Išsaugokite ir bendrinkite „Excel“ failus: greitai ir lengvai

Svarbi informacija, kuri gali padėti

Jei prie projekto ar užduoties dirba keli kolegos, dažnai reikia kartu dirbti su „Excel“ darbaknyge ar „Excel“ programos lentele. Tačiau prieš paleisdami įsitikinkite, kad pasirinkote tinkamą formatą ir teisingai išsaugojote „Excel“ failą. Be to, vartotojai turėtų atkreipti dėmesį į failo dydį ir, jei įmanoma, jį padalyti. Tačiau kartais pakanka paskelbti duomenis, kad jie būtų prieinami.

Išsaugoti „Excel“ failą: štai kaip tai veikia

Naudojant „Excel“ klavišų kombinaciją „Ctrl + S“ arba naudojant „Failas> Įrašyti“ arba „Išsaugoti kaip“, dabartinį „Excel“ failą galima išsaugoti atskiru failo pavadinimu. Be standartinių .xls ir .xlsx failų tipų, „Excel“ siūlo išsaugoti „OpenDocument“ arba PDF formatu.

Jūsų „Excel“ darbaknyges galima išsaugoti norimoje saugojimo vietoje, iš anksto nurodant standartinę saugojimo vietą. Sandėliavimo vietą taip pat galima pakeisti vos keliais veiksmais. Kartais naudinga, jei aplankas arba dokumento saugojimo kelias rodomas darbaknygės langelyje. Būtent tai leidžia ši lentelės funkcija.

Išsaugokite „Excel“ failą naudodami atsarginę kopiją

Prieš atliekant dokumento pakeitimus patartina pasidaryti svarbių „Excel“ failų atsargines kopijas. Atsarginę kopiją galima sukurti naudojant kai kurias „Excel“ funkcijas arba naudojant makrokomandą. Taip pat galite sukonfigūruoti „Excel“ darbaknygę taip, kad kaskart atlikus pakeitimą būtų išsaugota ankstesnės darbaknygės versijos atsarginė kopija.
Duomenys ir vertingas darbo laikas gali būti prarasti dėl elektros energijos tiekimo sutrikimo ar netyčinio neišsaugoto „Excel“ failo uždarymo. Todėl, norint pradėti automatinį duomenų saugojimą, patartina suaktyvinti „Excel“ funkciją „AutoRecover“.

Instrukcijos vaizdo įrašas: „Microsoft Excel“: išsaugokite failą ir bendrinkite jį su kitais vartotojais

Bendrinkite „Excel“ failą: galimybės

Jei norite bendrinti „Excel“ darbaknygės ar dokumento duomenis su kitais vartotojais, be integruoto leidimo funkcijų, galite naudotis ir kitomis parinktimis:

• Diagrama iš saugomų duomenų gali būti paskelbta, pavyzdžiui, įmonės intranete arba svetainėje. Norėdami tai padaryti, turite naudoti kai kurias funkcijas, norėdami eksportuoti duomenis iš „Excel“ sąrašo kaip grafiką. „Excel“ taip pat siūlo galimybę nukopijuoti norimą poskyrį iš „Excel“ lentelės kaip grafiką, kad būtų galima įterpti ir rodyti jį pristatyme ar kitoje programoje.
• „Excel“ sąrašus ar atskiras skaičiuokles galima lengvai ir greitai išsiųsti kolegoms el. Paštu. Tinkamo mygtuko integravimas į „Excel“ įrankių juostą palengvina šios naudingos makrokomandos siuntimą ir naudojimą.
• „Excel“ darbaknygę taip pat galima bendrinti tinkle ir taip redaguoti kelis vartotojus. Prieš tai darbaknygę galima nukopijuoti naudojant makrokomandą ir išsaugoti kitu failo pavadinimu.
• Galiausiai galite bendrinti „Excel“ failą, išsaugodami darbaknygę internetiniame debesyje, pvz., „OneDrive“. Tai leidžia kitiems vartotojams redaguoti failą.

„Excel“ failo bendrinimas yra saugesnis

Be „Excel“ duomenų, kai kurios funkcijos taip pat apsaugo pateiktą informaciją:

• Skaitmeninius parašus galima patogiai integruoti į „Excel“ failą ar aplanką, kad būtų užtikrintas duomenų vientisumas ir autentiškumas. Skaitmeninis parašas kitiems rodo, kad darbaknygės ar dokumento turinys buvo patikrintas ir pasirašytas.
• Prieš pateikiant „Excel“ skaičiuoklę ar darbaknygę bet kokia forma komandos draugams ar kam nors kitam, ji turi būti išvalyta nuo asmens duomenų ir informacijos.
• Formulių apsauga „Excel“ skaičiuoklėje ar aplanke apsaugo nuo nepageidaujamų pakeitimų, kai keli žmonės dirba su dokumentu.
• Prieš perduodant darbaknygę, gali būti naudinga nukopijuoti atskirus darbalapius į naują „Excel“ darbaknygę ir pakeisti formules reikšmėmis.

