nei moderatoriai, nei dalyviai neturėtų įrašyti vaizdo konferencijų be kitų vaizdo konferencijų sutikimo. Tai taip pat netaikoma, jei įrašymas turi būti atliktas paprastais dokumentais.

Kuris įrankis tinka mano vaizdo konferencijoms?

Šiandien vaizdo konferencijos įmonėse rengiamos kasdieniame gyvenime. Atitinkamų įrankių rinka yra didelė, todėl galite greitai prarasti dalykus. Šie klausimai gali padėti pasirinkti tinkamą programinę įrangą:

• Kiek žmonių vidutiniškai dalyvauja mano vaizdo konferencijose?
• Ar man „tik“ reikalingas vaizdo skambučių įrankis, ar jame turėtų būti kitų funkcijų, pvz., „Messenger“, projektų valdymo funkcijos ir pan.?
• Ar turėtų būti įmanoma tiesiogiai į kalendorių integruoti susitikimus vaizdo susitikimams?
• Ar norite, kad įrankio serveriai būtų Vokietijoje?
• Ar yra koks nors būdas įrašyti susitikimą?
• Ar galiu sukurti kelias posėdžių sales?
• Ar galima dalyvauti susitikimuose per naršyklę?
• Kiek pinigų turiu per mėnesį vaizdo susitikimų įrankiui?
• Ar jau naudoju tokius įrankius kaip „G-Suite“, „Adobe“ ar „Microsoft“?

Praktiškai prieš tai, pavyzdžiui, įsigyjant mokamą prenumeratą, verta išbandyti įvairias priemones. Dauguma paslaugų teikėjų dirba su 14 dienų ar ilgesniu nemokamu bandomuoju laikotarpiu. Per tą laiką galite plačiai išbandyti įrankius įvairiose vaizdo konferencijose ir įsitikinti atitinkamais privalumais.

Kaip ir kita programinė įranga, jūs ir jūsų komandos galiausiai dirbsite su ja. Todėl įmonės turėtų įtraukti savo darbuotojus į sprendimų priėmimo procesą, kad bendrai pasiektų sutarimą dėl priemonės, kuri galiausiai bus naudojama.