„Excel“: perkelkite susitikimus į „Outlook“ kalendorių

Automatiškai perkelti informaciją iš „Excel“ lentelių kaip „Outlook“ kalendoriaus įrašus

Mūsų skaitmenizuotame pasaulyje mobilieji įrenginiai, tokie kaip išmanieji telefonai, planšetiniai kompiuteriai ar išmanieji laikrodžiai, yra vieni svarbiausių kasdienių kompanionų. Jie yra naudingi įvairiais būdais ir padeda žmonėms efektyviai organizuoti ir struktūruoti savo kasdienybę. Tai visų pirma taikoma skaitmeniniam kalendoriui, kurio susitikimai realiuoju laiku perduodami į visus mobiliuosius įrenginius naudojant „Microsoft Outlook“.

• Tuo pačiu metu mažai tikėtina, kad susitikimus gausite „Excel“ sąraše savo profesinėje ar privačioje aplinkoje. Pavyzdžiui, klientas ar tiekėjas gali juos siųsti kaip „Excel“ failą kaip projekto dalį. Užuot rankiniu būdu perkėlę ar atspausdinę duomenis ir informaciją „Outlook“, susitikimus galite paruošti „Excel“ vos keliais veiksmais, kad jie būtų automatiškai perkelti į „Outlook“ kalendorių. Prieš importuojant yra viena iš šių parinkčių:
• asmeniniame kalendoriuje arba
• įrašyti į grupės kalendorių, kurį naudoja keli komandos nariai.

„Excel“ susitikimų perkėlimas į „Outlook“ kalendorių - 3 paprasti „Excel“ veiksmai

Senesnėse „Microsoft Excel“ ir „Microsoft Outlook“ versijose buvo galima nuskaityti „Excel“ failą tiesiai į „Outlook“. Dabartinės versijos, tokios kaip „Outlook 365“ arba „Outlook 2022-2023“, negali importuoti „Excel“ failų. Dėl šios priežasties būtina iš anksto konvertuoti failą į CSV formatą „Excel“.

Norėdami importuoti susitikimus iš „Excel“ į „Outlook“ kalendorių, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pirmajame etape, jei įmanoma, pateikite susitikimų sąrašą stulpelių pavadinimus, kurie pateikiami „Excel“ susitikimams. Be kitų dalykų, tinka:

   Tema, prasideda, prasideda, baigiasi, visos dienos įvykis, priminimas įjungtas / išjungtas, priminimas, priminimas, vieta ir kiti laukų pavadinimai.

   „Microsoft Outlook“ galite naudoti naujo susitikimo pavadinimus kaip stulpelių antraščių vadovą.

   

2. Kitame veiksme išsaugokite „Excel“ darbaknygę kaip CSV failą (atskirtą skyrikliu) ir uždarykite.

3. Išsaugojus CSV failas atskiriamas kabliataškiu. Tačiau „Outlook“ reikia importuoti failą, atskirtą kableliais. Norėdami keistis simboliais, atidarykite sukurtą CSV failą „Windows 10“ redaktoriuje ir pakeiskite kiekvieną kabliataškį kableliais skiltyje REDAGUOTI - PAKEISTI.

   

4. Tada išsaugokite failą tuo pačiu failo pavadinimu ir pereikite prie „Microsoft Outlook“.

„Excel“ duomenų importavimas į „Microsoft Outlook“ - ką turėtumėte žinoti

Atidarę „Microsoft Outlook“, atlikite toliau nurodytus veiksmus, kad importuotumėte duomenis iš „Excel“.

1. Suaktyvinkite pasirinktą kalendorių.

2. Meniu FILE iškvieskite komandą IMPORT / EXPORT.

3. Importavimo / eksportavimo vedlyje pasirinkite įrašą IMPORTUOTI iš kitų programų ar failų ir spustelėkite mygtuką KITAS.

   

4. Kitame lange pasirinkite įrašą „Vertės atskirtos kableliais“ ir spustelėkite KITAS.

   

5. Lange FILE TO IMPORT spustelėkite BROWSE ir pasirinkite susitikimo failą.

   

6. Parinktyse turite nuspręsti:

   • Ar esami įrašai turėtų būti pakeisti importuotais kalendoriaus įrašais,
   • Nesvarbu, ar susidūrimo datos įvedamos du kartus, ar
   • Ar dublikatų negalima importuoti bet kuriuo metu.

   Spustelėję KITAS, galite pasirinkti norimą kalendorių kaip tikslinį aplanką.

7. Kitame žingsnyje jūsų paklaus, ar reikia importuoti susitikimus, nurodytus kaip diapazonas. Spustelėjus PABAIGA, susitikimai automatiškai įtraukiami į kalendorių.

   

8. Susitikimus rasite „Outlook“ kalendoriuje po importavimo.

   

Svarbu: Kad kalendoriaus duomenų importavimas iš „Microsoft Excel“ veiktų sklandžiai, labai svarbu, kad lauko informacija būtų įvesta teisingai. Duomenims tai reiškia, kad reikia pasirinkti formatą DD.MM.YYYY. Bent jau laikas turi būti įvestas formatu HH: MM, kad juos galėtų perskaityti „Microsoft Outlook“. Taip pat galite įvesti kategorijas. Atminkite, kad per vieną susitikimą perkeliama tik viena kategorija.

