Jei naudojate „Excel 2007“ ar naujesnę versiją, labai lengva išsaugoti lentelę kaip PDF failą. Be daugelio kitų failų formatų, PDF yra siūlomas kaip saugojimo formatas. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:
Atidarykite meniu „Failas“ („Excel 2010“) arba komandą „Išsaugoti kaip“ naudodami „Office“ mygtuką („Excel 2007“). Kitame dialogo lange atidarykite sąrašo laukelį „Failo tipas“. Paspauskite „PDF (* .pdf)“ formatą iš galimų failų formatų sąrašo spustelėdami pelę. Toliau pateiktame paveikslėlyje parodyta, kaip atrodo dialogo langas:
Šiame dialogo lange įveskite PDF dokumento failo pavadinimą. Pateiktas „Excel“ lentelės pavadinimas, tačiau taip pat galite pasirinkti kitą.
„Excel“ siūlo dvi optimizavimo parinktis, skirtas išsaugoti kaip PDF failą. Šios parinktys leidžia optimizuoti failą „Standartinis (internetiniai leidiniai ir spausdinimas)“ arba „Minimalus dydis (internetiniai leidiniai)“. Pasirinkite norimą parinktį.
Jei išsaugodami norite išsaugoti tik dalį darbaknygės kaip PDF failą, spustelėkite „Parinktys“. Tada galite naudoti bloką „Paskelbti ką“, kad pasirinktumėte „(pasirinktas langelių diapazonas)“, „Aktyvus lapas (-ai)“, „Visa darbaknygė“ arba „Lentelė“ (taikoma tik tuo atveju, jei naudojate žymeklį tam tikroje srityje gali būti išsaugotas kaip PDF).
Jei pažymėsite žymės langelį „Ignoruoti spausdinimo sritis“, visos „Excel“ sukurtos spausdinimo sritys bus ignoruojamos kuriant PDF failą.
Vidinė informacija iš „Excel“ failo, pvz., Autoriaus, išsaugojimo datos ir komentarų, neturėtų būti išsaugota PDF faile, jei šis failas taip pat naudojamas už įmonės ribų. Todėl išjunkite žymės langelį „Dokumento ypatybės“ dialogo lango „Parinktys“ srityje „Įtraukti nespausdinamą informaciją“.
Atlikę visus nustatymus, dialogo lange spustelėkite „Gerai“. Tada „Excel“ sukuria PDF failą ir saugo jį pasirinktoje saugojimo vietoje.