Tinkamas „Excel“ failo bendrinimo formatas

Įmonės ir įmonės dažnai naudoja naujesnes ir senesnes „Excel“ versijas. Kartais gali prireikti pakeisti „Excel“ failo failo tipą:

• Naudojant „Excel“ meniu, failą galima palyginti lengvai išsaugoti kaip PDF.
• „Excel“ failą ar lentelę galima išsaugoti CSV formatu vos keliais veiksmais.
• Kad „Excel“ failas būtų suderinamas su senesnėmis versijomis, jį galima išsaugoti XLS failo formatu.
• Visas aplanko turinys gali būti konvertuotas į XLSX failo formatą naudojant „Microsoft“ įrankį.
• Galima rankiniu būdu patikrinti suderinamumą, kad išsaugotas „Excel“ bylas galėtų perskaityti senesnės programos versijos.

Sumažinkite „Excel“ darbaknygės dydį

Nėra taip paprasta bendrinti „Excel“ lentelę su keliais tūkstančiais eilučių. Prieš skaidant didelį „Excel“ failą, būtina pvz. B. padalinti naudojant makrokomandą. Tačiau taip pat galite naudoti šiuos patarimus, kad žymiai sumažintumėte failo dydį. Naudodami ir senesnes, ir naujesnes „Excel“ versijas, galite suspausti paveikslėlį arba visą aplanke esančią grafiką ir pasirinkti vieną iš skirtingų rezoliucijų.

Išvada: išsaugokite „Excel“ failą ir bendrinkite jį su kitais vartotojais

Kai kitiems žmonėms reikia „Excel“ darbaknygės duomenų, vartotojai turi kelias parinktis. Pirma, vartotojai turėtų išsaugoti „Excel“ failą. Tam yra įvairių tipų failų. Norint bendrinti „Excel“ failą, iš anksto reikia nurodyti unikalų failo pavadinimą. Be to, prieš galimus pakeitimus galima padaryti atsarginę kopiją, pavyzdžiui, naudojant makrokomandas. „Excel“ programa taip pat leidžia sumažinti „Excel“ failų dydį arba padalinti darbaknygę, pakeisti failo formatą arba įterpti skaitmeninį parašą prieš vartotojams bendrinant „Excel“ failą su kitais žmonėmis.

Daugiau įdomių straipsnių „Excel“

• Jei „Excel“ skaičiuoklėje dirba keli žmonės, naudinga atpažinti turinio ar formulių pakeitimus.
• Visą darbaknygės „Excel“ lapą galima greitai perkelti arba nukopijuoti į kitą „Excel“ darbaknygę.
• Tuščias eilutes galima visam laikui pašalinti naudojant automatinio filtravimo funkciją.
• Ištrinant nereikalingą turinį, sumažėja „Excel“ failo dydis.
• „Excel“ formules darbaknygėje vienu metu galima paversti skaičiais.
• „Excel“ failams galima išsaugoti peržiūros grafiką.
• Naudodamiesi šia žurnalo funkcija, visada galite matyti laiką ir asmenį, kuris pakeitė langelio turinį.

DUK

Kaip galiu bendrinti „Excel“ skaičiuoklę?

Atidarykite darbaknygę, tada spustelėkite skirtuką Peržiūra. Eikite per „Pakeitimai“ į išleidimo parinktį „Vartotojams leidžiama redaguoti sritis“. Prieš nustatydami bendrinamą lentelę, naudotojo leidimų meniu pasirinkite „Naujas“.

Kur rasti „Excel“ automatines atsargines kopijas?

Įjungus automatinio atkūrimo funkciją, „Excel“ kas dešimt minučių išsaugo šiuo metu atidarytą darbo vietą standartiniame nustatyme. Atsarginė kopija turi būti tame pačiame aplanke kaip ir originalus failas.

Kaip išjungti darbo knygos rašymo apsaugą?

Atidarykite savo darbaknygę. Failų meniu spustelėkite „Informacija“, tada bendroje srityje išjunkite langelį „Užrakinta“.