Tapkite „Outlook“ profesionalu atlikę tik kelis veiksmus
Visi žino situacijas, kai ieško telefono numerio, el. Pašto adreso ar kontaktinės informacijos ir negali jo rasti. Ypač svarbiais laiko momentais paieška adresų knygoje su ranka rašytomis pastabomis ar „popieriaus netvarka“ gali nervinti. Stresas ir skubėjimas ieškant kontaktų, adresų ar telefono numerių yra „Microsoft Outlook“ praeitis. Be profesionalių el. Laiškų siuntimo, „Outlook“ apima standartinę kontaktų funkciją, su kuria galima valdyti įvairias skaitmenines adresų knygas, kontaktų sąrašus ir platinimo sąrašus.
„Outlook“ adresų knygą galite atidaryti spustelėję adresų knygos mygtuką. Tai galima atpažinti iš to, kad jis atstovauja du žmones. Arba galite įvesti paieškos žodį „adresų knyga“ į paieškos parinktį viršutinėje „Outlook“ srityje. Taip pat pateksite į savo kontaktų saugojimo sritį.
„Microsoft Outlook“ vartotojams siūlo įvairias kontaktų importavimo, atnaujinimo ir atsarginių kopijų kūrimo funkcijas. Be galimybės rankiniu būdu įvesti kontaktinius duomenis į adresų knygą, yra ir kitų parinkčių, kuriomis kontaktus galima aiškiai rodyti ir archyvuoti.
Kontaktų funkcija „Outlook“ iš pirmo žvilgsnio
Jei pažvelgsite į „Microsoft Outlook“ kontaktų funkciją, iškart pastebėsite, kad programinė įranga siūlo daugiau galimybių nei tik išsaugoti ar ištrinti kontaktus.
Pavyzdžiui, galite sukurti savo kontaktų grupes, kad galėtumėte persiųsti el. Laiškus draugų ratui arba konkrečiai žmonių grupei. Naudojant kontaktų sąrašus pašalinama rankinė ir klaidų kelianti atskirų kontaktų paieška, kai pranešimas siunčiamas keliems žmonėms. Punkte „Nauji elementai“ galite siųsti el. Laišką tiesiogiai iš kontaktų funkcijos, paskambinti į susitikimą arba sukurti asmeninę užduotį. Tai taip pat veikia su įrašu „Bendrauti“.
Įdomus ir praktiškas yra ir punktas „Keisti vaizdą“. Šioje srityje rasite keletą kontaktų rodymo parinkčių. Pavyzdžiui, kontaktus galite rasti:
- Sąrašo forma,
- Kaip vizitinė kortelė arba
- Pasirinktinis
ekranas, kad būtų užtikrintas aiškumas. Naudojant parinktį Rodyti, visada yra tokia galimybė:
- Išveskite konkrečių kontaktų sąrašus,
- Išsaugoti kaip PDF arba
- Norėdami atsispausdinti.
Ypač versle ir privačiame sektoriuje pasitaiko situacijų, kai jūs turite spustelėję persiųsti kontaktinę informaciją kitam asmeniui. Tai veikia įraše „Išleisti“ per meniu elementą „Persiųsti kontaktą“. Atsidariusiame lange galite įvesti kontaktinę informaciją:
- Kaip „Outlook“ vizitines korteles arba
- Siųsti kaip „Outlook“ kontaktą.
Tada gavėjas vienu paspaudimu gali perkelti gautus asmens duomenis į savo asmeninę adresų knygą „Microsoft Outlook“.
Jei norite bendrinti visą savo adresų knygą, tai galite padaryti spustelėję meniu elementą „Bendrinti kontaktus“. Taip pat galite naudoti gautas išorines adresų knygas naudodami punktą „Atidaryti bendrinamus kontaktus“.
„Microsoft Outlook“ leidžia vartotojams komandoje bendrai naudoti adresus, asmeninius duomenis ir užpildyti adresų knygas, kurti kontaktus, juos įterpti ir bendrinti. Tai ypač įdomu įmonėse ar klubuose. Bendras naudojimas taip pat gali būti naudingas šeimos teritorijoje.