Jei naudojate savo laukų pavadinimus, prieš importuodama „Microsoft Outlook“ paprašys priskirti laukus rankiniu būdu.

„Excel“ susitikimų perkėlimas į „Outlook“ kalendorių - procedūra iki „Office 2010“

Norėdami importuoti kalendoriaus įrašus „Outlook“ iš „Excel“ failų, atlikite šiuos veiksmus iki „Office 2010“ ar senesnės versijos:

1. Pateikite savo susitikimų sąrašui šias stulpelių antraštes (be kabučių): "Prasideda data, tema, pradžios data, pabaigos data, kategorija, vieta ir visos dienos įvykis.

2. Bet kokiu atveju įsitikinkite, kad pavadinimai parašyti be tarpų. Tai svarbu, kad „Outlook“ vėliau galėtų teisingai nuskaityti duomenis.

3. Įveskite konkrečius paskyrimo duomenis į eilutes po šiomis antraštėmis arba nukopijuokite juos iš kitos lentelės.

4. Pažymėkite savo susitikimų sąrašą nuo pirmo langelio iki paskutinio naudoto.

5. Lauke Pavadinimas įveskite bet kokį vardą, pavyzdžiui, „Paskyrimai“ (vėlgi be kabučių). Pavadinimo lauką rasite kairėje redagavimo eilutės pusėje, kaip parodyta šiame paveikslėlyje:

   

6. Patvirtinkite vardo įvedimą klavišu Enter.

7. Paskutiniame žingsnyje išsaugokite darbaknygę ir uždarykite „Microsoft Excel“. Tada atidarykite „Microsoft Outlook“.

Kalendoriaus įrašų importavimas į „Microsoft Outlook“

Kalendoriaus įrašų importavimas iš „Microsoft Excel“ yra panašus į dabartinę „Microsoft Outlook“ versiją. Priešingai nei „Outlook 365“, senesnės „Outlook“ versijos turi galimybę skaityti tiesiogiai „Excel“ faile. Tarpinis žingsnis per CSV failą nėra būtinas. Duomenis galima perskaityti taip:

1. Pirmajame etape suaktyvinkite pasirinktą kalendorių.

2. Meniu FILE iškvieskite komandą IMPORT / EXPORT. Importavimo / eksportavimo vedlyje pasirinkite įrašą IMPORTUOTI iš KEITIMO PROGRAMŲ ARBA FailaI ir spustelėkite mygtuką KITAS.

3. Kitame lange pasirinkite MICROSOFT-EXCEL ir spustelėkite KITAS.

4. Lange FILE TO IMPORT spustelėkite BROWSE ir pasirinkite susitikimo failą.

5. Pasirinkdami parinktis, nuspręsite, ar esami įrašai turėtų būti pakeisti importuotais elementais, ar turi būti įvesti pasikartojantys paskyrimai, ar neimportuoti dublikatų.

6. Spustelėję KITAS, galite pasirinkti savo kalendorių kaip tikslinį aplanką. Kitame ir paskutiniame žingsnyje jūsų paklaus, ar reikia importuoti susitikimus, nurodytus kaip diapazonas. Spustelėjus PABAIGA, susitikimai bus įtraukti į kalendorių.

Išvada: lengva importuoti duomenis iš „Excel“ į „Outlook“

Užuot įvedę susitikimus iš „Excel“ rankiniu būdu į „Microsoft Outlook“, kalendoriaus įrašus galima automatiškai eksportuoti ir importuoti vos keliais veiksmais.

Senesnėse „Office“ versijose „Excel“ failus galima importuoti tiesiai į „Outlook“. Dabartinėse versijose importuoti galima tik naudojant kableliais atskirtą CSV failą. „Microsoft Outlook“ importavimo vedlys padeda vartotojams atlikti importavimo procesą. Tokiu būdu per kelias minutes galite automatiškai integruoti vieną ar daugiau susitikimų į savo „Microsoft Outlook“ kalendorių arba naudoti grupės kalendorių.

DUK

Kuo skiriasi CSV failas ir „Excel“ failas?

„Excel“ failai atspindi konkretų „Excel“ formatą ir gali būti skaitomi naudojant „Microsoft Excel“ ir kitas suderinamas programas. CSV reiškia kableliais atskirtas reikšmes, taip pat nurodo failo formatą, kuriame duomenys yra atskirti kableliais arba kabliataškiais. Failo pavadinimo plėtinys yra .csv. CSV failai pasižymi dideliu suderinamumo laipsniu ir todėl gali būti naudojami tarp skirtingų kompiuterių programų ir operacinių sistemų.

Kokias funkcijas „Microsoft Outlook“ turi importavimo vedlys?

„Microsoft Outlook“ skirta apdoroti ir importuoti skirtingus failų formatus. „Outlook“ turi šios funkcijos importavimo / eksportavimo asistentą. Be kita ko, tai supaprastina CSV ar VCF failų importavimą iš kitų programų ar operacinių sistemų. Vedlys automatiškai nukreipia vartotojus į užklausą ir tada importuoja arba eksportuoja reikiamą informaciją.