Ar jums tikrai reikia el. Laiškų prieš penkerius metus jūsų gautuosiuose arba jūsų tvarkaraščio ir darbų sąrašo nuo 2008 m.? Jei ne, patartina perkelti senąjį balastą iš „Outlook“. Taip „Outlook“ vėl paspartės - u
„AUTOARCHIVING of Outlook“ yra skirtas šiam tikslui: jis perkelia senesnius duomenis į archyvo failą po užklausos arba automatiškai. Kaip ir asmeninis aplankas, archyvas išsaugomas PST formato faile, kad galėtumėte bet kuriuo metu vėl atidaryti archyvą naudodami „Outlook“ ir pasiekti jame esančius el. Laiškus, susitikimus ir užduotis. Archyvą taip pat galima padalyti į kelis failus, kad galėtumėte turėti, pavyzdžiui, 2008, 2009 ir 2010 m. Archyvo failus.
Beje, taip pat galima specialiai išskirti atskirus el. Laiškus ar susitikimus iš archyvavimo.
Beje, „Outlook“ nearchyvuoja kontaktų, nes tai neturėtų prasmės.
Standartiniai ir individualūs nustatymai
Automatinį archyvavimą galima konfigūruoti atskirai. Pirmiausia nustatykite standartinius nustatymus: kaip dažnai archyvuojami, kokie „seni“ turi būti duomenys, kad jie būtų archyvuojami, kuriame faile saugomi duomenys, ar senus duomenis reikia ištrinti, o ne archyvuoti?
Be to, galite pasirinkti atskirų „Outlook“ modulių, pvz., El. Laiškų ar atskirų aplankų, esančių gautuosiuose, nustatymus, kurie skiriasi nuo standartinių nustatymų. Tokiu būdu galima, pavyzdžiui, kartą per metus archyvuoti susitikimų kalendorių, o senesni el. Arba tam tikro projekto el. Laiškai visam laikui lieka „Outlook“, o kiti el. Laiškai archyvuojami po metų.
Jei vis tiek norite nustatyti skirtingus kiekvieno „Outlook“ modulio nustatymus, galite praleisti standartinius nustatymus. Jei taip, vis tiek perskaitykite šį skyrių, nes čia pateikiamos visos nustatymų parinktys.
Sureguliuokite numatytuosius nustatymus
Standartinius archyvavimo funkcijos nustatymus galite apibrėžti taip:
- „Outlook“ iki 2007 m. Versijos iškvieskite komandą EXTRAS >> OPTIONS ir atidarykite registrą DAUGIAU. „Outlook 2010“ iškvieskite komandą FILE >> OPTIONS ir atidarykite skirtuką IŠPLĖSTINIS.
- „Outlook“ iki 2007 m. Spustelėkite mygtuką AUTOMATINIS ARCHYVAVIMAS, „Outlook 2010“-AUTO ARCHIVING NUSTATYMAI.
- Kiekvieną X DIENĄ suaktyvinkite parinktį AUTOARCHIVE ir nurodykite intervalą, per kurį reikia archyvuoti.
- Jei jums erzina, kad reikia patvirtinti kiekvieno archyvavimo proceso dialogo langą, išjunkite parinktį PRADĖTI AUTOARCHIVINGĄ PO PATVIRTINIMO.
- Jei el. Laiškus, kurių jums nebereikia, „Outlook“ pažymėjote kaip pasibaigusius ir nenorite jų archyvuoti, suaktyvinkite parinktį Ištrinti pasibaigusius elementus (TIK EL. PAŠTŲ APLANKĄ).
- Bet kokiu atveju suaktyvinkite parinktį ARCHYVUOTI ARBA IŠTRINTI SENUS ELEMENTUS.
- Jei suaktyvinsite parinktį RODYTI ARCHYVO APLANKĄ APLANKŲ SĄRAŠE, po archyvavimo „Outlook“ automatiškai atidarys archyvo failą ir parodys jį aplankų sąraše. Tai reiškia, kad jūs galite ir toliau nedelsiant pasiekti archyvuotus duomenis, tačiau tuomet turite atsisakyti paslaugų teikimo spartos pranašumo.
- Lauke Ištrinti elementus, jei jie yra senesni, nurodykite, kokio amžiaus turi būti duomenys, kad jie būtų perkelti į archyvą (arba visiškai ištrinti).
- Jei duomenys turi būti perkelti į archyvą, suaktyvinkite parinktį PERKELTI SENUS ELEMENTUS Į ir pasirinkite norimą aplanką naudodami SEARCH arba laukelyje šalia mygtuko įveskite naujo archyvo failo, kurį turėtų sukurti „Outlook“, pavadinimą.
- Jei norite negrįžtamai ištrinti senus duomenis, suaktyvinkite parinktį PAGALIAU IŠTRINTI SENUS ELEMENTUS. Kad visi seni elementai būtų nedelsiant pašalinti, spustelėkite TAIKYTI NUSTATYMUS VISIEMS APLANKOMS - tačiau atminkite, kad to negalima anuliuoti.
- Uždarykite dialogus.