Meniu „Kategorijos“ galite aiškiai suskirstyti kontaktus į spalvotus mygtukus arba pažymėti juos kaip privačius. Taip pat galite naudoti paieškos funkciją adresų knygose, kad lengvai rastumėte atskirus kontaktus pagal vardą ar kitą kontaktinę informaciją. Paieškos funkcija su įvairiais laukais yra ypač įdomi, kai reikia valdyti daugybę kontaktų.
Apibendrinant galima pasakyti, kad „Microsoft Outlook“ siūlo daugybę asmeninių kontaktų tvarkymo ir archyvavimo bei kontaktų bendrinimo su kitais parinkčių.
„Microsoft Outlook“ galite valdyti skirtingas adresų knygas, kad galėtumėte archyvuoti savo kontaktus atskirai. Tai svarbu, jei, pavyzdžiui, norite profesionaliai atskirti verslo ir asmeninius kontaktus. Tu gali:
- Standartinė adresų knyga arba
- Adresų knygų ar adresų sąrašų rinkinys,
Naudokite vardams, el. Pašto adresams ir kitai informacijai išsaugoti ir archyvuoti. Jei naudojate „Outlook“ su „Exchange Server“ paskyra, pagal numatytuosius nustatymus sukuriamas visuotinis adresų sąrašas (GAL). Tai būtina, kad visi „Exchange“ vartotojai, pavyzdžiui, įmonėje, galėtų pasiekti tuos pačius kontaktus.
Sukurkite adresų knygas „Outlook“
Jei norite sukurti kitą skaitmeninę adresų knygą, išskyrus esamas adresų knygas, tai veikia pagal šias instrukcijas:
-
Meniu Failas perjunkite į antrinį elementą Paskyros nustatymai.
-
Skiltyje „Pridėti arba pašalinti paskyras arba pakeisti esamus ryšio nustatymus“ pateksite į naują skyrių, kuriame dialogo lange galite sukurti kitą adresų knygą.
-
Spustelėkite „Naujas“ ir pasirinkite, ar norite integruoti kitą adresų knygą, ar LDAP katalogų paslaugą. LDAP interneto katalogas yra paslauga, kuri ieško katalogų kituose serveriuose, kad surastų vardus, kontaktus ar kitą informaciją. „Microsoft Exchange“ vartotojai negali pridėti naujos „Outlook“ adresų knygos.
Kodėl turėtumėte išsaugoti kontaktus ir saugoti adresų knygą „Outlook“?
„Microsoft Outlook“ adresų knygą galima palyginti su analogine užrašine ar telefonų knyga, su kuria vis dar dirba daugelis žmonių. Taip nuolat įvedami nauji adresai, atnaujinami duomenys arba ištrinami kontaktai ranka. Skaitmeninė adresų knyga programoje „Outlook“ atlieka tas pačias užduotis. Tai sudaro kontaktų ir kontaktinių duomenų sistemą, kuri gali būti rodoma skirtingose kontaktų grupėse ir kontaktų aplankuose. „Microsoft Outlook“ išnaudoja visas savo galimybes, kai programos srityse yra kontaktai, kalendorius ir el.
Kita priežastis, kodėl svarbūs kontaktai turėtų būti saugomi „Outlook“, yra susijusi su vadinamuoju nepageidaujamu paštu. „Outlook“ turi įmontuotą nepageidaujamo pašto funkciją ir filtruoja nepageidaujamus pranešimus ar reklaminius laiškus. Dėl konkrečių pranešime esančių raktinių žodžių gali būti, kad svarbūs pranešimai, kurie nėra šlamštas, taip pat bus išfiltruoti. To galite išvengti išsaugoję visus adresatus adresų knygoje. „Outlook“ atpažįsta kontaktus ir įtraukia juos į saugių siuntėjų sąrašą. Tokiu būdu jūs garantuojate, kad svarbios draugų ar verslo partnerių žinutės nebus klaidingai vertinamos kaip šlamštas. Jei netyčia įtraukėte svarbų kontaktą į užblokuotų siuntėjų sąrašą, galite jį pašalinti spustelėję skirtuką „Užblokuoti siuntėjai“.
