„Word“ konvertavimo į PDF pranašumai
Kiekvienas, kuris el. Paštu ar kitais kanalais bendrina „Word“ failus su trečiosiomis šalimis, pastebės, kad failai dažnai yra per dideli, kad juos būtų galima išsiųsti, arba gavėjas negali jų atidaryti dėl suderinamumo priežasčių. Siekiant išvengti šių ir kitų problemų, „Word“ failus galima išsaugoti kaip PDF. Tai galima padaryti greitai ir nemokamai naudojant „Microsoft Word“.
Kuo ypatingas PDF formatas?
Santrumpa „PDF“ reiškia anglišką terminą „Portable Document Format“. PDF yra kelių platformų failų formatas. Tai reiškia, kad „Mac“ ir „Windows“ kompiuterių vartotojai gali lengvai atidaryti PDF dokumentus.
Nesvarbu, ar kompiuteris turi „Microsoft“ licenciją, ar ne. PDF failus galima atidaryti naudojant įvairias nemokamas programas. Būtent tai yra pagrindinis šio failo formato pranašumas, palyginti su klasikiniu „Word“ failu. O PDF turi ir kitų ypatingų savybių: viena vertus, PDF formato dokumento pakeisti negalima. Kita vertus, nešiojamojo dokumento formatas užima mažiau vietos nei klasikinis teksto ar vaizdo failas.
Siekiant išvengti suderinamumo problemų, „Microsoft“ leidžia išsaugoti bet kurį „Word“ failą kaip PDF. Vos keliais paprastais veiksmais galite jį konvertuoti į vietą taupantį ir nekeičiamą PDF failą.
Privalumai siunčiant - saugiai ir kompaktiškai siunčiamas turinys
Konvertavimas iš „Word“ į PDF yra ypač pageidautinas, kai „Word“ dokumentas siunčiamas el. Paštu arba per pranešimų siuntimo paslaugą. PDF formatu jūsų raštai negali būti pakeisti nei tyčia, nei netyčia. Ypač jei siunčiate dokumentą dėl profesinių priežasčių informuoti sutarties partnerius, verta sukurti PDF failus su žymėmis. Jie užtikrina, kad adresatas galėtų atidaryti dokumentą ir jį perskaityti priskirtoje ištraukoje.
Ypatingas akcentas: Naudodami „Word“ galite automatiškai siųsti tekstinius failus kaip PDF failus. Jums nereikia konvertuoti ar konvertuoti failo ar net išeiti iš „Word“. Vos keliais paspaudimais iš „Word“ atsidarys el. Naujo PDF formato failas automatiškai pridedamas. Šio formato failai yra ne tik apsaugoti nuo redagavimo, bet ir taupo vietos saugykloje. Tai ypač naudinga siunčiant didesnius failus.
Priemonė dėl aparatūros ar programinės įrangos nesuderinamumo
Išsaugodami dokumentą kaip PDF, jūs sumaniai apeinate nesuderinamos programinės ar aparatinės įrangos problemas. Nors „Word“ failus galima atidaryti tik tada, jei yra įdiegtas mokamas „Office“ paketas, PDF failus galima atidaryti iš bet kurio kompiuterio, kuriame dažniausiai yra nemokama programinė įranga. Dažnai tokie PDF skaitytuvai jau yra įdiegti pagal numatytuosius nustatymus.
Verta žinoti: Jūs ne tik atidarysite savo buvusį „Word“ failą be jokių problemų. Turinio pateikimas taip pat yra patikimas. PDF faile esantis tekstas ir vaizdai visada rodomi originaliai, net jei failas yra išpakuotas planšetiniame kompiuteryje ar mobiliajame telefone.
Kaip išsaugoti „Word“ failą kaip PDF - vadovas
Yra įvairių „Word“ teksto failo konvertavimo į PDF dokumentą parinkčių. Jūsų „Office“ karta nusprendžia, kurią naudoti.
Praktinis „Word 2007“ priedas
Norėdami išsaugoti tekstinį failą tiesiogiai PDF formatu „Office 2007“, jums reikia plėtinio. Tai vadinama priedu anglų kalba ir gali būti nemokamai įdiegta sistemoje „Windows 2007“. Prieš tai „Windows“ naudojo savo kelių platformų saugyklos tipą: failai su plėtiniu „XPS“, kaip ir PDF failai, yra nuo „Windows“ nepriklausomas spausdinimo formatas. Tačiau kadangi vis daugiau „Office“ vartotojų reikalavo standartinio PDF spausdinimo galimybės, „Microsoft“ šią funkciją įdiegė visoms vėlesnėms kartoms.
„Word“ konvertavimas į PDF nuo „Word 2010“
Nuo „Word 2010“ „Word“ teksto failus galima greitai ir patogiai konvertuoti į PDF failus. „Word“ dokumentą galite išsaugoti kaip PDF, atlikdami šiuos veiksmus:
-
Atidarykite failą, kurį norite išsaugoti kaip PDF.
