Kiekvienas, kuris kada nors bandė derinti susitikimus su keliais žmonėmis, žino, kiek tai gali kainuoti el. Laiškų ir skambučių, ypač jei ne visi turi prieigą prie bendro kalendoriaus per „Exchange“. Perskaitykite šį įrašą, kad sužinotumėte, kaip išeiti
Jei per „Exchange“ turite prieigą prie visų dalyvių dienoraščių, nesunku (priklausomai nuo darbo krūvio) rasti susitikimą, kad visi turėtų laiko. Tačiau pasidaro sunku, kai tenka susirasti bendrą susitikimą „skraidantis aklas“. Tada pirmiausia: pateikite pasiūlymus dėl susitikimo, surinkite atsiliepimus, galbūt telefonu paaiškinkite, ar dalyvis negali atidėti susitikimo, kuris buvo suplanuotas kitur, ir tada nustatykite bendrą susitikimą. Atsižvelgiant į „Outlook“ versiją, siūlomos kelios siūlomų datų pateikimo parinktys:
Dalyviams el. Paštu siunčiate galimų datų pasirinkimą, tačiau tai prasminga tik tuo atveju, jei visi dalyviai naudoja „Outlook“.
Dalyviams siunčiate galimų susitikimų pasirinkimą „iCalendar“ failų pavidalu, kuriuos galima atidaryti naudojant „Outlook“ ir kitas kalendoriaus programas. Tai taip pat įmanoma naudojant senesnes „Outlook“ versijas.
Kitiems dalyviams siunčiate ištrauką iš savo kalendoriaus su atitinkamu laikotarpiu. Jie gali matyti, kur jūsų kalendoriuje dar yra susitikimų, arba kokius susitikimus siūlote. Kadangi duomenys įrašomi tiesiai į el. Laiško tekstą ir pridedami kaip „iCalender“ failas, tai yra „patogiausias“ variantas, kuriuo džiaugiasi ir popierinį kalendorių laikantys vartotojai. Tačiau ši parinktis galima tik nuo „Outlook 2007“.
Kaip alternatyva yra internetinis susitikimų rengimo įrankis „Doodle“-tai taip pat tinka tiems, kurie atsisako elektroninių kalendorių.
Šveicarijoje atliktos apklausos duomenimis, maždaug pusė visų interneto vartotojų turi popierinį kalendorių - ypač moterys renkasi popierinius kalendorius. Žinoma, kalendoriaus ištraukų iš „Outlook“ ar „iCalendar“ failų negalima importuoti į tokį „analoginį“ kalendorių. Čia gali padėti tokia interneto paslauga kaip www.doodle.com. Jame sukuriate lentelę su galimomis datomis ir siunčiate nuorodą į lentelę visiems adresatams. Jie atidaro nuorodą ir pažymi visas datas, kurioms turi laiko. Kai tik vienas iš pakviestų asmenų įves datas, gausite pranešimą kaip kviečianti šalis. Tai leis jums užpildyti apklausą, kai visi atsakys.
Dabar taip pat yra „Doodle“ papildinių, skirtų „Outlook“, „Exchange“ ir kitiems kalendoriaus įrankiams. Tai galite naudoti norėdami sinchronizuoti „Doodle“ įrašus su elektroniniu kalendoriumi. Papildomas naršyklės papildinys leidžia pasiekti „Outlook“ adresų knygą, todėl lengviau siųsti kvietimus dalyviams.
Pateikite pasirinktas datas
Paprasčiausias variantas, jei visi gavėjai naudoja „Outlook“: į kalendorių įvedate siūlomas datas ir išsiunčiate žmonėms, kuriuos norite pakviesti. Susitikimai pridedami prie el. Laiško kaip „Outlook“ susitikimų failai ir gavėjas juos gali perkelti į kalendorių dukart spustelėdamas. Jei siuntėjas turi „Outlook 2007“ arba „2010“, jis taip pat gali į pranešimą įterpti paskyrimo duomenis teksto forma (ir (arba) pridėti juos kaip „Outlook“ failą).
- Pirmiausia įveskite siūlomas datas į kalendorių.
- Atidarykite naują pranešimą.
- Užpildykite siuntėją ir temą.
- „Outlook“ iki 2003 m. Versijos spustelėkite mažą rodyklę, esančią skliausteliuose esančios piktogramos dešinėje (įterpti failą) ir tada toliau elementas (viduje konors Įdėti-Meniu nėra komandos elementas). „Outlook 2007“ ir „2010“ spustelėkite skirtuką Įdėti grupėje Užrakinti ant „Outlook“ elementas.
- Pasirinkite kalendorių.
- „Outlook“ iki 2003 m. Versijos yra tik parinktis dešinėje po mygtukais Įterpti kaip: priedas pasirinkti. (Kam antras variantas Tik tekstas kuris dažniausiai yra pilkas, negalėjome sužinoti.) Tai reiškia, kad susitikimai pridedami kaip „Outlook“ kalendoriaus failas. Jei naudojate „Outlook 2007/2010“, galite įvesti paskyrimo duomenis (temą, datą, laiką) naudodami parinktį Įklijuoti kaip: tik tekstą nukopijuokite į pranešimo turinį.