Kita, praktikai svarbi funkcija, kurioje bendradarbiauja kalendoriaus funkcija ir užduočių sąrašas, yra vadinamasis kontaktų pakartotinis pateikimas. Ši parinktis leidžia prie „Outlook“ užduočių pridėti svarbių kontaktų. Pvz., Jei turite paskambinti kontaktui per tris dienas ir nenorite nustatyti susitikimo „Outlook“ kalendoriuje, taip pat galite perkelti kontaktą į savo užduočių sąrašą.
Kiek kontaktų yra naudinga ir įmanoma „Outlook“
Analoginėje adresų knygoje galite greitai prarasti savo kontaktus. Jei adresų knyga surūšiuota pagal raides, aukšto dažnio simboliai, tokie kaip B, S, M arba N, greitai užpildomi. Dėl to naujų vardų ir kontaktų negalima aiškiai pridėti ir jie rodomi paraštėje. Tai negali atsitikti naudojant skaitmeninę adresų knygą, nes „Microsoft Outlook“ galima valdyti daugybę įrašų. Dėl šios priežasties „Microsoft“ neriboja, kiek kontaktų galima išsaugoti „Outlook“. Adresų knygoje galima išsaugoti kelis šimtus ar kelis tūkstančius skirtingų kontaktų su visa informacija. Jei norite valdyti daug kontaktų, kurdami turėtumėte sutelkti dėmesį į atsargumą.
Jei turite daug kontaktų, prie žmogaus turėtumėte pridėti kuo daugiau detalių. Tai padidina tikimybę rasti ieškomą asmenį ar įmonę ieškant kontaktų. Prastai užpildyti kontaktiniai duomenys yra neproduktyvūs ir lemia papildomą darbą.
Patarimas: Visų pirma įsitikinkite, kad teisingame stulpelyje įvedėte savo kontakto vardą ir pavardę. Priešingu atveju gali būti didelis iššūkis vėl rasti kontaktą vėlesnėje paieškoje.
Eksportuokite arba importuokite kontaktus arba adresų knygą
„Outlook“ lengvai galima importuoti arba eksportuoti atskirus kontaktus arba visas adresų knygas, platinimo sąrašus ir kontaktų grupes. Pavyzdžiui, jei gausite naują nešiojamąjį kompiuterį, vos keliais paspaudimais galite perkelti savo kontaktus ir adresų knygas į antrąjį kompiuterį. Taip pat galima dalintis adresų knyga su kitais žmonėmis ar kolegomis. Čia svarbu stebėti leidimus ir leidimų lygius.
Be to, kad eksportuojate arba importuojate „Outlook“ adresų knygas, kurias galite atpažinti pagal .pst failo plėtinį, taip pat galite nustatyti adresų knygas iš kitų „Outlook“ programų. Pavyzdžiui, galite lengvai atidaryti ir perskaityti seną „Windows“ pašto paskyrą, kuri buvo tvarkoma naudojant „Windows Vista“. Norėdami tai padaryti, jums reikia duomenų failo iš „Windows Mail“. Tai perskaitoma naudojant „Microsoft Outlook“ importo ir eksporto asistentą. Importavimo ir eksportavimo vedlį rasite skyriuje Failas> Atidaryti ir eksportuoti.
Tada turite keletą variantų. Atidarykite senesnius „Windows Mail“ duomenų failus naudodami trečiąjį pasirinkimo lauką „Importuoti / eksportuoti.