-
Spustelėkite „Failas“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite parinktį „Išsaugoti kaip“.
-
Spustelėkite rodyklę šalia dabartinio failo tipo („Word“ dokumentas .docx).
-
Pakeiskite failo tipą į PDF su plėtiniu .pdf.
-
Jei reikia, pakeiskite dokumento pavadinimą.
-
Spustelėkite „Išsaugoti“.
Jūs automatiškai grįšite prie pradinio „Word“ dokumento. Naujai sukurtą PDF failą rasite tame pačiame aplanke ir tuo pačiu pavadinimu.
Spausdinkite „Word“ dokumentą kaip PDF ir gaukite daugiau funkcijų
Kitas būdas yra spausdinti PDF formatu. Čia nenaudojate tikro spausdintuvo ir negaminate spausdinto produkto. Nustatymas „Spausdinti kaip PDF“ sukuria tik PDF failą. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:
-
Atidarykite tikslinį dokumentą, kurį norite spausdinti kaip PDF.
-
Spustelėkite „Failas“ ir kairėje esančiame meniu pasirinkite „Spausdinti“.
-
Pakeiskite „Spausdintuvo“ nustatymus į „Microsoft Print to PDF“.
-
Jei reikia, atlikite pakeitimus mygtuku „Nustatymai“ arba skiltyje „Puslapio sąranka“.
-
Viršutiniame kairiajame kampe spustelėkite mygtuką „Spausdinti“.
-
Naujame dialogo lange pasirinkite PDF failo pavadinimą ir saugojimo vietą ir patvirtinkite „Išsaugoti“.
Bet kuo skiriasi „Išsaugoti kaip PDF“ ir „Spausdinti kaip PDF“? Jei spausdinate dokumentą kaip PDF, galite, kitaip nei paprasčiausiai jį išsaugoti, atlikti išsamius nustatymus: Pavyzdžiui, galite spausdinti tik tam tikras puslapio sritis, keisti paraštių plotį arba nustatyti dvipusį spausdinimą arba spalvotą spausdinimą. Skiltyje „Puslapio sąranka“ rasite daugiau spausdinimo parinkčių.
arbatpinigių: Visų pirma, jei ketinate sukurti skrajutę ar kažką panašaus naudodami „Adobe“, patartina naudoti spausdintuvą. Čia galite nustatyti aukštesnę kokybę, kad PDF taip pat galėtų be problemų veikti kaip galutinis spausdinto gaminio iliustracija.
Naudodami „Spausdinti kaip PDF“, be standartinio nustatymo galite nustatyti apmokestinamą PDF spausdintuvą, pvz., „Adobe PDF“ spausdintuvą. Tai leidžia spausdinti geresne raiška arba yra papildomų individualių parinkčių.
Išsaugokite „Word“ failus kaip PDF ir bendrinkite turinį be rizikos
„Word“ siūlo daugybę funkcijų, susijusių su teksto dizainu. Užtikrinkite aiškumą ir profesionalumą naudodami antraštėje ir poraštėje esantį turinį, datą ar puslapių numerius. Naudodami makrokomandas, lauko funkcijas, šablonus ir funkcijas „Peržiūrėti“ arba „Nustatyti“, galite padaryti dokumentus vienodesnius ir profesionalesnius. Be to, užtikrinsite geresnę teksto kokybę, viena vertus, įterpdami citatas ar hipersaitus, ir, kita vertus, naudodami vertimo ar paieškos ir pakeitimo funkcijas „Word“.
Išsaugodami „Word“ failus PDF formatu, jūs ne tik išvengsite problemų, susijusių su atidarymu ar rodymu naudojant kitą programinę ar techninę įrangą. Taip pat galima išvengti nepageidaujamų bendrinamų dokumentų pakeitimų. Bendrinti PDF failus taip pat yra saugiau ir užima žymiai mažiau vietos saugykloje.
DUK
Kaip išsaugoti „Word“ dokumentus kaip PDF?
Yra du būdai išsaugoti „Word“ dokumentą kaip PDF. Eikite į „Pradėti“ skiltyje „Išsaugoti kaip“ ir pakeiskite failo formatą į „PDF“ arba galite atsispausdinti failą kaip PDF. Spausdinant kaip PDF failą, galite atlikti išsamius papildomus nustatymus ir pritaikyti saugojimo vietą arba failo pavadinimą.
Kuo naudinga išsaugoti „Word“ dokumentą kaip PDF?
Skirtingai nuo „Word“ failo, PDF failą galima atidaryti ir rodyti be klaidų, neatsižvelgiant į naudojamą programinę ar techninę įrangą. Be to, jūsų tekstas kaip PDF yra apsaugotas nuo numatytų ir netyčinių gavėjo pakeitimų. Be to, siunčiami PDF failai užima mažiau vietos nei „Word“ failai.