- spustelėkite GeraiNorėdami uždaryti dialogo langą ir grįžti į pranešimų langą.
- Jei turite „Outlook 2007/2010“, susitikimus galite pridėti kaip failus ir duomenis į el. Laišką įrašyti kaip tekstą. Norėdami tai padaryti, pakartokite 4–7 veiksmus ir vieną kartą surinkite Įklijuoti kaip paprastą tekstą ir vieną kartą Įterpti kaip: priedas pabaiga.
- Užbaikite ir išsiųskite pranešimą.
Siųskite kalendoriaus ištraukas naudodami „Outlook 2007/2010“
Naudojant „Outlook 2007“ ir „2010“ el. Paštu galima siųsti ne tik atskirus susitikimus, bet ir kalendoriaus ištraukas, t. Y. Visus susitikimus iš pasirinkto laikotarpio. Galite tiksliai nurodyti, kokia informacija turi būti perduodama:
- Atidarykite naują pranešimą.
- Užpildykite siuntėją ir temą.
- Pasirinkite skirtuke Galimybės į HTML formatas - Kalendoriaus ištraukas galima siųsti tik naudojant HTML paštą.
- Spustelėkite teksto lauką.
- Atidarykite registrą Įdėti ir spustelėkite čia žemiau Užrakinti ant kalendorius.
- Pasirinkite norimą kalendorių.
- Įveskite lauke Data asortimentas laikotarpis, į kurį reikia atsižvelgti. Jei turite pasirinkimą čia Nurodykite datą galite laisvai pasirinkti pradžios ir pabaigos laiką.
- srityje detalė nurodykite, ar visa informacija apie susitikimus, tik galimybė ir tema, ar tik būsena (Nemokama, užsakyta, nėra atitinkamai. Su rezervacija) turėtų būti parodyta.
- Žemiau esančiame lauke galite nustatyti, ar turėtų būti pranešama tik apie susitikimus per „Outlook“ nustatytą darbo laiką.
- Tada spustelėkite Išblukti.
- Čia galite rodyti išsamią informaciją apie susitikimus, pažymėtus kaip „privačius“, ir siųsti susitikimų priedus.
- Galiausiai nurodykite, ar susitikimai turėtų būti rodomi kasdienio tvarkaraščio pavidalu, ar tiesiog kaip sąrašas. Sąrašo vaizdas yra aiškesnis.
- Uždarykite dialogą naudodami Gerai.
- Dabar „Outlook“ įterpia duomenis į pranešimo tekstą „iCalendar“ failo pavidalu (plėtinys „.ICS“), kurį taip pat gali skaityti kitos kalendoriaus programos. Užbaikite ir išsiųskite pranešimą.
Suderinkite susitikimus
Tai, kaip vertinate pakviestųjų atsakymus, kad sužinotumėte, kada kiekvienas yra laisvas, priklauso nuo jūsų pageidavimų ir pakviestųjų skaičiaus, ir, žinoma, nuo atsakymų formos:
- Jei daugumoje atsakymų yra „Outlook“ arba „iCalendar“ failų, rekomenduojame juos įvesti į antrąjį „Outlook“ kalendorių, pvz. B. „Planavimas“ vadinamas ir atidaromas šiam tikslui šalia faktinio kalendoriaus.
- Jei yra daugiau nei penki pakviesti asmenys ir kelios siūlomos datos, „Outlook“ sprendimas tampa painus. Tada geriausia sukurti „Excel“ skaičiuoklę: dalyvis įvardija horizontaliai, siūlomos datos - vertikaliai (arba atvirkščiai, jei susitikimų yra daugiau nei dalyvių). Langeliuose pažymėkite, kuris asmuo galėtų dalyvauti kokiame nors susitikime.
Siųskite patvirtintus susitikimus
Kai tik nuspręsite dėl susitikimo, informuokite kitus dalyvius. Susitikimą patartina išsiųsti dalyviams „iCalendar“ failo forma. Galite perkelti jį į savo kalendorių dukart spustelėdami ICS failą. Be to, elektroniniame laiške įrašykite paskyrimo duomenis tiems žmonėms, kurie neturi elektroninio kalendoriaus.
Žinoma, galite atsiųsti susitikimą kaip susitikimo užklausą. Tačiau tik „Outook“ vartotojai gali su tuo ką nors padaryti. Be to, kai kurie gavėjai yra šiek tiek keistai, jei gauna el. Laišką su parinktimis „Priimti“, „Su išlygomis“, „Atmesti“ ir „Siūlyti kitą kartą“, nors jau sutikote.
Beje, tai veikia ne tik naujesnėse „Outlook“ versijose, bet jau „Outlook 2000“.
„ICalendar“ failą galite sukurti taip:
- Atidarykite paskyrimo įrašą.
- Skambinkite komandai Failas → Išsaugoti kaip ant.
- Pasirinkite kaip failo tipą „iCalendar“ formatas (* .ics).
- Įsitikinkite, kad turite pasirinkimą Išsaugoti dabartinį susitikimą yra pasirinktas („Outlook 2007/2010“).
- Įveskite failo pavadinimą ir pasirinkite vietą.
- Išsaugokite failą.
- Įtraukite ICS failą kaip priedą į el. Laišką, kurį siunčiate dalyviams.
