Įvairios žingsnis po žingsnio instrukcijos ir patarimai
Daugelis profesinio ar privataus sektoriaus veiklų yra perteklinės. Tai taikoma rankiniam darbui amatų sektoriuje ir užduotims, atliekamoms asmeniniame kompiuteryje. Viena nuolat kartojama veikla yra laiško su „Microsoft Office“ dizainas. Citatos, motyvaciniai laiškai sąskaitoms faktūroms ar privatiems dokumentams dažnai būna tos pačios ar panašios formuluotės ir yra vienodi teksto, struktūros ir formato prasme.
Siekiant efektyvumo, tikslinga automatizuoti šių pranešimų rašymą, kuriant šablonus „Outlook“. „Microsoft Office“ vartotojai ypač gerai išmano darbą su „Microsoft Word“ ar „PowerPoint“ pristatymo programos šablonais. Teksto apdorojimo programoje arba pristatymo programinėje įrangoje šablonai turi būti naudojami kaip standartiniai. Konkretūs šablonai ar šablonai palengvina pristatymų koncepciją arba verslo laiškų kūrimą. Panašiai galite elgtis ir „Microsoft Outlook“, kad išvengtumėte nereikalingų laiškų kūrimo.
Žingsnis po žingsnio instrukcijos: kurkite šablonus programoje „Outlook“
Norėdami sukurti šabloną „Outlook“, atlikite šiuos veiksmus:
-
„Outlook“ skirtuke „Pradėti“ atidarykite „Naujas el. Paštas“ ir suprojektuokite jį atskirai naudodami tekstą ir kitus stiliaus įrenginius, kad jis galėtų būti naudojamas kaip šablonas. Taip pat galite atidaryti naują laišką naudodami klavišų kombinaciją CTRL + N.
-
Sukūrę el. Laišką, išsaugokite jį spustelėję skirtuką „Failas“ meniu „Išsaugoti kaip“, o ne siųsti pranešimą kaip įprasta lauke „Siųsti“.
-
Atsidarys langas, kuriame galėsite išsaugoti pranešimą. Norint išsaugoti paštą kaip šabloną, būtina pasirinkti tinkamą failo tipą. Tai galite rasti spustelėję dialogo langą skiltyje „Failo tipas“. Pasirinkite failo tipą „Outlook šablonas“. „Outlook“ šablonas visada sutrumpinamas su failo plėtiniu * .oft. Jei nustatėte „Microsoft Word“ kaip pašto redaktorių, OFT formato („Outlook“ šablono) pasirinkti negalima. Laišką galite išsaugoti „Outlook“ pranešimo formatu arba failą HTML formatu. Tokiu atveju jo negalima naudoti kaip „Outlook“ šablono.
-
Spustelėję „Išsaugoti“, naują šabloną išsaugosite savo asmeninio šablono aplanke. Šablonų pavadinimais turėtumėte pasirinkti tinkamą, suprantamą aprašymą. Pagal numatytuosius nustatymus asmeninio šablono aplanką galima rasti šioje „Windows“ vietoje: „C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."
Svarbu: Jei sukurti el. Laiškai bus naudojami tik pakartotiniam pateikimui ir nebus išsaugoti kaip šablonas, naudokite stebėjimo funkciją „Microsoft Outlook“.
„Outlook“ sukurtą šabloną galima nedelsiant naudoti.
Sukurkite naują el. Laišką iš šablono - taip jis veikia
Jei norite sukurti naują el. Laišką iš anksčiau sukurto šablono, galite naudoti šią schemą:
-
Užuot atidarę naują el. Laišką naudodami mygtuką „Naujas el. Paštas“, eikite į meniu mygtuką „Nauji elementai“. Skiltyje „Elementai“ pasirinkite lauką: „Papildomi elementai> Pasirinkti formą“.
-
Kitame lange paieškos sąrašo lauke „Pasirinkti formą“ spustelėkite parinktį „Šablonai failų sistemoje“.
-
Tada atidaromas standartinis aplankas „Šablonai“. Šiame aplanke rasite „Outlook“ šablonus su failo tipu *.dažnai taip pat kiti „Office“ šablonai, skirti „Word“, „Excel“ ar „PowerPoint“. Jei jūsų šablonas išsaugotas kitame aplanke, spustelėkite „Naršyti“ ir pasirinkite norimą šabloną.
-
Paskutiniame žingsnyje pasirinkite norimą šabloną ir spustelėkite „Atidaryti“.
Jūsų šablonas bus atidarytas „Outlook“ el. Pašto redaktoriuje. Prieš siųsdami galite tai individualizuoti ir pridėti greitus modulius. Be teksto pakeitimų, laukuose Kam, CC arba Bcc turite įvesti gavėją (-us). Taip pat būtina įvesti prasmingą temą ir prieš siunčiant patikrinti, ar pranešime nėra rašybos ir simbolių klaidų. Užbaigus el. Laišką, sukurtą iš šablono, jį galima išsiųsti kaip įprasta.
„Outlook“ šablonų paprastai nereikia naudoti el. Jei jūsų užduotys apima to paties ar panašaus turinio susitikimų užklausų siuntimą lygiaverčiams gavėjams kasdien, šablonai taip pat gali būti naudingi ir sutaupyti laiko.
Tikslinga, kad pasikartojantys procesai ir užsakymai būtų efektyvesni kuriant „Outlook“ šablonus. Užuot rašę tuos pačius ar panašius tekstus kelis kartus per dieną, šablonai padeda sutaupyti laiko ir užtikrina analogiją su el. Tai ypač naudinga verslo kontekste, pavyzdžiui, teikiant pasiūlymus klientams ir suinteresuotoms šalims.
Santrauka ir išvada: „Outlook“ šablonų kūrimas ir naudojimas yra efektyvus ir paprastas
Siekiant išvengti pertekliaus kasdieninėje darbo eigoje, tikslinga sukurti šablonus. Panašiai kaip „Microsoft Word“ ar „PowerPoint“, tai taip pat įmanoma naudojant „Microsoft Outlook“ vos keliais pelės paspaudimais.
Vos keliais veiksmais galite išsaugoti šabloną standartiniame šablonų aplanke. Naujų pranešimų kūrimas iš šablonų taip pat atliekamas vos keliais paspaudimais. Ši procedūra garantuoja laiko taupymą, atitiktį atsakant į užklausas ir sumažina klaidas kuriant laiškus. „Outlook“ šablonus taip pat galima naudoti susitikimų užklausoms ar susitikimams. Vartotojai, kurie specialiai naudoja šablonus, yra efektyvesni ir profesionaliai naudoja „Outlook“ funkcijas.
