Turinys
Naudojant telefono ar vaizdo konferencijų sistemą, susitikimai taip pat gali būti rengiami su žmonėmis, esančiais kituose miestuose ar net šalyse. Tai taupo kelionės išlaidas ir laiką. Tačiau yra tam tikrų techninių ir komunikacinių iššūkių
Telefoninės ir vaizdo konferencijos natūraliai tinka susitikimams, kurių dalyviai nėra susirinkę į vieną vietą. Turite ir kitų privalumų:
- Galite būti sušaukti per trumpą laiką.
- Žmonių galima pridėti vėliau arba daliai susitikimo.
Turėtumėte tai nepamiršti telefonu ir vaizdo konferencijose
- Technikos testas (vadovas): Kaip lyderis, prieš paleidžiant kitus dalyvius, paleidžiate sistemą ir išbandote, ar ryšys baigtas. Priešingu atveju rizikuojate pradėti nelygiai, nes pirmiausia gali tekti patikrinti garsą arba pakoreguoti nustatymus.
- Technikos testas (dalyviai): Paprašykite visų dalyvių iš anksto atlikti sistemos testą. Vaizdo įrašų sistemose paprastai yra nuoroda, kurią siunčiate dalyviams. Priešingu atveju pirmas kelias minutes praleisite sprendžiant technines dalyvių problemas.
- Įvadas: Jei reikia, trumpai supažindinkite su technologija: kaip man kalbėti? Kaip pasukti aukštyn / žemyn? Kaip nutildyti mikrofoną / telefoną? Kokių dar variantų turiu, pvz. B. įkelti failus ar bendrinti savo ekraną?
- Pašalinti trukdžius: Įsitikinkite (ir dalyviai), kad nebūtų foninio triukšmo. Tai reiškia: uždarykite langus, išjunkite oro kondicionierių ar spausdintuvą, venkite aidų kambariuose, išjunkite išmanųjį telefoną.
- Kalbos pauzės: Nurodykite dalyviams, kad prasminga suteikti kitiems galimybę atsakyti ilgiau nei susitikimuose akis į akį. Jei kas nors pradeda kalbėti per greitai (kad galėtų kalbėti), gali atsitikti taip, kad pirmieji žodžiai nepasiekiami (pvz., Dėl to, kad asmuo per vėlai paspaudžia kalbėjimo mygtuką).
- Tiesioginis požiūris: Jei norite kreiptis į konkretų asmenį, kreipkitės į jį vardu. Tokiu būdu asmuo žino, kad jie buvo skirti, ir jums nereikia kartoti klausimo, nes asmuo suprato, kad kalbate su jais per vėlai.
Kaip valdyti konferencinius skambučius
- Vardas: Dalyviai nemato vienas kito. Jei dalyviai dar nepažįsta vienas kito, pirmame pranešime jie turėtų nurodyti savo pavardes. Priešingu atveju kiti nežinos, kas kalba.
- Verbalizuojantys gestai / veido išraiškos: Kitos šalys negali susitikti konferencinio pokalbio metu. Taigi nematote ir kitų veido išraiškų bei gestų. Štai kodėl svarbu aiškiai pasakyti viską, ką norite išreikšti.
Patarimai apie vaizdo konferencijų ypatybes
- Ausinės vietoj garsiakalbio: Jei kompiuteryje vyksta vaizdo konferencijos, praneškite dalyviams, kad jie turėtų išjungti savo kompiuterio garsiakalbį ir naudoti laisvų rankų įrangą. Priešingu atveju, kai dalyvis kalba, o jo balsas atkuriamas per garsiakalbį ir paimamas iš mikrofono, atsiras aido efektai.
- Kalbos moderavimas: Kai kuriose sistemose vienu metu gali kalbėti tik vienas asmuo; moderatorius turi suteikti jiems žodį (skaityti: atleisti mikrofoną). Tai nuostabu, nes greitai tampa chaotiška, kai keli dalyviai kalba vienas su kitu. Be to, kartais taip pat vėluojama, o tai lemia keistą, nes laikas vėluoja. Jei technika leidžia kalbėti vienu metu: pažiūrėkite, ar dalyviai yra pakankamai drausmingi. Jei nesate, pereikite prie moderuoto kalbėjimo.
