Kad deleguodami užduotis per „Outlook“ visada žinotumėte esamą būseną, galite nurodyti, kad norite gauti perkeltų užduočių būsenos ataskaitą. Tai taip pat gali būti naudinga, ypač atliekant plačias užduotis
Deleguokite užduotis
Norėdami deleguoti užduotį, iškvieskite komandą programoje „Outlook 2013“ arba naujesnėje versijoje Pradėti - Nauji elementai - Užduoties užklausa įjungta „Outlook 2010“ Pradžia - nauji elementai - kiti elementai - užduoties užklausa, „Outlook 2003/2007“ Naujas - naujos užduoties užklausa. Tada įveskite darbuotojo, kuriam norite perkelti užduotį, duomenis ir el. Pašto adresą ir pateikite užduotį. O kas, jei vieną kartą įvedėte užduotį savo užduočių planavimo priemonėje ir tik vėliau supratote, kad neturite tam pakankamai laiko ir kad geriau ją deleguosite? Tada elkitės taip:
- Užduočių planavimo priemonėje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite užduotį ir paskambinkite Paskirti užduotį ant.
- Tada įveskite asmens, kuriam norite perkelti užduotį, el. Pašto adresą, parašykite trumpąją žinutę ir pakoreguokite terminą, kad vis tiek turėtumėte laiko peržiūrėti rezultatą.
- Įsitikinkite, kad turite dvi parinktis Išsaugoti atnaujintą šios užduoties kopiją mano užduočių sąraše ir Išsiųskite man būsenos ataskaitą, kai tik atliksite užduotį yra įjungtos. Priešingu atveju užduotis nebus rodoma jūsų užduočių planavimo priemonėje; be to, jums nebus automatiškai pranešta, kai užduotis bus atlikta.
- Pateikite užduoties užklausą.
Taip užtikrinsite, kad būsite automatiškai informuoti apie pažangą
Kad perduotos užduotys visada būtų rodomos jūsų užduočių planavimo priemonėje ir jums būtų pranešta, kai užduotis bus atlikta, „Outlook“ turi būti suaktyvintos dvi 3 veiksme nurodytos parinktys. Tuomet ne visada turite atsiminti, kad įgalindami ankstesnio skyriaus 3 veiksmo parinktis įgalinkite. Parinktys yra įjungtos pagal numatytuosius nustatymus, tačiau geriau patikrinti, ar jos saugios:
- „Outlook 2010“ ar naujesnėje versijoje iškvieskite komandą Failas - Parinktys - Užduotys , „Outlook 2003/2007“ Įrankiai - Parinktys - Užduoties parinktys.
- „Outlook 2010“ ir naujesnėse versijose įgalinkite šias parinktis: Atnaujinkite savo darbų sąrašą naudodami užduotis, kurias priskiriu kitiems žmonėms ir Siųskite būsenos ataskaitą, kai atliksiu priskirtą užduotį A..
- „Outlook 2003/2007“ įjunkite dvi parinktis Atnaujinkite priskirtas užduotis užduočių sąraše ir Siųskite būsenos ataskaitą, kai atliktos priskirtos užduotys a.
- Uždarykite dialogus.
Taip galite parodyti užbaigimo būseną ir atsakomybę
Veiklos sąraše (rodinys Paprastas sąrašas) stulpelio nėra % baigtakad nuomone Detalių sąrašas pasirodo. Jei dažnai perduodate daug užduočių ir jūsų darbuotojai reguliariai dokumentuoja „Outlook“, kiek procentų užduočių jie jau atliko, rekomenduoju naudoti % baigta taip pat vaizde Paprastas sąrašas įterpti. Taip būsite informuoti apie pažangą. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:
- Užduočių planavimo priemonėje pasirinkite rodinį Paprastas sąrašas: komandų rodinys - keisti vaizdą - paprastas sąrašas.
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite vieną iš stulpelių antraščių, pavyzdžiui, nuoroda arba senesnėse versijose Užduoties temair iškviesti komandą Lauko pasirinkimas ant.
- Vilkite mygtuką % baigta B. iš dialogo lango, paspaudus kairįjį pelės mygtuką, iki eilutės su stulpelių antraštėmis. Mano pasiūlymas: vilkite jį į stulpelio antraštės dešinėje esančią padėtį Dėl. Raudona rodyklė rodo, kur % baigta įterpiamas kaip nauja stulpelio antraštė C.. Kai tik mygtukas bus norimoje padėtyje, atleiskite pelės mygtuką.
- Jei rodinyje nėra stulpelio Atsakingas rodomas, įdėkite jį kaip aprašyta. Atsakingas galima rasti pačiame dialogo lango sąrašo gale Lauko pasirinkimas.
- Tada uždarykite dialogo langą Lauko pasirinkimas.
