Kaip efektyviai naudoti „Outlook“ aplankus, funkcijas ir parinktis

Instrukcijos ir naudinga informacija apie darbą su „Outlook“

Daugelis vartotojų apibūdina „Microsoft Outlook“ kaip patogią vartotojui. Jūs vertinate funkcijų spektrą ir daugybę bendravimo el. Paštu galimybių. Kitiems „Outlook“ pirmiausia reikia asmeninei organizacijai ir jie naudoja integruotą kalendorių ir įvairius jo sprendimus.

Be asmeninių naudojimo nuostatų, svarbu:

• Bendra aplankų struktūra,
• Taip pat funkcionali meniu navigacija
• Skaitymo zona ir
• Svarbiausios funkcijos, tokios kaip paieškos funkcija arba funkcija „Rūšiuoti“

suprasti ir taikyti.

Vaizdo įrašo pamoka: kaip konkrečiai ieškoti failų ir el. Laiškų „Outlook“

„Microsoft Outlook“ aplankų ir aplankų struktūra

Gerai žinoma patarlė sako: „Tvarka-pusė mūšio.“ Ši metafora taikoma analoginiam biurui su popieriniu dėklu ir gerai apgalvota organizavimo sistema, taip pat „Microsoft Outlook“. „Outlook“ el. Laiškai visada saugomi aplankuose. Aplankas „Inbox“ gali būti apibūdinamas kaip geriausiai žinomas ir svarbiausias el. Laiškų saugojimo aplankas, nes kiekvienas gaunamas el. Laiškas eina per šį aplanką. Visi „Outlook“ aplankai rodomi kairėje pagrindinio lango pusėje.

Vos keliais paspaudimais galima sukurti naują aplanką. Norėdami tai padaryti, eikite į asmeninių aplankų sistemos tašką, kuriame turi būti pritaikytas naujas aplankas. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite įrašą „Naujas aplankas“.

Priskyrę reikšmingą pavadinimą, galite į temą perkelti temai tinkamus el. Naudodami aplankus, galite tiksliai klasifikuoti el. Laiškus ir garantuoti, kad jie bus rasti struktūroje. Pavyzdžiui, aplankai gali būti pavadinti pagal skyrius, klientų vardus, datas ar kitus konkrečius kriterijus.

Iš esmės asmeniniams aplankams nėra viršutinės ribos. Kaip gerai apgalvotos užsakymo sistemos dalis, taip pat prasminga nesudaryti per daug aplankų, kad viskas būtų aišku.

Rodyti meniu struktūrą ir laiškus

Iš esmės, kai reikia žiūrėti ir skaityti el. Laiškus, „Microsoft Outlook“ yra:

• taip pat aplanko sritis
• padalijo skaitymo zoną.

Taip pat galite rodyti užduočių sritį.

„Outlook“ taip pat rasite skirtukus, kuriuose „Outlook“ funkcijos išdėstytos pagal temą. Skirtuke „Pradėti“ galite pasiekti, pavyzdžiui, „Greitus veiksmus“ arba „Ištrinti“ meniu sritį.

Skirtuke „Rodinys“ galite nurodyti, kaip ir kokio lango dydžio laiškai turi būti rodomi, o aplanko sritis ir peržiūros sritis.

Atlikę tik keletą pakeitimų skirtuke „Rodinys“, gausite konkretų pranešimų centrą, pritaikytą jūsų norams ir poreikiams.

Rūšiuokite aplankus arba kurkite mėgstamiausius - štai kaip tai veikia

Skirtuke „Aplankas“ siūlomos visos parinktys, skirtos individualiai rūšiuoti aplankų struktūrą, neatsižvelgiant į aplanko dydį, sukurti poaplankius ar rodyti aplanką kaip mėgstamą.

Taip pat galite naudoti aplankams

• Nustatykite automatinį archyvavimą,
• Kai bendrinate komandose, priskirkite aplankų leidimus ir
• Nurodykite aplanko ypatybes.

Taip pat galite naudoti klavišų kombinaciją CTRL + SHIFT + P, kad sukurtumėte naują paieškos aplanką. Paieškos aplankas yra virtualus „Outlook“ aplankas, kuriame yra visų el. Pašto elementų, atitinkančių tam tikrus iš anksto nustatytus paieškos kriterijus, rodinys.

„Outlook“ paieškos funkcija - kaip teisingai naudoti paiešką

Dabartinėje „Microsoft Outlook“ versijoje paieškos funkciją rasite viršutinėje funkcijų juostoje šalia juostos paieškos laukelyje. Skirtuke „Paieška“ yra ne tik vienas ar daugiau paieškos terminų įvedimas į paieškos funkciją, bet ir kitos parinktys bei nustatymų parinktys.

„Microsoft Outlook“ siūlo galimybę ieškoti aplanko struktūros ir visų išsaugotų el. Laiškų pagal įvairius kriterijus.

Be kitų dalykų, galite:

• Ieškokite dabartinėje pašto dėžutėje arba visame pasaulyje „Outlook“ arba
• Įtraukite priedus į paiešką.

Dabartinė paieškos funkcija siūlo paieškos terminus, aiškiai parodo, kurių raktinių žodžių jau ieškojote, ir suteikia galimybę naudoti paieškos įrankius.

Apibendrinant galima pasakyti, kad „Outlook“ funkcijos „Rūšiuoti“ ir „Ieškoti“ siūlo visas galimybes profesionaliai įrašyti išsaugotus el. Laiškus „Outlook“ ir, jei reikia, juos vėl rasti naudojant momentinę paiešką pagal kriterijus.

Santrauka: „Outlook“ lengva nustatyti konkrečiai ir orientuota į vartotoją

Kaip komunikacijos programa, „Microsoft Outlook“ yra lanksti ir pritaikoma. Galite tvarkyti „Outlook“ naudodami asmeninius aplankus ir atskirą aplankų sistemą. Funkcijos „Ieškoti“ ir „Rūšiuoti“ leidžia saugoti el. Laiškus į vartotoją orientuotu būdu ir vėl juos rasti naudojant apibrėžtus kriterijus.

Be to, galite rodyti laiškus atskirai „Outlook“ skaitymo srityje ir nustatyti, kaip turėtų būti rodoma skaitymo sritis ir aplankų sritis skirtuke „Rodinys“. Turėdami tik kelis nustatymus, galite pritaikyti „Outlook“ savo poreikiams ir efektyviai dirbti su ryšio programine įranga.