Pristatymai retai kuriami ir atkuriami tame pačiame kompiuteryje. Pristatymas dažniausiai turėtų būti siunčiamas kolegoms, viršininkams ar klientams. Tada jis dažnai demonstruojamas kito kompiuterio ar nešiojamojo kompiuterio pagalba.
Prieš persiųsdami dokumentą, patikrinkite
Prieš siųsdami elektroninę „PowerPoint“ pristatymo kopiją, turėtumėte peržiūrėti pristatymą, ar jame nėra duomenų ar asmeninės informacijos, kuri gali būti saugoma pačiame pristatyme arba dokumento ypatybėse. Kadangi ši informacija gali atskleisti detales, kurios neturėtų būti viešai žinomos, patartina šią paslėptą informaciją pašalinti.
„PowerPoint“ siūlo įrankį, kuris atlieka tam tikrą darbą už jus:
- Spustelėkite skirtuką pradėti ant informacija.
- Spustelėkite mygtuką vidurinėje srityje Patikrinkite, ar nėra problemų - patikrinkite dokumentą.
- Dabar pamatysite elementų, kuriuos galima patikrinti, sąrašą.
Sureguliuokite dokumentų peržiūros nustatymus
- Pagal numatytuosius nustatymus dialogo langas Dokumentų peržiūra visi langeliai, išskyrus vieną, pažymėti.
- Taip pat pažymėkite varnelę priešais Išorinis skaidrių turinys. Jei už skaidrės yra teksto laukas, jis bus pašalintas.
- Be kita ko, „PowerPoint“ patikrina, ar pristatyme vis dar yra komentarų, ir, jei pageidaujama, taip pat ištrina asmeninę informaciją, kuri buvo išsaugota dokumente, pvz., Prezentaciją sukūrusio asmens vartotojo vardą.
- Taip pat galima pašalinti visas pamirštas pastabas, esančias pristatymo pastabų srityje.
- Pasirinkę visas jums aktualias parinktis, spustelėkite Patikrinti.
- Dabar jums bus parodyti visi rasti elementai ir kiekvienai parinkčiai galėsite nuspręsti, ar norite naudoti mygtuką Pašalinti visus nori ištrinti.
- Baigę spustelėkite Išvada.
Atsargumo spąstai: nuorodos su „Excel“
„PowerPoint 2010“ egzaminas gali daug nuveikti, tačiau jis negali garantuoti, kad visa vidinė informacija bus pašalinta.
Visada rankiniu būdu patikrinkite, ar pristatyme yra diagrama, kurią atidarius bus pateikta daugiau informacijos nei norėta. Taip yra, pavyzdžiui, jei diagrama buvo sukurta naudojant „Excel“ ir tada kaip susieta „Microsoft Excel“ diagramos objektas arba naudojant įklijavimo parinktį Naudokite tikslinį dizainą ir įdėkite darbaknygę atitinkamai. Išsaugokite originalų formatavimą ir įdėkite darbaknygę įdėta į „PowerPoint“.
Jei pažymėsite tokią diagramą ir spustelėkite redaguoti duomenis Spustelėkite, atidaromas visas „Excel“ failas ir pateikiama informacija apie kitus „Excel“ duomenų lapus, kurių galbūt nenorite išleisti.
Susietų failų atveju ši rizika paprastai egzistuoja tik tada, kai žiūrovas atidaro pristatymą kompiuteryje, kuriame jis buvo sukurtas. Tik tada nuoroda į „Excel“ iš tikrųjų yra aktyvi. Kai tik jis atidaromas užsienio kompiuteryje, pasirodo pranešimas, kad susietas failas nepasiekiamas.
Tačiau būkite atsargūs, kai supakuojate pristatymą į kompaktinį diską, kartu su juo išsaugomos nuorodos. Daugiau šia tema galite perskaityti kitame numeryje.
Taip atskleisite nuorodas į „Excel“ ir ištrinsite nereikalingus duomenis
Ne visada sukuriate visas pristatymo skaidres. Tačiau jei esate atsakingas už pristatymo užbaigimą, yra paprastas būdas sužinoti, ar jūsų kolegos galėjo įtraukti susietą diagramą.
Štai kaip tai daroma:
- Spustelėkite skirtuką pradėti ant informacija.
- Parinktį rasite apačioje dešinėje Redaguoti nuorodas į failus.
- Dabar pamatysite visas failo nuorodas ir, jei norite, taip pat galite pašalinti atskiras nuorodas.
Įterptųjų darbaknygių atveju ištrinkite nereikalingus duomenų lapus.
