Ekspertų patarimai, kaip dirbti su „Outlook“
„Microsoft Outlook“ yra viena populiariausių komunikacijos programų, kurią kasdien naudoja milijonai žmonių visame pasaulyje. „Outlook“, be kita ko, turėtų padėti efektyviau ir profesionaliau bendrauti raštu el. Paštu. Norėdami tai užtikrinti, „Outlook“ turi daugybę funkcijų. Rūšiavimo funkcija yra būtina kasdienio darbo galimybė.
El. Laiškų, priedų ir informacijos rūšiavimas ir tikslingas rinkimas yra svarbus tiek „Outlook“, tiek apskritai naudojant analoginį biuro ryšį. Registrai ir aplankai yra būtini biuruose, pavyzdžiui, norint saugoti neprisijungus pasiekiamus dokumentus pagal suprantamus kriterijus. Gerai apgalvota aplankų struktūra ir „Outlook“ rūšiavimo funkcija taip pat garantuoja, kad esminė informacija ir el. Laiškai pasiekiami vos keliais paspaudimais.
Kaip naudotis rūšiavimo funkcija „Outlook“
Kai kurie „Outlook“ vartotojai per dieną gauna šimtus el. Turint tiek daug informacijos, sunku sekti dalykus ir pasirinkti tinkamą vaizdą. Svarbu, kad pranešimai būtų rodomi automatiškai pagal apibrėžtus kriterijus. Įdiegta „Microsoft Outlook“ rūšiavimo funkcija gali padėti efektyviai ir į vartotoją rūšiuoti pranešimus. Rūšiavimo funkciją galite naudoti taip:
-
Eikite į bet kurį aplanką. Virš el. Laiškų, esančių kataloge, rasite „Microsoft Outlook“ rūšiavimo ir filtravimo funkciją.
-
Be kitų dalykų, galite filtruoti pranešimus pagal šiuos kriterijus:
- Skaitytos ar neskaitytos žinutės.
- Pagal prioritetą.
- Pagal pradžios ar terminą.
- Pagal dydį.
- Pagal temą.
- Pagal siuntėją.
- Pagal tipą.
- Pagal augalus.
- Pagal sąskaitą.
Be to, dialogo lange „Rūšiuoti“ galite nustatyti, ar naujausias ar seniausias elementas visada turi būti rodomas viršuje.
Daugybė pasirinkimo parinkčių, kurias galite atpažinti, kai jas aktyvuoja erkės, leidžia konkrečiai sutvarkyti aplanko turinį. Tokiu būdu iš pirmo žvilgsnio galite pamatyti, kurios užduotys, informacija ir pranešimai yra svarbūs ir kuriuos reikia apdoroti. Filtro funkcijos nustatymai yra savaime suprantami ir gali būti pritaikyti per kelias sekundes.
Kaip rūšiuoti ir sudaryti „Outlook“ - 2 svarbūs ekspertų patarimai
Be svarbios „Microsoft Outlook“ rūšiavimo funkcijos, bendravimo programą galite profesionaliai sudaryti atlikdami tik kelis pakeitimus. Čia gali padėti du esminiai ekspertų patarimai:
1 eksperto patarimas: sukurkite aplankus el. Laiškams saugoti pagal temą
Naudodami gautuosius, kuriuose yra daug šimtų pranešimų, nesunku pamiršti viską. „Outlook“ funkcijų „Rūšiuoti“ ir „Paieška“ naudojimas gali padėti greičiau parodyti jūsų ieškomus el. Tuo pačiu metu abi funkcijos nėra panacėja struktūrizuotam darbui su „Outlook“. Norint sukurti „Outlook“ struktūrą, svarbu dirbti su asmeninių aplankų sistema. Asmeniniai aplankai yra naudingi, nes jais galima rūšiuoti ir saugoti el. Laiškus pagal temas.
Pašto dėžutės aplanko struktūroje galite lengvai sukurti asmeninį aplanką. Tai veikia dešiniuoju pelės klavišu spustelėjus sritį, kurioje turėtų būti sugeneruotas asmeninis aplankas. Pasirodžiusiame dialogo lange pasirinkite „Naujas aplankas“ ir priskirkite pavadinimą. Dėl to aplankas priklauso jūsų asmeninei aplankų sistemai ir rodomas jūsų rodinyje.
Gerai apgalvota aplankų struktūra ir aplankų sistema profesionalizuoja darbą su „Outlook“ ir yra perspektyvios biuro organizacijos dalis.
2 eksperto patarimas: suskirstykite el. Laiškus į „Outlook“
„Microsoft Outlook“ el. Laiškų nerūšiuojate tik naudodami įmontuoto rūšiavimo funkciją. Be to, kategorijos gali padėti klasifikuoti el. Laiškus ir tvarkyti pašto dėžutę. Pavyzdžiui, galite pavadinti kategorijas pagal skyrius ar klientų vardus arba patikslinti apdorojimo būseną naudodami kategoriją. Tokie raktiniai žodžiai kaip „padaryta“ arba „mokėtinas mokėjimas“ yra rūšiavimo parametrai, kurie padeda geriau susitvarkyti.
Norėdami sukurti naują kategoriją, eikite į meniu „Kategorijos“ sritį skirtuke „Pagrindinis“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Visos kategorijos“. Dialogo lange spustelėkite mygtuką „Naujas“. Įvedę naujos kategorijos pavadinimą, patvirtinkite procesą mygtuku Gerai. Dėl to galite suskirstyti savo el. Laiškus į konkrečias kategorijas ir tiksliau juos vizualizuoti naudodami spalvų kodavimą.
„Outlook“ rūšiavimo funkcija gali padėti profesionaliai organizuoti el
„Microsoft Outlook“ rūšiavimo funkcija yra svarbi jūsų turima priemonė. Tai padeda individualiai rūšiuoti ir rodyti el. Laiškus gautuosiuose ar kituose aplankuose. Kategorijų pasirinkimas garantuoja, kad rūšiavimas gali būti atliekamas pagal planą.
Be to, tikslinga nustatyti suprantamas aplankų struktūras, kad būtų galima organizuoti gaunamą ryšį „Outlook“. „Outlook“ kategorijų funkcija yra būtina, jei norite segmentuoti el. Laiškus pagal temą. Visos parinktys kartu yra veiksmingos, kad bet kuriuo metu būtų galima rūšiuoti, saugoti ir rasti el.