Ištrinkite pasikartojančius kontaktus - taip tai veikia
Panaudojus „Outlook“ yra normalu, kad vienas ar kitas kontaktas „Outlook“ dubliuojamas. Tai gali atsitikti, ypač jei keli žmonės redaguoja kontaktų sąrašą „Microsoft Exchange“. Nesunku pašalinti dublikatus iš adresų knygos, nes „Outlook“ turi plačią rūšiavimo funkciją adresatų sąraše. Jei norite sužinoti, kurie pasikartojantys kontaktai yra jūsų „Outlook“, atlikite šiuos veiksmus:
-
„Outlook“ kontaktų srityje eikite į skirtuką Rodinys.
-
Spustelėkite pirmąjį sąrašo įrašą „Keisti rodinį“.
-
Pakeiskite rodinį iš „Žmonės“ į „Sąrašas“ arba „Telefonas“.
-
Atsidarys langas, kuriame galėsite rūšiuoti kontaktus pagal skirtingus kriterijus ir filtruoti bei ištrinti visus pasikartojančius adresatus.
-
Jei reikia, adresatų knygoje pasirinktinai galite pažymėti svarbius adresatus, su kuriais reguliariai bendraujate.
-
Jei norite spausdinti pasirinktinį adresų sąrašą, vietoj standartinio rodinio turėtumėte naudoti pasirinktinį rodinį su kita tvarka. Tokiu būdu galite rūšiuoti visus susijusius kontaktų laukus atskirai ir gauti atspaudą su jums svarbia informacija. Iš esmės prasminga išspausdinti kelis kontaktus ir be skaitmeninių adresų sąrašų naudoti atspausdintus kontaktų sąrašus.
-
Galite ištrinti kontaktą atidarę pasirinkimo meniu dešiniuoju mygtuku. Apatinėje dialogo lango srityje rasite meniu elementą „Ištrinti“.
Vaizdo įrašo pamoka: Kaip sukurti ir išsaugoti naują kontaktą „Outlook“
Profesionaliai užmegzkite naujus kontaktus
Jei norite sukurti naują kontaktą, tai galite padaryti vienu paspaudimu „Outlook“ kontaktų srityje. „Outlook“ tai veikia beveik taip pat, kaip „Windows Vista“ arba „Windows XP“ adresų knygoje. Norėdami tai padaryti, pirmiausia eikite į Naujas kontaktas meniu Pradėti skiltyje „Naujas“.
Spustelėjus „Naujas kontaktas“, atsidaro langas su įvairiomis įvesties parinktimis:
Įvesties kaukę ir visas parinktis prasminga užpildyti svarbiausiais duomenimis ir informacija apie kontaktą. Pavyzdžiui, be vardo ir adreso, pastabų lauke taip pat galite įvesti svetainę ar pokalbio adresą arba sukurti papildomų pastabų apie kontaktą. Tai suteikia pilną asmens vaizdą. Ypač jei kontaktas yra naujas ir nežinomas, prasminga įtraukti kuo daugiau detalių. Po įrašo langas uždaromas viršutiniame dešiniajame kampe, naudojant mygtuką „Išsaugoti ir uždaryti“. Tada adresato įrašas rodomas standartinėje adresų knygoje. Prieš įvesdami naują kontaktą, galite nustatyti adresų knygą, kurioje jis turėtų būti išsaugotas. Taip pat galima perkelti naują adresatą iš standartinės adresų knygos į poaplankį arba priskirti jį adresatų grupei.
Pašto adresus automatiškai priimti kaip kontaktus
Asmeniniame ar verslo el. Laiške įprasta nuolat kurti naujus kontaktus, kuriuos norite perkelti į adresų knygą. Užuot sunkiai perkėlę kontaktinę informaciją, pvz., El. Pašto adresą ir kitus asmeninius duomenis, galite automatiškai priimti pašto adresus kaip naują kontaktą programoje „Outlook“. Tai atsitinka automatiškai, kai tik išsiunčiate pranešimą naujam kontaktui arba atsakote į el. Laišką.
Taip pat galima automatiškai įvesti visus el. Laiško gavėjus į adresų knygą. Tai gali būti naudinga ir veiksminga, kai esate pranešimo dalis keliems adresatams, su kuriais vėliau norėtumėte bendrauti. Išsaugojus juos nauji kontaktai pažymimi kaip saugūs gavėjai. Be to, galite suskirstyti grupės kontaktus į kategorijas, kad vėliau vienu spustelėjimu galėtumėte parašyti adresatų grupei.
Pasikartojantys kontaktai vienu mygtuko paspaudimu
Dauginti kontaktus taip pat įdomu ir praktiška. Vienu žingsniu galite sutaupyti daug darbo. Duomenų įrašų kopijavimas, be kita ko, yra veiksmingas, jei „Outlook“ turite sukurti daug įmonės darbuotojų, kur skiriasi tik plėtinys ir pavadinimas. Naudodami sparčiuosius klavišus Ctrl + C ir Ctrl + V, žinomus „Windows“, galite lengvai dubliuoti kontaktus.
Atskirkite fakso numerius ir el. Pašto adresus
Kai kurie vartotojai „Outlook“ aprašo problemą, kai spustelėjus el. Laiškų lauką „Kam“, šalia el. Pašto adresų taip pat naudojami fakso numeriai. Tai neteisingas programinės įrangos rūšiavimas, kurį galima išvalyti keliais paspaudimais. Norėdami tai padaryti, turite neleisti, kad fakso numeriai būtų rodomi dialogo lange „Pasirinkite vardą: kontaktus“.
Prijunkite „Skype“ ir „Outlook“ naudodami papildinį
Įvairūs šiuolaikiniai darbo metodai yra apibendrinti po terminu „Naujas darbas“. Lankstus darbo laikas, skaitmeninimas ir efektyvus bendravimas yra „New Work“ dalis. Vaizdo skambučiai yra gerai žinoma galimybė, kuri buvo dažnai lankoma, ypač nuo koronos pandemijos. Jie suteikia galimybę greitai ir nemokamai susisiekti su žmonėmis bet kurioje pasaulio vietoje per „Skype“, „Whatsapp“ ar „Zoom“.
„Skype“, priklausanti „Microsoft“ šeimai, gali būti lengvai integruota į „Outlook“. Naudojant „Skype“ galima planuoti „Skype“ skambučius ar konferencijas „Outlook“ ir kiekvienam kontaktui priskirti individualų „Skype“ vardą. Taip pat galite naudoti priedą, kad sujungtumėte „Outlook“ adresų knygą ir „Skype“ telefonų knygą. Tai garantuoja, kad adresuose nėra atleidimo iš darbo ir yra vienoda duomenų bazė.
„Outlook“ kontaktų santrauka ir išvada
„Microsoft Outlook“ nėra sunku sutvarkyti kontaktus. „Outlook“ išnaudoja visas savo galimybes, kai kontaktai, el. Laiškai, užduotys ir kalendorius naudojami kaip vienetas. „Outlook“, be kita ko, siūlo sudėtingą importo ir eksporto asistentą, kurį galima naudoti kontaktams importuoti iš senų versijų ar kitų programų. Taip pat galima eksportuoti arba bendrinti kontaktus, adresų knygą ar kontaktų sąrašus su kitais vidiniais ar išoriniais vartotojais. Labai svarbius kontaktus galima pažymėti kaip mėgstamiausius.
Sukurti naują kontaktą „Outlook“ galima be jokių problemų dėl patogios meniu struktūros. Svarbu kuriant naujus adresus elgtis atsargiai ir nepainioti, pavyzdžiui, vardo ir pavardės laukų. Automatinis kontaktų išsaugojimas iš gaunamų el. Laiškų ir paprastas pasikartojančių kontaktų filtravimas naudojant plačią paieškos funkciją taip pat yra būtini ir praktikoje svarbūs. „Microsoft Outlook“ su:
- Subrendusi kontaktinė sritis,
- Daug praktinių variantų ir
- Jo struktūrinis paviršius
yra garantija nepatyrusiems vartotojams, taip pat patyrusiems vartotojams, kad jie galėtų prasmingai, ilgai ir profesionaliai valdyti kontaktus.